Dosya memurları, kağıt veya elektronik kayıtları tutmak için genellikle sayısal veya alfabetik bir sistem kullanır. Bilginin gerektiğinde bulunmasının kolay olmasını sağlamak için yazışmalar, makbuzlar, sözleşmeler ve faturalar ihtiyaç vardı. Belgeleri düzenler ve dosyalarlar, verileri alır ve elektronik dosyalar yüklerler.
ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu 2018 güncellemesine göre, yaklaşık olarak 110.020 dosya memuru ABD'de istihdam edildiler Sağlık hizmetleri, sosyal hizmetler, akademi ve hukuk firmaları gibi çeşitli profesyonel ofislerde çalışıyorlar. Büyük miktarda evrak veya elektronik belge üreten herhangi bir kuruluş, dosya katiplerini işe alır.
Dosya Memuru Görevleri ve Sorumlulukları
Büyük ve küçük işletmelerde, vaka dosyalarının, belgelerin ve diğer tür bilgilerin depolandığı belirlenmiş sunucular, dolaplar, çekmeceler, odalar ve depolar bulunur. Bu alanların bakımından dosya memurları sorumludur. Bu iş genellikle aşağıdaki işleri yapabilme becerisini gerektirir:
- Düzenli dosyalama sistemleri geliştirin.
- Dosya kayıtlarını oluşturun, işleyin ve sürdürün.
- Diğer personel için belgeleri dosyalayın ve alın.
- Kayıtları tesis dışında depolama için hazırlayın.
- Dosyaların konumunu izlemek için dosya odası günlüklerini koruyun.
- Dosyaları belirlenen belge saklama programlarına göre atın.
Dosya memurları, bir kuruluşun kayıtlarını yönetmenin yanı sıra, ziyaretçilerin karşılanması; telefonlara cevap vermek ve çağrıları yönlendirmek; notlar, e-postalar ve diğer belge türlerinin yazılması; kayıtları yazıya dökmek; formların tasarlanması; ofis ekipmanlarının işletilmesi; ve gizli materyallerin işlenmesi.
Dosya Memuru Maaşı
Bir dosya memurunun maaşı deneyime, konuma ve diğer rollerdeki çoklu görev yeteneğine göre değişir:
- Ortalama Yıllık Maaş: 31.700$ (15,24$/saat)
- En İyi %10 Yıllık Maaş:50.230$'dan fazla (saatte 24,15$)
- Alt %10 Yıllık Maaş: 21.390$'dan az (10,28$/saat)
Kaynak: ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu, 2018.
Eğitim, Öğretim ve Sertifikasyon
Eğitim standartları bu meslek için temeldir ve eğitimin çoğu işte gerçekleşir.
- Eğitim: Dosya memuru olarak çalışan bazı kişilerin lisans ve ileri dereceleri olmasına rağmen, genellikle lise diploması veya eşdeğeri gereklidir. Hakkında 11% ortaöğretim sonrası sertifikalara sahip olmak.
- Eğitim: Benzer bir alanda biraz iş tecrübesi faydalıdır. İş başında eğitim genellikle birkaç haftadan birkaç aya kadar daha deneyimli bir memurun yanında çalışmayı içerir.
Dosya Memuru Becerileri ve Yeterlilikleri
Bir dosya memuru olarak çalışmak, güçlü organizasyon ve iletişim becerilerinin yanı sıra ayrıntılara titizlikle dikkat etmeyi gerektirir. Dosya katiplerinin ara sıra dosya kutularını ve benzerlerini ağır kaldırma işleri yapması da gerekebilir. Diğer hayati beceri ve yetenekler şunları içerir:
- Bilgisayar ve yazılım becerileri: İnterneti, kelime işlemciyi, elektronik tabloyu ve e-posta uygulamalarını kullanırken kendinizi rahat hissetmelisiniz. Ayrıca eFileCabinet gibi belge yönetimi yazılımına veya bulutta dosya depolamaya da aşina olmanız gerekebilir.
- Okuduğunu anlama becerisi: Bu konumun büyük bir kısmı, bir belgenin doğasını içeriğinden çıkarmayı ve onu başkalarının onu bulmayı beklediği mantıksal bir konuma yerleştirmeyi içerir.
- Dinleme becerileri:Çalışma arkadaşlarının ihtiyaçlarını anlamak, istek ve önerilerini hayata geçirmek için dinlemek önemlidir.
- Eleştirel düşünme becerileri: Mantık ve karar verme becerileri, çeşitli belgeleri hızla sıralamak ve onlarla ne yapılacağını belirlemek için anahtardır.
İş Görünümü
Dosya memuru istihdamının yaklaşık olarak azalması bekleniyor 10% 2016 ile 2026 yılları arasında kuruluşların alım ve dosyalama gibi idari işlevleri birleştirmesiyle teknolojik veri depolama kapasitesi ve kullanım kolaylığı artmaya devam ediyor.
Çalışma alanı
Dosya memurları, zamanlarının çoğunu dosyaları alıp diğer çalışanlara teslim etmek veya bilgisayar başında oturarak geçirdikleri bir ofis ortamında istihdam edilir. Daha büyük bir ofiste çalışan dosya memurları, şirket personeliyle birçok düzeyde tanışma ve etkileşim kurma fırsatına sahiptir.
Çalışma programı
Dosya memurları kural olarak normal mesai saatleri içerisinde çalışırlar. Bir ofis müşterilere açık olduğunda ve diğer çalışanlar işteyken, bir dosya memurunun da orada olması beklenir. Kuruluşun büyüklüğüne ve niteliğine bağlı olarak üretilen belgelerin hacmi önemli olabileceğinden, bir dosya memurunun akışa ayak uydurabilmek için tam zamanlı çalışması gerekebilir. Ancak bu, iş paylaşımı fırsatlarının veya yarı zamanlı pozisyonların mevcut olmadığı anlamına gelmez. Fazla mesai genellikle gerekli değildir.
İşe Nasıl Gidilir?
ÖZGEÇMİŞİNİZİ YENİLEYİN
Potansiyel işverenlere özgeçmişinizi göndermeden önce, gözden geçir ve güncelle güncel olduğundan ve yazım hataları ve yanlışlıklar içermediğinden emin olmak için. Listelenecek bir özgeçmişiniz veya herhangi bir iş deneyiminiz yoksa, kazanan bir ilk özgeçmiş oluşturmak için uzman ipuçlarını ve sağlam bir örneği kullanın.
RÖPORTAJ İÇİN HAZIRLANIN
Mülakattan önce şirketi araştırın ve bir arkadaşınızdan en yaygın mülakat sorularından bazılarını yanıtlama konusunda pratik yapmanıza yardım etmesini isteyin. Ne kadar çok pratik yaparsanız, işe alma yöneticisinin karşısında otururken kendinizi o kadar rahat hissedersiniz.
Benzer İşleri Karşılaştırma
Bir ofis senaryosunda çalışmakla ilgilenen kişiler aynı zamanda diğer ofis işlerini de göz önünde bulundurur. Bu işlerden bazıları ek eğitim ve öğretim gerektirebilir. Ortalama yıllık maaşlarıyla birlikte benzer işlerin bir listesi:
- Yönetici Asistan: $38,880
- Muhasebeci: $40,240
- Ecza reçetesi: $34,770
Kaynak: ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu Mesleki Görünüm El Kitabı, 2018.
