Perakende mağazanız için daha önce ürün veya malzeme sipariş ettiyseniz, size bir PO numaranız olup olmadığı sorulmuş olabilir. Satınalma siparişi (PO), alıcı ile satıcı arasında, tek bir satıcıdan sağlanacak mal veya hizmetlerin tam ayrıntılarını açıklayan yazılı bir satış sözleşmesidir. Ödeme koşullarını, teslimat tarihlerini, ürün kimliğini, miktarlarını, nakliye şartlarını ve diğer tüm yükümlülük ve koşulları belirtecektir.
Satın alma siparişleri genellikle perakendecinin mali yönetim sistemi tarafından oluşturulan önceden basılmış, numaralandırılmış belgelerdir. Başka bir deyişle, eğer bir muhasebe yazılımı kullanıyorsanız QuickBooksBir satıcıdan ürün siparişi verdiğinizde sizin için sistemde bir satınalma siparişi oluşturacaktır. PO'nun amacı, muhasebe veya POS sisteminizde, işinizi yürütmenin her türlü yararlı yolunda kullanılacak izlenebilir bir belge oluşturmaktır.
Satınalma Siparişleri Envanter Sistemiyle Nasıl Çalışır?
- PO, envanter sisteminize siparişinizde ne olduğunu bildirir. Eğer kullanıyorsanız satın almaya açık sistem, bir üründen daha fazla sipariş verilmemesi gerektiğini biliyor çünkü zaten sipariş edilmiş bir ürün var.
- Satıcıyla satın alma özelliklerini belirleyebilir. Örneğin, sipariş ettiğiniz her ürünün miktarını açıkça içerir, ancak aynı zamanda ödeme yöntemini, ürünler için ödeyeceğiniz şartları da (dahil) ayrıntılarıyla belirtir. flört) ve ürünlerin mağazanıza gönderilmesini istediğiniz yöntem.
- Birçok satıcının faturalandırma ve nakliye için kullandıkları belirli veya varsayılan bir sistemi vardır. Yani herhangi bir talimat olmadan, örneğin size gönderim yaparken varsayılan olarak UPS kara yolunu kullanacaklar. Ancak buna daha hızlı ihtiyacınız olabilir ve PO bunu iletebilir.
- PO, tüm taraflar için bir sorumluluk belgesidir. Sipariş verirken hata yapılması çok kolaydır. Ancak her şey yazılı olduğunda tartışmak zor. Bir satıcıdan yanlış fatura kesildiğimi ve fatura kesildiğimi ancak satın alma siparişimin bunu yedeklemesini ve bunu tersine çevirdiğimi veya düzelttirdiğimi pek çok kez hatırlıyorum.
- Bunun bir örneği, 300 dolarlık bir fatura aldım kutular 300 sipariş ettiğimde ayakkabı kremi parçalar. Bir kutuda 100 adet var, dolayısıyla faturanın olması gerekenden ne kadar yüksek olduğunu tahmin edebilirsiniz.
- Satıcıdan ürün geldiğinde, bunu PO'ya göre kontrol edebilir ve gönderinin doğru olduğundan emin olabilirsiniz.
- Son olarak tüm çalışanlarınızın katılımını sağlar. Örneğin, bir çalışan sipariş verebilir ve diğeri alabilir.
Satın alma siparişlerinin diğer faydalarından biri de kredi itibarınızdır. Bankalar ödeme gücü olup olmadığınızı belirlemek için genellikle PO'larınıza bakar. Sağlam bir satın alma siparişi süreci onaylanmanıza yardımcı olabilir. Fakir biri kredi alamamanızla sonuçlanacaktır. Satıcıya kredi olarak da kullanılabilir. Örneğin, bazı satıcılar sipariş verirken nakit ödeme yapmanızı isteyebilir. Sizinle bir süre iş yaptıktan sonra, kredi kartı yerine PO göndermenize izin verebilirler. Bu, yönetiminizde çok büyük bir nakit akımı.
PO'lar perakendede yaygın bir uygulamadır. Mağazanıza kurabileceğiniz herhangi bir POS veya muhasebe yazılımının sizin için bir PO bileşeni olacaktır.
