İster bir kurumsal etkinlik planlayıcısı veya idari kişi, etkinlik planlamasının temelleri Güçlü organizasyon, iletişim ve dokümantasyon becerilerine sahip olmanızı gerektirir. Deneyim seviyeniz ne olursa olsun, bir konaklama tutkunu bile biraz yaratıcılık ve bolca organizasyonla harika bir iş etkinliği düzenleyebilir. Ancak etkinlik planlama söz konusu olduğunda, özellikle de kitaplarında birden fazla etkinlik bulunan yoğun etkinlik planlayıcıları için, düzenli kalmak çoğu kişinin düşündüğünden daha büyük bir engel olabilir.
Etkinlik Planlayıcıları Nasıl Düzenli Kalır?
Organizasyon çoğu etkinlik planlayıcısı için başarının birçok anahtarından biridir. Organizasyon becerilerinde uzmanlaşmak yalnızca stresi azaltmakla kalmaz, aynı zamanda bir etkinlik olarak yaratıcılığınızı da geliştirebilir. büyük resmi görmenize ve çerçevenin dışında düşünmenize olanak tanıyan planlayıcı detaylar. Başarılı etkinlik planlayıcılarının düzenli kalmasının birkaç yolu:
Olay Bağlayıcıları Oluşturun
Etkinlik ve etkinlik planlama klasörleri oluşturmak muhtemelen seminerleri, konferansları, şirket içi eğitimleri planlamak için düzenli kalmanın en etkili yoludur.
İdeal olarak her etkinlik ve/veya programın kendi klasörü olmalıdır. Etkinliğinizin karmaşıklığına bağlı olarak dosyanızda aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli bölümler bulunabilir:
- Seyahat Programı/Gündem
- Önemli kişiler
- Katılımcılar
- İletişim
- Sözleşmeler
- Ziyafet Etkinlik Siparişleri
- Eğlence
- Konaklama/Oda Listesi
- Geliş gidiş
- Faaliyetler
- Hediyeler
- Bütçe
- Çeşitli
Etkinlik planlamanız ve düzenli olarak güncellenen klasörünüz sayesinde, hazırlanmanız için size fazla zaman vermeseler bile şirket içi meslektaşlarınız ve müşterilerinizle kolayca bilgi paylaşacaksınız.
Etkinlik Planlama Yazılımını veya Çevrimiçi Belge Depolamayı Kullanın
Etkinlik klasörlerinizin her bir etkinliğin en önemli ayrıntılarını basılı kopya olarak içermesi gerekirken, Referans notlarınızın, fikirleriniz ve yazışmalarınızın geri kalanı da düzenli ve düzenli tutulmalıdır. birlikte. Günümüzde pek çok etkinlik planlamacı etkinlik planlama ve yönetim yazılımı kullanıyor, ancak çok daha fazlası düzenli kalmak için çevrimiçi dosya depolama seçenekleri arıyor.
Google Drive ve Dropbox gibi çevrimiçi araçlar, e-tablolardan faturalara kadar her türlü elektronik belge için düzenli bir yer sağlayabilir. Bu araçlar, belgeleri her yerden kolayca erişilebilecek çevrimiçi dosya ve klasörlere yüklemenize, saklamanıza ve düzenlemenize olanak tanır. Belgeleri dizüstü bilgisayarınızda, akıllı telefonunuzda veya tabletinizde açabilirsiniz. Ayrıca bu dosyaları kolayca e-postalara ekleyebilir veya belgeyi iş arkadaşlarınızla, satıcılarınızla ve müşterilerinizle paylaşabilirsiniz. Her zaman hareket halinde olan etkinlik planlayıcıları için mükemmel bir organizasyon çözümü olabilir.
Organizasyonel Sonuç
Sonuçta belgelerinizi, notlarınızı ve yazışmalarınızı nasıl düzenleyeceğiniz size kalmış. Her etkinlik planlayıcısının kendisi ve etkinlikleri için çalışan farklı bir sistemi vardır. En önemli faktör her zaman bilgiye ulaşılabilirlik ve hazır olmak olmalıdır. Bu nedenle, hangi sistemi kullanırsanız kullanın, aradığınız bilgiye hızlı ve kolay bir şekilde ulaşabileceğinizden emin olun.
