Toplantı öncesi toplantı, "konferans öncesi toplantı"nın kısaltmasıdır. Herkesin başarılı bir konferans yürütme planlarını gözden geçirebilmesi için kilit oyuncuları bir konferansta bir araya toplamak için bir şanstır. Bu toplantı genellikle konferans alanında yapılır.
Bir sonraki etkinliğinizi organize etmeden önce, bir ön-konuşma toplantısı hakkında bilmeniz gerekenleri burada bulabilirsiniz.
Toplantı Öncesi Toplantı Nedir?
Konferansın büyüklüğüne bağlı olarak etkinliğin başarılı bir şekilde yürütülmesinden onlarca, hatta yüzlerce kişi sorumlu olabilir. Suçlama öncesi toplantı ya da kısaca "suçlama öncesi", tüm bu insanların tek bir yerde buluşması ve planlanan etkinliğin ayrıntılarını tartışması için bir şanstır. Bu, satıcıların soru sorması, organizatörlerin personeli her türlü tuhaflığa hazırlaması ve Mürettebatın alanı değerlendirmesi ve masa, sandalye, sahne veya diğer eşyaların nereye yerleştirileceğine karar vermesi için demirbaşlar.
Pre-con toplantısı genellikle olaydan birkaç gün önce yapılır. Bir etkinlik gününde, konferansın kapıları açılmadan hemen önce daha kısa bir inceleme, katılımcıların plan hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlayabilir.
Bazı insanlar dava öncesi toplantıları planlama daha büyük konferanslar, kongreler, kongreler ve teşvik programları. Ancak seminerler ve diğer özel etkinlikler için ön toplantı yapılması da yaygındır. Bir otelin konferans salonundaki küçük toplantılardan önce bile bir ön toplantı yapılmalıdır.
Toplantı Öncesi Toplantı Nasıl Çalışır?
Sık sık toplantı planlamayanlar için, dava öncesi toplantı ilk başta rahatsız edici veya garip görünebilir çünkü yeni terimler veya dil içerebilir. "etkinliğin devamı" veya "ziyafet etkinliği sırası" gibi. Ancak, dava öncesi toplantıların amacı, olayın yanlış anlaşılmasını veya belirsiz yönlerini düzeltmektir. Bu, bu terimlerin ne anlama geldiğini ve etkinliğin başarısını artıracak diğer soruları sorma şansınızdır.
Con-Con Toplantısı Sırasında Neler Beklenmeli?
Toplantı öncesi toplantıda, etkinlik planlayıcısı tüm nihai sonuçları gözden geçirecektir. lojistik belirli bir program için programa dahil olan tedarikçi yönetim ekibiyle.
Tipik olarak, bir ön-konferans toplantısı mekanın konferans hizmetleri yöneticisi tarafından koordine edilir ve planlanır. Örneğin, konferansınız bir otelde yapılıyorsa, o otelde muhtemelen işi sizinki gibi etkinlikleri koordine etmek olan bir çalışan bulunacaktır. Bu kişi, etkinliğe dahil olan çeşitli alanlardan yöneticileri, bir etkinlikteki özel rollerini gözden geçirmeye davet edecektir.
Bu, toplantı veya etkinlik planlayıcısının katılan herkesle bir ilişki kurması için mükemmel bir zamandır.
Ön hazırlık sırasında, etkinlik planlayıcısının, etkinliğin bazı önemli hedeflerini vurgulaması uygundur. etkinliğe ev sahipliği yapan kuruluş hakkında bilgi, etkinlikte iletilen önemli mesajlar ve katılması beklenen önemli VIP'ler katılmak.
Etkinlik Özgeçmişini İnceleyin
Bir etkinlik özgeçmişi, etkinliğin tüm özelliklerini ayrıntılarıyla anlatır. Tarihler, saatler, kişiler, katılımcı profilleri, acil durum dahil olmak üzere ilgili tüm bilgileri içerir. iletişim bilgileri, yiyecek ve içecek, ulaşım, nakliye bilgileri, faturalandırma, görsel/işitsel ve diğer özel bilgiler ihtiyaçlar.
Her departman yöneticisi, ilgili ayrıntılar ve tipik çalışma prosedürleri dahil olmak üzere etkinlikteki rolünü gözden geçirecektir. Ayrıca etkinlik sözleşmesine ilişkin anlayışlarını ve ziyafet etkinliği siparişlerinde daha önce paylaşılan bilgileri de gözden geçirecekler.
Toplantı ve etkinlik planlayıcıları bu süre zarfında etkinlik spesifikasyonlarına ilişkin ayrıntılı sorular sormayı unutmamalıdır, personel seviyeleri ve temsil edilen tüm alanlardaki fiili operasyon sırasında mevcut olacak kilit irtibat kişilerinin isimleri gibi etkinlik. Yargılama öncesi tartışmanın temel unsurları aşağıdakilerin gözden geçirilmesini içerebilir:
- Yiyecek ve içecek gereksinimleri
- Konuk oda listesi gereksinimleri
- Konferans ve ticari fuar sergi gereksinimleri
- Toplantı odası ve ticari fuar alanı gereksinimleri (ayrıntılı kat planları dahil)
- Elektrik ve telekomünikasyon özellikleri gibi teknik gereksinimler
- Tabela yerleşimi ve diğer süslemelerle ilgili ayrıntılar
Son Dakika Değişiklikleri Yapın
Yargılama öncesi toplantı, son dakika değişikliklerini yapmak için ideal zamandır. Her zaman hoşlarına gitmese de çoğu satıcı ve tedarikçi son dakikada birkaç değişiklik ve değişiklik bekler; ancak talepleri makul tutmaya çalışırlar.
Elbette makul sayılabilecek değişikliklerin kapsamı, ön dolandırıcılığın ne kadar erken gerçekleştiğine bağlıdır. Ön düzenleme, kurulumun halihazırda devam ettiği bir zamanda planlandıysa, her şeyin sorunsuz çalıştığından emin olmak için erken bir oda incelemesi yapmayı düşünün. Bu şekilde, halihazırda gerçekleşmiş olan ilerlemeden ödün vermeden hangi değişikliklerin yapılabileceğini bileceksiniz.
Temel Çıkarımlar
- Konvansiyon öncesi toplantı, konferanstan önce bir kongre merkezinde, otelde veya başka bir etkinlik alanında gerçekleştirilen bir toplantıdır.
- Yargılama öncesi toplantı tüm önemli oyunculara ve personele sorumluluklarını, hedeflerini ve beklentilerini gözden geçirme fırsatı sağlar.
- Pre-con toplantısı genellikle olaydan birkaç gün önce yapılır.
- Bu, organizatörlerin etkinlik başlamadan önce değişiklik talebinde bulunmak zorunda kalacakları son fırsatlardan biridir.
