Yapacağınız harcamalar hakkında iyi bir fikir sahibi olmadan etkinlik bütçesi planlamak zordur. Bu açık görünüyor, ancak bununla ilgili maliyetler olay kurgulama birçok farklı yerden gelebilir. Tam tüm gider kategorilerinizi belirlediğinizi düşündüğünüzde, sizi çizim tahtasına geri gönderecek başka bir kategori açılır.
Bunun başınıza gelmesini önlemek için bütçenizi oluştururken etkinlik planlama giderlerinin bu taslağını kullanın.
Yerinde Etkinlik Giderleri
Bunlar, genellikle işletme tarafından tahsil edilen maliyetleri ve ücretleri içerir. etkinlik mekanı. Çoğu zaman en pahalı kategori olan bu kategori, önceden incelemeniz için resmi bir maliyet tahmini alacağınız için tahmin edilmesi de en kolay olanıdır. Katılım sayılarınıza göre değişen değişken maliyetleri de hesaba katmayı unutmayın. Yemek servisi değişken harcamalara bir örnektir çünkü ihtiyacınız olan yiyecek miktarı ve dolayısıyla maliyet, partinize katılan her kişiyle birlikte artar.
Bütçenize ayırabileceğiniz yerinde etkinlik harcamalarının önemli bir listesi:
Mekan Maliyetleri
Bunlar tesis masraflarıdır:
- Oda Kiralama
- Güvence bedeli
- Sigorta kapsamı
- Otopark
Yiyecek ve İkram
İşte yeme ve içmeyle ilgili her şey:
- Yemekler
- İçecekler
- Barmen/Sunucu İşçilik Ücretleri
- Vergi ve Hizmet/Bağış Ücretleri
İşitsel/Görsel
Bunlar sunum maliyetlerinizdir:
- Mikrofonlar
- Ekranlar ve Projektörler
- İnternet girişi
- Diğer Özel Ekipmanlar
Üçüncü Taraf Satıcılar
Bu kategori, ev sahibi mekanın dışındaki satıcılar tarafından sağlanan tüm ürün ve hizmetleri temsil eder. Her biri size bağımsız olarak fatura kesecektir, bu nedenle her satıcıyı yakından takip etmek önemlidir. Bir e-tablo kullanmak, satıcı bağlantılarınızı, hizmetleriyle ilgili maliyetlerle birlikte düzenlemenize yardımcı olacaktır.
Etkinlik Kiralama
Bu masraflar, tedarik etmeniz gereken her şeyle ilgilidir:
- Nevresimler, Masa Süpürgelikleri ve Sandalye Örtüleri
- Çadırlar, Sahneleme ve Eğlence Aktiviteleri
- Mekan Tarafından Sağlanmayan Fiziksel Öğeler
- Kurulum/Sökme için İşçilik ve Teslimat
Dekor Satıcıları
İşlerin iyi görünmesini sağlamak aşağıdakilere yönelik maliyetlere yol açacaktır:
- Vurgulu Aydınlatma
- Çiçekler ve Orta Süsler
- Balonlar
Eğlence
Aşağıdakilerle ilgili ücretleri unutmayın:
- Müzisyenler veya DJ
- Konuşmacı Ücretleri
- Sözleşmeli Yolcular (yemek, konaklama, ulaşım)
Üretim Giderleri
Üretim, etkinliği planlamak ve yürütmek için gereken tüm personeli ve kaynakları içerir. Bu harcamalar, etkinliğin hayal edildiği anda başlar ve etkinlik sonrası evrak işlerine kadar devam eder. Kısaca bu kategori, etkinliğin organizasyonunun, katılımcıların ilgisinin çekilmesinin ve idari unsurların yönetilmesinin maliyetini temsil eder.
Pazarlama ve Kayıt
Bu kategori aşağıdakilerin maliyetlerini artırabilir:
- Baskı ve Web Tasarım Çalışması
- Reklamlar
- Davetiyeler
- Kayıt Yönetimi
Planlama ve Organizasyon
Etkinlikler insanlara ihtiyaç duyar ve masraflar şunları içerir:
- Etkinlik Planlayıcı Ücretleri
- Yarı Zamanlı ve Geçici Çalışanlar
- Ofis malzemeleri
- İletişim Maliyetleri
- Seyahat masrafları
Yönetim giderleri
Aşağıdakilerle ilgili evrakları ve maliyetleri göz ardı etmeyin:
- Maaşlı Çalışan Atamaları
- Muhasebe Maliyetleri
- Yasal ücretler
- Danışman Ücretleri
Maliyet Aşımları ve Acil Durum Fonları
Planlanmamış harcamalar için ne kadar ayırmanız gerektiğine dair sihirli bir rakam yoktur ancak beklenmeyeni beklemeniz gerekir. Bazı etkinlik planlayıcıları beklenen harcamaların %5 - 10'u kadar bütçe ayırmayı önerirken, diğerleri üzerinde çalışılacak yuvarlak bir rakamı seçerler. Daha büyük etkinliklere elbette daha fazla yer ayrılmalıdır çünkü kişi başına fatura edilen bir gözetim binlerce dolara mal olabilir.
Bu taslağın amacı, ortaya çıkabilecek farklı etkinlik planlama harcamaları hakkında sizi bilgilendirmektir. Her olay benzersizdir, dolayısıyla sizinki listelenen öğelerin daha fazlasını veya daha azını içerebilir. Önemli olan maliyetlerinizin nereden geleceğini bilmektir. Belirli bir satıcı veya kategoriyle ilgili harcamaları gözden kaçırmak bütçenize zarar verebilir, ancak en kötü senaryo, fatura gelene kadar bir harcamayı tamamen unutmak olacaktır.
