İçinde proje YönetimiPaydaş yönetim planı, paydaşların projeye nasıl dahil edileceğini özetleyen resmi bir belgedir. Paydaş, projede çıkarı olan kişi veya gruptur. Paydaşların ne zaman ve nasıl dahil edileceğini düşünerek bir proje takım Paydaşların proje üzerindeki olumlu etkisini en üst düzeye çıkarabilir.
Paydaşlar Nelerdir?
Paydaşlar kuruluşun içinden ve dışından olabilir. İç paydaşlara örnek olarak yöneticiler ve muhasebe ve bilgi teknolojisi gibi iş birimleri verilebilir. İş birimlerinin genellikle proje ekibinde temsilcileri vardır. Dış paydaşlar çıkar grupları, işletmeler ve sivil kuruluşlar olabilir. Dış paydaşların proje ekibinde temsil edilmesi nadirdir. Düzenleme yetkisine sahip kurumlar için düzenledikleri endüstriler genellikle herhangi bir proje için en önemli dış paydaş grubudur. Proje ekibi tarafından bir paydaş belirlenirse bu paydaş, paydaş yönetim planında dikkate alınmalıdır.
Bir proje ekibinin her paydaş grubunu temsil eden üyelerden oluşması pratik değildir. Çoğu durumda bu imkansızdır. Ancak proje ekibinin projenin başarılı olması için paydaşların katkılarına ve katkılarına ihtiyacı var. Örneğin bir devlet kurumu, en yaygın kullanılan özel yazılım programını tamamen yenilemek ve modernize etmek istiyor. Kuruluştaki hemen hemen herkes programı bir şekilde kullanıyor. Her tür kullanıcı proje ekibinde doğrudan temsil edilemez; bu nedenle ekip, paydaşlardan girdi toplamanın yollarını tasarlar ve paydaşları projenin durumu hakkında bilgilendirmenin yollarına karar verir. Bu girdi toplama yöntemleri ve iletişim stratejileri paydaş yönetimi planında belgelenmiştir.
Paydaş ve İletişim Planı
Bir projenin paydaş yönetimi planı ile iletişim planı arasında önemli miktarda taşma olabilir. İşlevleri birbirine çok benzer. Paydaş yönetimi planı, projeye girdiyi kolaylaştırmasının yanı sıra çıktıların ana hatlarını çizmesi açısından daha geniş kapsamlıdır. Paydaş yönetimi planı yalnızca çıkar sahibi olanlara hitap etmesi açısından daha dar kapsamlıdır, oysa iletişim planı daha geniş kitleleri kapsayabilir.
Evrim
Paydaş yönetim planı genellikle proje tarafından tutulur müdür. Bir proje ilerledikçe, proje yöneticisi paydaş yönetimi planını gözden geçirir ve güncellemeleri değerlendirmek üzere periyodik olarak proje ekibine geri getirir. Bir proje, zaman çizelgesinin ortasında, planlama aşamalarında olduğundan çok farklı görünebilir. bu nedenle, koşullar söz konusu olduğunda projenin yol gösterici belgelerinin değiştirildiğinden emin olmak önemlidir. gerektirir.
Örnek
Burada bir paydaş yönetimi planının proje boyunca nasıl değişebileceğine dair bir örnek verilmiştir. Bir devlet kurumu kural koyma projesine başlıyor. Proje başlarken, sponsor ve proje yöneticisi, paydaş yönetimi planına dahil edilecek bir paydaş listesi hazırlar. Proje ekibinin ilk görevlerinden biri planı detaylandırmaktır. Birkaç ay sonra proje ekibinin bir üyesi, projenin başında kimsenin aklına gelmeyen bir paydaşı belirler. Proje yöneticisi yeni paydaşı plana ekler ve yeni paydaşın katılımının nasıl sağlanacağını tartışmak için bir proje ekibi toplantısı düzenler. Ekip ne yapacağına karar verdikten sonra proje yöneticisi proje sponsorunu bilgilendirecektir.
Paydaş yönetimi planı yaşayan bir belgedir. Proje değiştikçe, projenin ihtiyaçlarına daha iyi hizmet verebilmek için paydaş yönetimi planı da onunla birlikte değişebilir. Çevik bir paydaş yönetimi planıyla bir proje ekibi, paydaşlardan uygun şekilde girdi ve geri bildirim toplayabilir ve bu paydaşları bilgilendirebilir.
