Genel bir sesli mesaj selamlaması, işyerinde telefona cevap verememeniz durumunda arayanların karşılanacağı selamlamadır. Tatildeyken bir uzakta mesajı veya tatil sırasında özel bir mesaj gibi geçici bir karşılama mesajı ayarlamadığınız sürece, varsayılan olarak kullanılan günlük karşılama mesajıdır. Bu genel sesli mesaj karşılaması, hem şirketinizin dışından gelen harici çağrılar hem de şirketinizdeki başka bir dahili numaradan arayan kişiler tarafından yapılan dahili çağrılar için çalınacaktır.
Arayanların bu mesajı ne zaman duyacağını asla bilemeyeceğiniz için, bu selamlamayı kısa, profesyonel ve genel tutmak en iyisidir. Uygun bir sesli mesaj karşılamasını kaydetmek için kullanabileceğiniz birkaç ipucu ve fikri burada bulabilirsiniz.
Sesli Mesaj Karşılamanızı Kaydetmeye İlişkin İpuçları
Bu mesajı kaydederken net konuşmalı ve mesajınız kısa ve öz olmalıdır. Mesajınızı mutlaka yazın isim veya e-posta adresi arayandan yazılı yazışmayı takip etmesini istiyorsanız.
Ayrıca selamlamanızı arka plan gürültüsünün minimum düzeyde olduğu bir zamanda ve yerde kaydettiğinizden emin olmak isteyeceksiniz. Bu şekilde, dışarıda bir çöp kamyonu ya da yan tarafta gürültülü bir toplantının sizi boğması ya da arayanın dikkatini dağıtması gibi hiçbir şey olmadan, sesiniz net olacak ve mesajınızın anlaşılması kolay olacaktır.
En önemlisi, kaydınızın profesyonel ve gösterişli olduğundan emin olana kadar her denemeyi dinleyerek birkaç kez kayıt alıştırması yapmak isteyeceksiniz.
Aramalara ne zaman cevap vereceğinize ilişkin tarih ve zaman dilimlerinden kaçının; sonuçta arayanın mesajı ne zaman duyacağını bilmenin hiçbir yolu yoktur.
Genel Sesli Mesaj Karşılama Örnekleri
İşte başlamanıza yardımcı olabilecek birkaç selamlama fikri: kesinlikle iş gibi daha az resmi bir selamlamaya.
- Merhaba, Jim Smith'e ulaştınız. Maalesef şu anda aramanıza cevap veremiyorum, ancak mümkün olan en kısa sürede geri dönmek istiyorum. Bu yüzden lütfen bip sesinden sonra bana bir mesaj bırakın.
- Merhaba, ben Jim Smith. Şu anda telefona cevap veremiyorum, ancak bana adınızı ve telefon numaranızı içeren bir mesaj bırakırsanız, aramanıza en kısa sürede cevap vereceğim.
- Jim Smith'e ulaştınız. Şu anda aramanıza cevap veremiyorum, ancak lütfen sinyal sesinden sonra mesaj bırakmaktan çekinmeyin. Aramanıza mümkün olan en kısa sürede geri döneceğim. Acil yardıma ihtiyacınız varsa lütfen 6338 numaralı dahili numaradan asistanım Susan Jones'u arayın. Aradığınız için teşekkürler. Güle güle.
- Operasyon teknolojisinde Jim Smith'e ulaştınız. Maalesef şu anda aramanıza cevap veremiyorum, ancak mesaj bırakırsanız ve adınızı ve telefon numaranızı eklerseniz en kısa sürede size geri döneceğim. Ayrıca benimle [email protected] adresinden e-posta yoluyla da iletişime geçebilirsiniz. Aradığınız için teşekkürler.
- Merhaba, Jim Smith'e ulaştınız. Şu anda telefona cevap veremiyorum, ancak mümkün olan en kısa sürede aramanıza cevap vereceğim. Bu yeni bir siparişle ilgiliyse lütfen bizi arayın. Müşteri servisi 1-800-555-1212 numaralı telefondan Bölüm. Pazartesiden cumaya sabah 8'den akşam 5'e kadar kullanılabilirler. Doğu saati. Veya XYZ.com adresindeki web sitemize giriş yapabilirsiniz. Aksi takdirde lütfen bip sesinden sonra mesaj bırakın.
- Aradığınız için teşekkürler. Jim Smith'in ofisine ulaştınız. Şu anda ya başka bir müşteriyle konuşuyorum ya da masamdan uzaktayım. Acil bir durumsa lütfen 7/24 hizmet veren 1-800-555-1212 numaralı telesekreter hizmetimi arayın. Aksi takdirde, lütfen sinyal sesinden sonra ayrıntılı bir mesaj bırakın; müsait olduğumda sizi geri ararım. Teşekkür ederim.
- Merhaba, XYZ departmanından Jim Smith'e ulaştınız. Şu anda müsait değilim, ancak iletişim bilgilerinizi içeren bir mesaj bırakırsanız, iş günü sonunda size mutlaka geri dönüş yapacağım. Bana mesai saatleri dışında veya hafta sonu ulaştıysanız ve acil yardıma ihtiyacınız varsa lütfen 1-800-555-1212 numaralı çağrı merkezimizle iletişime geçin. İyi günler.
Bu seçeneklerden herhangi birini kurumsal kültürünüze ve kişiliğinize uyacak şekilde ayarlayın ve kişiselleştirin, ancak bu temellerden çok fazla uzaklaşmamaya çalışın.
Dinleyicinin Dikkatini Çekmek
Çizgilerin dışında renklendirme herkes için değildir, özellikle de resmi bir kurumsal ortamda çalışıyorsanız. Ancak satış gibi iyimser bir meslekte çalışıyorsanız veya hatta bilim vakfı gibi bir yerde daha ayrılmış bir pozisyonunuz varsa, yaratıcı olmaktan korkmayın. birinin dikkatini çekmek. Örneğin, "Dünyada yukarıdan aşağıya bir delik açıp atlarsanız" gibi eğlenceli bir soru sorarak sesli mesajınızı sonlandırabilirsiniz. en alta ulaşmak ne kadar sürer?" Arayan kişiye, eğer doğru yanıt verirse (42 dakika) geri aramanızın en üstüne ulaşacağını bildirin. liste.
Motivasyonel bir konuşmacı olarak geçiminizi sağlıyorsanız, mesajınızı motivasyonel bir alıntıyla bitirebilirsiniz. Her iki durumda da kapanış konuşmanızı kısa ve profesyonel tuttuğunuzdan emin olun.
