Bir proje planı, titiz bir planlamanın sonucudur. proje Müdürü. Projenin her önemli yönü için yöneticinin niyetine göre projenin nasıl yürütüleceğine rehberlik eden ana belgedir. Proje planları şirketten şirkete farklılık gösterse de atılması gereken on kritik unsur veya adım vardır. Projenin yürütülmesi sırasında karışıklığı ve zorla doğaçlamayı önlemek için etkili bir proje planına dahil edilmesi faz.
Proje hedefleri
Proje hedefleri bir şekilde tanımlanır. proje başlatma belgesiancak projenin hedeflerini daha iyi açıklamak veya sözleşmeyi ek olarak dahil etmek için proje planına da dahil edilmelidirler. Bir proje yöneticisi hedefleri proje planına nasıl dahil etmeyi seçerse seçsin, önemli olan Bir projenin ilk önemli belgesi olan proje başlatma belgesi ile projenin ikinci önemli belgesi olan projesi arasındaki açık bağlantı plan.
Proje kapsamı
Proje hedefleri gibi, kapsam Şartnamede tanımlanmıştır ve proje yöneticisi tarafından proje planında daha da detaylandırılmalıdır. Proje yöneticisi, kapsamı tanımlayarak projenin hedefinin veya bitmiş ürününün sonunda nasıl görüneceğini göstermeye başlayabilir. Kapsam tanımlanmazsa proje boyunca genişletilebilir ve maliyet aşımlarına ve son teslim tarihlerinin kaçırılmasına yol açabilir.
Örneğin, bir şirketin ürün grubu için broşür oluşturmaya yönelik bir pazarlama ekibine liderlik ediyorsanız, Kaç sayfa olacağını belirtmeli ve bitmiş ürünün nasıl olabileceğine dair örnekler vermelisiniz. Bakmak.
Bazı ekip üyeleri için bir broşür iki sayfa anlamına gelebilirken, diğerleri on sayfanın yeterli olduğunu düşünebilir. Kapsamın tanımlanması, başlangıçta tüm ekibin aynı fikirde olmasını sağlayabilir.
Kilometre Taşları ve Başlıca Teslimatlar
Bir projenin temel başarılarına kilometre taşları, temel iş ürünlerine ise büyük çıktılar adı verilir. İkisi de bir projedeki çalışmanın büyük bileşenlerini temsil ediyor. Bir proje planı bu öğeleri tanımlamalı, tanımlamalı ve bunların tamamlanması için son tarihler belirlemelidir.
Bir kuruluş yeni bir yazılım geliştirmek için bir proje üstlenirse, iş gereksinimlerinin nihai listesi ve bunların nasıl uygulanacağı ana çıktılar olabilir.
Bunları takiben projede tasarımın tamamlanması, sistem testi, kullanıcı kabul testi ve yazılımın kullanıma sunulma tarihi için kilometre taşları bulunabilir. Bu dönüm noktalarının kendileriyle ilişkili iş ürünleri vardır, ancak bunlar ürünlerin kendisinden çok süreçlerle ilgilidir.
Dönüm noktası ve önemli teslim tarihlerinin kesin tarihler olması gerekmez, ancak ne kadar kesin olursa o kadar iyidir. Kesin tarihler, proje yöneticilerinin iş yapılarını daha doğru bir şekilde ayırmalarına yardımcı olur.
Planın bu aşamasında, büyük veya yüksek düzeyde teslimatları alıp bunları bir sonraki adımda özetlenebilecek küçük teslimatlara ayırabilmeniz için kilometre taşları oluşturacaksınız.
İş Kırılım Yapısı
Bir iş kırılım yapısı (WBS), bir projedeki kilometre taşlarını ve önemli teslimatları daha küçük parçalara ayırır, böylece her bir yön için bir kişiye sorumluluk atanabilir. İş kırılım yapısını geliştirirken proje yöneticisi güçlü yönler ve iş gücü gibi birçok faktörü göz önünde bulundurur. Proje ekibi üyelerinin zayıf yönleri, görevler arasındaki karşılıklı bağımlılıklar, mevcut kaynaklar ve projenin geneli son teslim tarihi.
Proje yöneticileri projenin başarısından nihai olarak sorumludur ancak işi tek başlarına yapamazlar. WBS, proje yöneticisinin projede hesap verebilirliği sağlamak için kullandığı bir araçtır çünkü proje sponsoruna, proje ekibi üyelerine ve paydaşlara kimin neyden sorumlu olduğunu söyler. Proje yöneticisi bir görevle ilgili endişe duyuyorsa, bu konuyla ilgili olarak kiminle görüşeceğini tam olarak bilir.
