Günümüzün gelişmiş telefon sistemleri, yüksek çağrı hacmine sahip işletmeler için işleri kolaylaştırabilir, ancak aynı sistemler, yalnızca bir kişiyle konuşmak isteyen arayanlar için genellikle sinir bozucudur.
Müşteriler nihayet personelinizden birine ulaştığında, telefonu yanıtlayan kişinin arayanlara son derece nezaketle davranması çok önemlidir. Basitçe söylemek gerekirse: arayanlarınıza, bir iş görüşmesinde size davranılmasını isteyeceğiniz şekilde davranın.
Sizin ve çalışanlarınızın şirketinizde bir iş telefonu kültürü oluşturmanıza yardımcı olacak profesyonel telefon etkileşimlerini gerçekleştirirken takip etmeniz gereken bazı önemli noktalar şunlardır.
Aramaları Aktarma
Bir telefon çağrısını aktarmak, telefon sisteminizde hangi tuşlara basacağınızı bilmekten daha fazlasıdır. Eğer öyleysen bir çağrıyı aktarma çünkü durumu bir amirinize iletmeniz, arayan kişiye ne olduğu ve neden olduğu konusunda açık olmanız gerekiyor.
Telefon sisteminiz izin veriyorsa hatta kalın ve arayan kişiyi bir sonraki kişiyle tanıştırın, böylece aramanın bağlantıya geçmesini ve arayanın kendisine saygı duyulduğunu hissetmesini sağlayın. Konuşmayı bitirmeden önce, arayanın başka soruları olup olmadığını veya sizden başka bir şeye ihtiyacı olup olmadığını sorun.
Arayanı Beklemeye Alma
Bir arayan beklemeye alındığında, şirketinizin bekleme müziği ne kadar hoş olursa olsun, bir dakika sanki sonsuzmuş gibi gelir.
Arayanlara onları beklemeye aldığınızı söylemeden önce görüşmede bir duraklama beklemeye çalışın; yani mümkünse arayanların sözünü kesmekten kaçının.
Onları neden beklemeye aldığınızı anladıklarından emin olun ve bunun ne kadar süreceği konusunda dürüst olun. Rahatsızlıktan dolayı özür dileyin ve eğer dayanamazlarsa, sizi geri aramalarını istemek yerine onları geri aramanız en iyisidir.
Ve sizi arayan kişiye karşı empatik olmaya çalışın; kimse beklemeye alınmayı sevmez, o yüzden durum izin verdiği ölçüde kibar olun.
Aramayı Sonlandırma
İhtiyacınız olabilecek birkaç neden var telefonu bitirmek Arayan kişi hazır olmadan önce arayın. Arayan kişi küfürlüyse veya kaba ya da tehditkar bir dil kullanıyorsa bu tür davranışlara tolerans göstermenize gerek yoktur.
Onlara saldırgan dilleri nedeniyle aramayı sonlandıracağınızı söyleyin, ancak hakaret etmeyin veya ileri geri konuşmayın. Bu tür çağrıları mutlaka amirinize bildirin.
Arayanın uzun konuşması nedeniyle bir aramayı bitirmeniz gerekiyorsa (ki bu genellikle böyledir), bir duraklama bekleyin ve işleri kibarca bitirmeye çalışın. Şöyle diyebilirsiniz: "Seninle konuşmak çok güzeldi ama şimdi başka bir telefon görüşmesi yapmam gerekiyor."
Arayanın gitmesine izin vermeden önce başka sorusu olup olmadığını sorun, ancak aramayı sonlandıracağınızdan emin olun.
Bireysel Sesli Posta Selamlamaları Oluşturma
A sesli mesaj selamlaması kim olduğunuzun ve şirketinizin neye değer verdiğinin bir ifadesidir. Kısa ve ani bir sesli mesaj selamlaması iyi bir ilk izlenim yaratmaz ve uzun, uzun bir selamlama arayanları hayal kırıklığına uğratır.
Konuya verimli bir şekilde girmeye çalışın: kim olduğunuzu, şirketin adını ve çağrıya neden cevap veremediğinizi (ofis dışında, başka bir aramada, bir süreliğine uzakta) belirtin.
Çok fazla ayrıntı vermenize gerek yok; arayan kişinin sesinin duyulduğunu ve aramaya geri döneceğinizi bilmesi yeterli olacaktır.
Otomatik Görevli için Komut Dosyası Yazma
Müşterilerinizin ve iş ortaklarınızın şirketinizi aradıklarında duyacakları ilk şey telefonunuz olacaktır. sistemin otomatik görevlisi.
Arayanın şirketi tanımadığını ve rehberliğe ihtiyacı olduğunu varsayarak numaralandırılmış seçenekleri sunun. Arayanların, belirli bir kişi için doğrudan dahili numaraları varsa, o kişiye istedikleri zaman doğrudan ulaşabileceklerini bilmelerini sağlayın.
Diğer tüm arayanlar için, her dahili numara için en tanıdık numaraları kullanmaya çalışın (örneğin, resepsiyonist için sıfıra basın). Departmanı açıklayın önce numarayı vermek; örneğin, "Müşteri desteği için beşe basın."
Mesai Dışı veya İş Kapanışları için Otomatik Görevli Komut Dosyası Yazma
İşletmeniz belirli bir saatten sonra veya hafta sonları kapanırsa ve sizi arayanlara cevap verecek veya yardımcı olacak kimse yoksa mesai saatleri dışında otomatik bir görevli selamlaması oluşturun. Arayanlarınıza önceden işletmenin kapalı olduğunu söyleyin ve sonunda tekrar aramalarını isteyin. Normal çalışma saatlerinizi eklemeyi unutmayın.
Profesyonel Telefon Mesajı Bırakmak
Sesli mesaj, hemen hemen her iş sınıfı telefon sisteminin standart bir parçasıdır ve birinden nasıl ayrılacağını bilmek profesyonel sesli mesaj Bir telefon mesajına nasıl cevap verileceğinin yanı sıra şirketinize olumlu yansır. Telefonu işinin bir parçası olarak kullanan tüm çalışanlar, profesyonel telefon mesajı bırakmayı bilmelidir.
