Çalışan maaş bordrosu dosyası, bir çalışanın maaş kontrolüyle ilgili her şeyin deposudur. Bordro dosyası oluşturmanın temel nedeni, personel dosyasında yer alan diğer gizli bilgilere erişimi sınırlamaktır.
Çalışan Bordro Dosyasının Amacı
Bordro dosyası, muhasebe personelinin, çalışanın gizli bilgilerine erişmeden çalışana ödeme yapmasına olanak tanır. Muhasebe personeli, çalışana ödeme yapmanın anlamlı olduğu yerde bordro kayıtlarını tutabilir. Bordro ve muhasebenin dışarıdan temin edildiği durumlarda bu, çalışanın bordro kayıtları için daha da önerilen bir uygulamadır.
Bordro dosyası, gizli çalışan bilgilerine erişimi sınırlandırır. Çalışan bordrosu dosyası, muhasebe ve finans personelinin, çalışana ödeme yapmak için ihtiyaç duyduğu bilgileri kullanışlı bir yerde bulmasını sağlar. Konum güvenli olmalı ve diğer çalışanların erişemeyeceği bir yerde olmalıdır.
Bordro dosyalarındaki bilgilerin gizli olduğu ve İK personelinin izni ve onayı olmadan paylaşılmaması gerektiği gerçeğini muhasebe personeline aşılamanız gerekir. Muhasebe personeli, çalışanlara yapılan zamlar, terfiler, ikramiyeler ve çalışanlarla ilgili gizli olan diğer bilgiler hakkındaki bilgileri de paylaşmamalıdır.
İnsan Kaynaklarının, muhasebenin çalışanların maaş bordrosu dosyalarına erişimini izlemesine gerek yoktur. Personel ve sağlık dosyaları gibi ilgili çalışan dosyaları için önerildiği gibi bordro dosyasına erişimi sınırlandırmalısınız. İçerikleri yalnızca işlerini yapmak için bilgiye ihtiyaç duyan kişiler görmelidir.
Çalışan Bordro Dosyasının İçeriği
Bu, bir çalışanın maaş bordrosu dosyasında yer alan şeylerin önerilen bir listesidir.
- İşe alma yöneticisi, İnsan Kaynakları ve çalışan tarafından imzalanmış teklif mektubu
- Çalışan sözleşmesi mevcut olduğunda İnsan Kaynakları ve işe alım müdürü tarafından imzalanan ödeme yetkisi
- W-4 formu
- Maaş bordrosu kesintisini içeren herhangi bir çalışanlara sağlanan faydalarla ilgili evrak ve yetkilendirme
- Doğrudan para yatırma yetkilendirme formu
- Maaşlı zaman muhasebesi formları
- Saatlik haftalık zaman çizelgeleri
- Kullanıldığı yerde zaman saati kayıtları
- Devam kayıtları
- Seyahat ve diğer yetkili harcamalara ilişkin belge ve makbuzları içeren gider geri ödemesi talepleri
- Öğrenim geri ödeme formları ve ödeme makbuzları, kitaplar vb.
- Peşin ödeme talep formları
- Şirket kredi belgeleri ve ödeme planı
- Süsleme siparişleri ve kayıtları
- Özel bilgilerin açıklanması için yetki
- Her çalışan zammı ile ilgili evraklar
- Herhangi bir ikramiye, kar paylaşımı veya takdir ödülü ile ilgili evraklar
- W-2 formları
- Şirketinizin izin verdiği diğer bordro işlemleri için yetkilendirme
Ayrıca şöyle bilinir çalışan dosyaları, çalışan kayıtları, insan kaynakları dosyaları, belgeler.
Not: Susan Heathfield bu web sitesinde doğru, sağduyulu, etik İnsan Kaynakları yönetimi, işveren ve işyeri tavsiyeleri sunmak için her türlü çabayı göstermektedir, ancak kendisi bir avukat değildir. Sitedeki içerik hukuki tavsiye olarak yorumlanmamalıdır. Sitenin dünya çapında bir izleyici kitlesi vardır ve istihdam kanunları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye farklılık gösterir; bu nedenle, makaleler iş yeriniz için bunların hepsine ilişkin kesin bilgiler veremez. Şüpheye düştüğünüzde daima hukuk danışmanına başvurun. Sitede yer alan bilgiler yalnızca yönlendirme amaçlıdır.