Bütçe
A projenin bütçesi Projeyi tamamlamak için ne kadar para tahsis edildiğini gösterir. Proje yöneticisi bu kaynakların uygun şekilde dağıtılmasından sorumludur. Satıcıları olan bir proje için proje yöneticisi, kaliteye özellikle dikkat ederek teslimatların sözleşme şartlarına göre tamamlanmasını sağlar. Bazı proje bütçeleri insan kaynakları planıyla bağlantılıdır.
Ne kadar zamana ihtiyaç duyulduğuna ve görevlerin tamamlanması için gereken işçilik maliyetine bakarak her bir kilometre taşı ve teslimat için maliyeti belirlemek önemlidir. Projenin maliyeti, projenin ne kadar süreceği ile bağlantılıdır ve bu da projenin kapsamına geri döner. Kapsam, kilometre taşları, görevler ve bütçe uyumlu ve gerçekçi olmalıdır.
İnsan Kaynakları Planı
insan kaynakları planı projeye nasıl personel yerleştirileceğini gösterir. Bazen personel planı olarak da bilinen İK planı, proje ekibinde kimlerin yer alacağını ve her kişinin ne kadar zaman taahhüdünde bulunmasının beklendiğini tanımlar. Bu planı geliştirirken proje yöneticisi, ekip üyeleri ve onların amirleriyle, her ekip üyesinin projeye ne kadar zaman ayırabileceği konusunda pazarlık yapar. Projeyle ilgili danışmak için ek personele ihtiyaç duyulursa ancak bunlar proje ekibinin bir parçasıysa, bu da personel planında belgelenir. Yine uygun denetçilere danışılır.
Risk yönetim Planı
Bir projede pek çok şey ters gidebilir. Olası her felaketi veya küçük aksaklığı öngörmek zorlayıcı olsa da birçok tuzağı tahmin etmek mümkündür. Risk yönetimi planında proje yöneticisi projeye yönelik riskleri tanımlar, bu senaryoların gerçekleşme olasılığı ve bunları hafifletmeye yönelik stratejiler. Bu planı formüle etmek için proje yöneticisi, proje sponsorundan, proje ekibinden, paydaşlardan ve iç uzmanlardan girdi ister.
Oluşması muhtemel veya maliyeti yüksek olan risklere yönelik azaltım stratejileri devreye alınmaktadır. Azaltma stratejileri olmasa da gerçekleşmesi muhtemel olmayan ve maliyeti düşük olan riskler planda belirtilir.
İletişim Planı
Bir iletişim planı, bir projenin çeşitli hedef kitlelere nasıl iletileceğinin ana hatlarını çizer. İş kırılım yapısına benzer şekilde, iletişim planı da her bir bileşenin tamamlanması sorumluluğunu bir proje ekibi üyesine verir.
Bu adımda, sorunların ekip içinde nasıl iletileceğinin ve çözüleceğinin ve iletişimin ekiple, paydaşlarla veya patronla ne sıklıkta yapılacağının ana hatlarının belirlenmesi önemlidir. Her mesajın hedef kitlesi vardır. İletişim planı, proje yöneticilerinin doğru bilgilerin doğru kişilere doğru zamanda ulaşmasını sağlamalarına yardımcı olur.
Paydaş Yönetim Planı
A paydaş yönetim planı Paydaşların projede nasıl kullanılacağını tanımlar. Bazen paydaşların yalnızca bilgi alması gerekir. İletişim planında buna dikkat edilebilir. Paydaşlardan daha fazlasına ihtiyaç duyulursa, bir paydaş yönetim planı bunun nasıl elde edileceğini ana hatlarıyla belirtir.
Yönetim Planını Değiştir
Bir değişiklik yönetimi planı, projede değişiklik yapmak için bir çerçeve oluşturur. Proje yöneticileri projede değişiklik yapmaktan kaçınmak istemelerine rağmen bazen bu kaçınılmazdır. Değişiklik yönetimi planı, değişiklik yapmak için protokoller ve süreçler sağlar. Proje sponsorlarının, proje yöneticilerinin ve proje ekibi üyelerinin değişiklik yönetimi planını takip etmesi hesap verebilirlik ve şeffaflık açısından kritik öneme sahiptir.
