Küçük etkinlikler; mekanlar, etkinlikler ve etkileşim fırsatları söz konusu olduğunda çok daha fazla esnekliğe sahiptir. Sonuçta daha küçük bir grubun ihtiyaçlarıyla çalışmak daha kolaydır. Elbette günün iyi geçmesini istiyorsanız planlamacıların yine de yaratıcı olmaları gerekir. Önemli ayrıntılardan oluşan bir kontrol listesi, etkinliğin akışına yardımcı olur ve bir dahaki sefere neyin daha iyi çalışabileceği konusunda değerli bilgiler verir.
Temel Bilgilerle Başlayın
En iyi fikirler sağlam bir temelle başlar, bu nedenle çok ileri bakmadan önce etkinliğinizin çerçevesini oluşturmak önemlidir. Herhangi bir karmaşık ayrıntıya geçmeden önce tarihler, saatler ve seyahat planları gibi şeyler tamamlanmalıdır. Tarihleri ve gerekli aramaları takip etmek için kullanılan birçok ücretsiz uygulama ve programı kullandığınızdan emin olun.
Doğru Mekanı Seçin
Daha küçük bir grup için oda bulmanız daha kolay olacak, ancak kapasite eşikleri daha sıkı olacaktır. Etkinliğiniz 50 kişiden 100 kişiye çıkarsa mekanınızın kapasitesine göre daha büyük bir salona geçmeniz gerekebilir. Genel olarak konuşursak, bir anda küçülmek daha kolaydır, bu nedenle en büyük katılım tahmininizi karşılayabilecek bir oda satın alın ve bütçeyi etkilemediği sürece gerektiği kadar küçültün.
Bir Pazarlama Stratejisinin Haritasını Çıkarın
"Ücretsiz bir etkinliğe" ev sahipliği yapıyor olsanız bile, bunu yine de Kayıtları teşvik eder. İnsanlar bu etkinliğe katılmanın kendilerine nasıl fayda sağlayacağını ve davetlerinizi nasıl ifade ettiğinizi bilmek isterler. Pazarlama materyalleri ortaya çıkıp çıkmayacakları üzerinde büyük bir etkisi olabilir. Etkinliğiniz muhtemelen size heyecan verici gelse de, asıl zorluk başkalarını da heyecanlandırmaktır.
Kişi Başı Bütçe
Küçük etkinliklerin bir dezavantajı, genellikle kişi başı maliyetinin daha yüksek olmasıdır, çünkü otel ve yemek servisi miktar arttıkça fiyatlar düşer. İşleri daha da karmaşık hale getirmek için, küçük bir etkinlikte sayılarda yüzde 20'lik bir düşüş, grup fiyatlandırma durumunuzu etkileme potansiyeline sahiptir. Bunu göz önünde bulundurarak, yapmak istediğiniz bütçe maliyetleri kişi başına öngörülen en düşük katılım rakamının altında. Bunu doğru yaparsanız, projeksiyona eklediğiniz her kişi için kar marjınız aslında artacaktır.
Güçlü Yönlerinizi Kullanın
Küçük gruplar organize tartışmalar için daha fazla fırsat sunar; bu nedenle seyahat planını planlarken bunu kendi avantajınıza kullanın. Bütün gün "kendisiyle konuşulmak" pek eğlenceli değildir, bu nedenle birçok küçük etkinlik grup oturumları veya ara seçenekleri sunar. Grup projeleri bile doğru koşullar altında entegre edilebilir. Katılımcılarınızın diyaloğa katılmasını sağlamanın yollarını düşünün, çünkü bu, her sunumun akılda kalma oranını artıracaktır.
Soru-Cevap Oturumlarını ve Geri Bildirim Formlarını Dahil Edin
Bir sonraki etkinliğinizi planlamaya başlamanın en iyi yolu, mevcut etkinliğinizden gelen geri bildirimleri dinlemektir. Her bölümün sonunda sorulara bol bol zaman ayırın. Ayrıca sohbeti başlatmak için personelinizin sorularını da sorabilirsiniz. Geri bildirim formlarını bilgi paketlerinize eklemek yeterince kolaydır, ancak katılımcılara bunların nasıl gönderilmesini istediğiniz konusunda talimat verdiğinizden emin olun.
Etkinlik Sonrası Ağ Oluşturma Fırsatları Ekleyin
İyi bir ağ oluşturma işlevi, tüm katılımcılara muazzam değer katabilir. Katılımcılar arasındaki diyaloğu teşvik etmede etkiliyseniz, günün sonunda herkesin birbiriyle ilgili bir şeyler bilmesi gerekir. Böyle bir etkinlikte yiyeceklerin hazır bulundurulması her zaman yardımcı olur ve hatta etkinlik gününden önce taahhütlerde bulunmak isteyebilirsiniz. Dedikleri gibi, hiçbir şey bir kalabalığı kalabalık kadar çekemez, bu nedenle tüm etkinlik sonrası etkinliklerin tanıtımını yaparken proaktif olun.
Küçük etkinliklerin herkes için zengin ve ödüllendirici bir deneyim olma potansiyeli vardır, ancak her dakikayı izleyicileri göz önünde bulundurarak planlamanız gerekir. İyi haber şu ki, her seferinde daha da kolaylaşıyor çünkü konuklarınızın tam olarak ne umduğunu anlayacaksınız.
