Her etkinlik planlayıcısı İşinin ehli, etkinlik planlama kontrol listesinin başarılı bir etkinliği planlamada belki de en değerli araç olduğunu biliyor. Gece yarısı uyandığınızda sizi rahatlatan tek etkinlik planlama aracıdır Bir sonraki planınızın önemli bir ayrıntısını unuttuğunuza inanarak panik içinde terler içindeydiniz. etkinlik. Yanınızda kapsamlı bir etkinlik planlama kontrol listesi varken, hiçbir şeyi gözden kaçırmadığınızı bilerek etkinliğinize güvenle yaklaşabilirsiniz.
Peki ya kendinizi süper organize olarak görüyorsanız ve zaten bir kontrol listesi kullanıyorsanız? bir etkinlik planlamak, ancak bazı önemli ayrıntılarla ilgilenemediğinizi (çok geç) fark ettiğiniz durumlarla karşılaştınız. Nerede hata yaptın?
Her etkinlik, söz konusu etkinlik göz önünde bulundurularak tasarlanmış ve bireysel etkinliğin özelliklerine göre uyarlanmış bir etkinlik planlama kontrol listesi gerektirir. Dolayısıyla her etkinlik planlama kontrol listesi farklıdır. Ancak ister küçük bir doğum günü partisi, ister büyük bir kurumsal etkinlik planlıyor olun, etkinlik planlama kontrol listenizde bulunması gereken beş öğe vardır.
Etkinlik Sözleşmelerini İmzalayın
Kulağa çok açık gelebilir, ancak etkinliğiniz için ihtiyaç duyduğunuz tüm sözleşmeleri imzaladığınızdan ve karşılığında imzalı kopyalar aldığınızdan emin olun. Buna müşteri, mekan, satıcılar, otel, eğlence vb. ile yapılan etkinlik sözleşmeleri dahildir. Sağlam bir el sıkışma, işi yürütmenin güzel bir yoludur, ancak herhangi bir satıcının işe alınmasını güvence altına almanın veya bir müşteri için çalışmayı taahhüt etmenin yolu değildir. Her şeyi yazılı olarak alın ve tüm evraklar imzalanıp teslim edilene kadar etkinliğinizi planlamak için herhangi bir iş yapmayın veya bir kuruş bile harcamayın. Etkinlik hizmetleriniz için bir etkinlik sözleşmesine ihtiyaç duyan bir etkinlik planlayıcısıysanız burayı tıklayın.
Tarih ve Saati Onaylayın
Bu etkinliğin planlama aşamalarında diz boyusunuz. Birisi nasıl tarihi yanlış anlayabilir? Satıcıların sıklıkla başka işleri gelir. Müşteriler etkinlik için bir tarih ve saat üzerinde anlaşabilir ve ardından planlardaki değişiklikleri size bildirmeyi unutabilir. Etkinliğinizi planlamaya başlamadan önce tarihi, başlangıç ve bitiş saatini tekrar kontrol edin ve bunları yazılı olarak alın, böylece herkes aynı fikirde olsun.
Ek Yardım Alın
Etkinliğiniz gününde ek yardım almanın değerini hafife almayın. Her zaman ilgilenilmesi gereken bir şeyler vardır ve çoğu etkinlik planlayıcısı, dikkatlerini ortaya çıkan durumlara veremeyecek kadar etkinliği yürütmekle meşguldür. Ek yardım almak, eldeki iş için en iyi etkinlik personelini işe almak için muhtemelen çok geç olana kadar sıklıkla gözden kaçırılan önemli bir adımdır. Etkinlik personelinin işe alınması söz konusu olduğunda kalanlarla yetinmeyin. Bu öğeyi etkinlik kontrol listenize ekleyin ve etkinlik bütçenize uygun, ihtiyaç duyduğunuz deneyime sahip en iyi eğitimli personeli güvence altına alın.
Bir Site Gezintisi Gerçekleştirin
Hiçbir şey, bir şeyi zihninizde canlandırmak, onu ilk elden deneyimlemekle karşılaştırılamaz. Etkinlik alanını sizinle birlikte gezmek müşteri ve satıcılar Etkinlik planlama sürecinde kritik bir adımdır. Soruları sorma, endişeleri giderme ve oda düzeni, dekor, kayıt yeri ve etkinliğin genel akışı konusunda anlaşmaya varma fırsatı sunar. Çoğu zaman, net bir şekilde iletişim kurduğumuzu düşünsek bile, bir şeye dair vizyonumuz, bir başkasının bizim açıklamamıza dayanarak hayal ettiği şeyle tam bir tezat oluşturuyor. Etkinlik gününde herhangi bir sürprizle karşılaşmamak için planlama aşamalarında fiziksel alanı inceleyin.
Takip için Hatırlatıcıları Dahil Et
İdeal dünyada, birine bir kez söylemek işin yapılmasını sağlamak için yeterli olacaktır. Maalesef gerçek çalışma dünyası bu şekilde çalışmıyor ya da en azından etkinlik planlama işi çalışmıyor. Yönetilmesi gereken bu kadar çok ayrıntı ve etkinliğin çeşitli aşamalarında birden fazla oyuncunun yer alması nedeniyle bir şeyin kaybolması kolaydır. Bu nedenle, düzenli ve programa bağlı kalmanızı sağlamak için etkinlik planlama kontrol listenizi geliştirirken, belirli takipler için hatırlatıcılar eklediğinizden emin olun. Örneğin, yemek şirketiyle menü fikirleri hakkında konuştuysanız, etkinlik planlama kontrol listenize şu şekilde bir öğe de ekleyin: "Şirketi takip edin. Önerilen menüde yemek şirketi" ve "Yemek şirketi ile tadım planlayın." Etkinlik planlamasında, bir şeyi çok fazla onaylamak gibi bir şey yoktur. zamanlar.
