En başından itibaren nasıl yaklaşacağınızı bilmiyorsanız, satıcı seçim süreci çok karmaşık ve duygusal bir süreç olabilir. İşte işletmeniz için doğru satıcıyı seçmenize yardımcı olacak altı adım. Bu kılavuz size iş gereksinimlerinizi nasıl analiz edeceğinizi, olası satıcıları nasıl arayacağınızı, kazanan satıcıyı seçerken ekibe nasıl liderlik edeceğinizi gösterecek ve sözleşme müzakereleri hakkında size bilgi sağlayacaktır. ve müzakere hatalarından kaçının.
İş Gereksinimlerini Analiz Edin
Veri toplamaya veya görüşmeler gerçekleştirmeye başlamadan önce, bu özel tedarikçi seçim sürecinde çıkarı olan kişilerden oluşan bir ekip oluşturun. Satıcı seçim ekibinin gerçekleştirmesi gereken ilk görev, satıcıyı aradığınız ürünü, malzemeyi veya hizmeti yazılı olarak tanımlamaktır. Daha sonra teknik ve iş gerekliliklerini tanımlayın. Ayrıca satıcı gereksinimlerini tanımlayın. Son olarak, belgenizi bu satıcı seçim süreciyle ilgili alanlara yayınlayın ve onların katkısını alın. Ekibin yorumları analiz etmesini ve son bir belge oluşturmasını sağlayın. Özetle:
- Bir değerlendirme ekibi oluşturun
- Ürünü, malzemeyi veya hizmeti tanımlayın
- Teknik ve iş gereksinimlerini tanımlayın
- Satıcı gereksinimlerini tanımlayın
- Onay için bir gereksinimler belgesi yayınlayın
Satıcı Arama
Artık iş ve satıcı gereksinimleri konusunda bir anlaşmaya vardığınıza göre ekibin artık malzemeyi, ürünü veya hizmeti sunabilecek olası satıcıları aramaya başlaması gerekir. Satıcı seçim sürecinin kapsamı ne kadar geniş olursa, masaya o kadar çok satıcı koymalısınız. Elbette tüm satıcılar minimum gereksinimlerinizi karşılamayacaktır ve ekibin hangi satıcılardan daha fazla bilgi alacağına karar vermesi gerekecektir. Daha sonra bir Bilgi İsteği (RFI) yazın ve bunu seçilen satıcılara gönderin. Son olarak yanıtlarını değerlendirin ve "Kısa Liste" oluşturacak az sayıda satıcı seçin ve bir sonraki tura geçin. Özetle:
- Olası satıcıların bir listesini derleyin
- Daha fazla bilgi talep edilecek satıcıları seçin
- Bilgi talebi yazın (RFI)
- Yanıtları değerlendirin ve satıcıların "kısa bir listesini" oluşturun
Teklif Talebi (RFP) ve Fiyat Teklifi Talebi (RFQ)
İş gereksinimleri tanımlanır ve değerlendirmek istediğiniz satıcıların kısa bir listesine sahipsiniz. artık bir yazı yazmanın zamanı geldi Teklif Talebi veya Teklif Talebi. Hangi formatı seçerseniz seçin, RFP veya RFQ'nuz aşağıdaki bölümleri içermelidir:
- Gönderim ayrıntıları
- Giriş ve yönetici özeti
- İşletmeye genel bakış ve arka plan
- Ayrıntılı özellikler
- Varsayımlar ve Kısıtlar
- Şartlar ve koşullar
- Seçim kriterleri
Teklif Değerlendirme ve Tedarikçi Seçimi
Temel amacı teklif değerlendirmesi Satıcı seçimi aşaması ise şirketin çıkarına en uygun karara varmak amacıyla insan duygularını ve politik konumlandırmayı en aza indirgemektir. Araştırmanızda kapsamlı olun, tüm paydaşların görüşlerini alın ve ekibi birleşik bir tedarikçi seçimi kararına yönlendirmek için aşağıdaki metodolojiyi kullanın:
- Tüm satıcı tekliflerinin ön incelemesini yapın
- İş gereksinimlerini ve satıcı gereksinimlerini kaydedin
- Her gereksinime önem değeri atayın
- Her gereksinim için bir performans değeri atayın
- Toplam performans puanını hesaplayın
- Kazanan satıcıyı seçin
Sözleşme Müzakere Stratejileri
Satıcı seçim sürecinin son aşaması bir sözleşme müzakeresinin geliştirilmesidir strateji. Unutmayın, satıcınızla "ortak olmak" istiyorsunuz, "onları temizlikçilere götürmek" değil. İncelemenizi yapın Sözleşme müzakerelerinizin hedeflerini ve aşağıdakileri kapsayacak şekilde müzakere planınızı yapın öğeler:
- Önceliklerinizi alternatiflerle birlikte listeleyin/sıralayın
- İhtiyacınız olanla istediğiniz arasındaki farkı bilin
- Son noktanızı bilin, böylece ne zaman çekip gitmeniz gerektiğini bilirsiniz
- Herhangi bir zaman kısıtlamasını ve kıyaslamayı tanımlayın
- Potansiyel yükümlülükleri ve riskleri değerlendirin
- Gizlilik, rekabet etmeme, anlaşmazlıkların çözümü, gereksinimlerdeki değişiklikler
- Satıcınız için de aynısını yapın (yani onların ayakkabılarıyla bir mil yürüyün)
Sözleşme Müzakere Hataları
En küçük bir hata, verimli bir sözleşme müzakere sürecini sonlandırabilir. Sözleşme müzakere hatalarından kaçının ve aksi halde verimli bir sözleşme müzakere sürecini tehlikeye atmaktan kaçının.
