Çoğu perakendecinin, vergi veya muhasebe kuralları gereği, tüm envanteri fiziksel olarak sayarak mağazalarındaki malların eldeki değerini doğru bir şekilde belirtmesi gerekir. Perakende mağazası tüm öğeleri takip etmek için sürekli bir envanter sistemi veya başka bir yazılım kullanıyor olsa da, yine de tüm envanterin fiziksel olarak sayılması gerekebilir.
Fiziksel bir envanterin mümkün olduğunca az kesinti ve mümkün olduğunca yüksek doğrulukla nasıl yürütüleceği aşağıda açıklanmıştır. Bu ipuçları girişimciler ve çalışanları için süreci daha basit ve kesin hale getirecek.
Envanter Nasıl Sayılır
Rafları depodaki ürünlerle doldurun. Arka odadaki envanteri mümkün olduğunca temizlemeye çalışın. Ofiste veya başka bir yerde nakit koruması altında hiçbir ürün olmadığından emin olun. Daha sonra ortaya çıkan sürpriz ve açıklanmayan mallar istemezsiniz.
Fiziksel stok sayımını olabildiğince hızlı gerçekleştirmek için satışların yavaş olduğu ve stok seviyelerinin düştüğü bir zaman planlayın. İlgili bir not olarak, fiziksel envanterden önce mağazanın tam imar (kurtarma) veya düzeltme işlemini tamamlayın; böylece tüm ürünler kolay sayım için derli toplu ve düzenli olur. Envanter düşük olduğunda ve mağaza düzenli olduğunda malların muhasebeleştirilmesi, sorunsuz bir envanter sayımına sahip olmak için en iyi şansınızdır.
Fiziksel envanteri yapmak için bir envanter hizmeti kiralandıysa, sağladıkları kılavuzu izleyin ve mağazayı onların talimatlarına göre hazırlayın. Öte yandan, fiziksel envanter mağaza çalışanları tarafından yapılıyorsa, stok sayımı sürecini açıklamak için personelle görüşün.
Mağaza yöneticisi, çalışanlar tarafından yapılan sayımların doğruluğunu doğrulamak için sayım sayfalarından birkaçını noktasal olarak kontrol etmelidir. Her çalışana bir konum atayın ve envanterin ayrıntılarını öğe adı, fiyat ve envanter düzeyiyle birlikte gösteren, önceden numaralandırılmış envanter sayım sayfaları sağlayın. Envanter ekibinin birkaç kişiden oluştuğundan ve hataları kolayca düzeltebilmeleri için silgili kalemleri olduğundan emin olun.
Personelinizin fiziksel bir envanteri başarılı bir şekilde çıkarma becerisinden şüphe etmek için herhangi bir nedeniniz varsa, içgüdülerinizi takip edip bunun yerine bir envanter hizmetini tercih edebilirsiniz. Böyle sıkıcı bir süreç söz konusu olduğunda üzgün olmaktansa güvende olmak daha iyidir.
Farklılıklar Ortaya Çıktığında
Envanteri yürüten kişiler, her bir öğeyi kendi sayfalarında saymalı ve yalnızca kesin miktarları kaydetmelidir. Fiziksel stok sayımı tamamlandığında, fiziksel sayımı sürekli envanter kaydıyla karşılaştırın.
Tutarsızlıklar daha fazla araştırılmalı ve çözülmelidir. Herhangi bir büyük tutarsızlık durumunda farklı bir sayım ekibi tarafından yeniden sayım yapılması gerekebilir. Envanter hizmeti yerine kendi personelinizi kullanmaya karar verdiyseniz, sayımdaki bir tutarsızlık, birisinin topu düşürdüğüne dair bir tehlike işareti olabilir. Herhangi bir tutarsızlıkla sonuçlanmayan bir yeniden sayım, hatanın düzeltildiğini görmeniz gereken seçeneklerden biridir.
Envanter Süreci Tamamlandığında
Envanter sürecinin sonunda, her bir satır öğesi için sürekli envanter kaydını, fiziksel envanterin miktarını ve değerini yansıtacak şekilde ayarlayın. Tamamlanan bölgeleri gösteren etiketler bu konuda yardımcı olacaktır.
