A felaket kurtarma plan, işletmenizin felaketle sonuçlanan bir olaydan sonra nasıl toparlanacağını ayrıntılarıyla anlatan bir belgedir.
Bir felaketin ardından tüm çalışanlarınızın güvende ve sağlam olduğundan emin olduğunuzda, felaket kurtarma planınızı uygulamak ilk işiniz olmalıdır. Zamanında ve iyi planlanmış bir iyileşme, iflas ile işletmenizin hayatta kalması arasındaki farkı yaratabilir.
Felaket olaylarının pek çok farklı türü vardır. Aşağıdaki adımlar, ofisinizi kaybederseniz ancak işletmenizin üretim yeteneklerini kaybederseniz kullanabileceğiniz bir olağanüstü durum kurtarma planı oluşturmaya odaklanmaktadır. Örneğin, bir yangın veya başka bir olayın fabrikayı değil de üretim yapan bir işletmenin ofislerini yok etmesi durumunda aşağıdakine benzer bir yaklaşım uygun olacaktır.
Kritik İşlerin Listesini Yapın
Kahraman Görselleri/Getty Images
Felaket kurtarma planı oluşturmanın ilk adımı, tüm felaketlerin bir listesini yapmaktır. Ofis işleri işin devam edebilmesi için bunun alternatif bir yere taşınması gerekecek.
Ardından, olağanüstü durum kurtarma durumunda çalışmaya devam etmek için kritik olduğunu düşündüğünüz işleri bir yıldızla veya yıldız işaretiyle işaretleyin.
Örneğin, müşteri hizmetleri temsilcileri ve muhasebe personeli kritik olarak işaretlenmeli, dış satış çağrıları yapan telefonla pazarlama yapan kişiler ise ikincil olabilir.
Envanter Gerekli Ofis Ekipmanları
Kahraman Görselleri/Getty Images
Her çalışan için yalnızca işlerini yapmaları için ihtiyaç duydukları temel ofis ekipmanlarını ve mobilyalarını listeleyin. Bir felaket durumunda mekanın, paranın ve zamanın önemli olacağını unutmayın.
Şu anda kullandıkları her öğeye değil, gerçekten gerekli olan öğelere odaklanın. Felaket kurtarma listesi aşağıdakileri içerebilir:
- Masa ve sandalye
- Bilgisayar
- Bilgisayar yazılımı
- Telefon
- Satış noktası sistemi
Envanter Destekleyici Ekipmanlar
Daha sonra perde arkasında kullanılan temel ofis ekipmanlarına bir göz atın. Servis temsilcilerinin masalarındaki telefonların telefon ağına bağlanması gerekmektedir.
Ofisteki bilgisayarlar, siparişlerin iletilmesine olanak tanıyan bir tür sunucuya veya uygulamaya bağlanmalıdır. alınacak, sevk edilecek malzemeler, yapılacak hizmetler, postalanacak faturalar veya maaş bordrosu tanışmak.
Ofisinizde dolaşın ve işinizi birbirine bağlayan şeyleri göreceksiniz.
Olağanüstü durum kurtarma listeniz aşağıdaki öğeleri içerebilir:
- Yedekleme sunucuları
- Önemli yazılımların kopyaları
- Veri yedeklemeleri
- İş telefonu sistemi
- Ofis kasası
- Günlük başlangıç para çekmecesi parası
Alternatif Ofis Alanı Planı
Artık insanların, mobilyaların ve ekipmanların bir listesine sahip olduğunuza göre, bunları koyabileceğiniz fiziksel bir yere ihtiyacınız olacak.
Bu, ofis alanı kiralayıp boş bırakmanız gerektiği anlamına gelmez. Bu, bir felaket durumunda ofisinizin yerini değiştirmek için zaten çeşitli alternatif yerleri araştırmış olmanız gerektiği anlamına gelir.
Alternatifler aşağıdakilerden herhangi birini veya tamamını içerebilir:
- Mevcut boş ofis alanlarının listesini içeren yerel emlakçı
- Bir felaket yaşanması durumunda komşu bir işletmeyle ofis alanının paylaşılması konusunda anlaşma yapılması
- Şirketiniz içinde bir yer değiştirme seçeneği (örneğin, deponun boş bir bölümüne yer değiştirme)
- Ofis yenilenene kadar çalışanların evden veya yerel olarak kiralanan bir alandan uzaktan çalışmasına olanak tanıyan bir plan
- Bölgedeki ortak çalışma alanlarının listesi
Sigorta ve Bütçe
Konu Görselleri/Getty Images
İnsanları nereye koyacağınıza karar verdikten sonra, eğer yok edilmişse, işlerini yapmaları için ihtiyaç duydukları şeyleri onlara satın almaya başlamanız gerekecektir.
İkinci adımda oluşturduğunuz gerekli ofis ekipmanı listesinden her bir parçayı değiştirmenin ne kadara mal olacağını tahmin edin.
Şimdi bu göreve harcadığınız zaman, daha sonra kurtarma sürecinden günler kurtaracak çünkü şunları yapabileceksiniz: sigorta şirketinize tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu ayrıntılarıyla anlatan bir liste verin; muhtemelen bir sigorta çeki alacaksınız Er.
Paylaşın ve Site Dışında Saklayın
En iyi felaket kurtarma planı, yangında yanarsa veya kimse bulamazsa size hiçbir faydası olmaz.
En iyi strateji, felaket kurtarma planınızı işletmenizdeki en az bir kişiyle paylaşmak ve en az bir kopyasının dijital ortamda veya şirket dışında saklandığından emin olmaktır.
Herhangi bir kritik yazılımın, veri yedeklerinin ve gerekli dosya veya belgelerin kopyalarını dijital olarak saklayın. bulut tabanlı bir hizmet olarak kullanın veya bunları şirket dışında güvenli bir yerde saklanan bir yedek sabit sürücüde saklayın. ofis.
