Telefon zaman yönetimi önemlidir çünkü telefon çoğu küçük işletme için hâlâ birincil iletişim aracıdır. Ancak işletmelerin harcadığı zamanın çoğunu telefonu kullanmak zaman kaybıdır. Giden aramalarda iletişim kurmak istediğimiz insanlarla iletişim kurmak yerine, diğer insanlarla veya makinelerle konuşarak, bitmek bilmeyen telefon etiketi turları oynayarak zamanımızı boşa harcıyoruz.
Peki ya konuşmak istediğimiz kişileri arayıp onlarla konuşabilseydik, söylemek istediklerimizi söyleyip yolumuza devam edebilseydik? Daha ne kadar olduğunu hayal edin üretken olabileceğimiz ve başka şeyler yapmak için ne kadar zamanımız olacağı.
Yapabiliriz - ve gereken tek şey önceden biraz hazırlık yapmaktır.
İletişim Bilgilerinizi Güncel Tutun
İster tedarikçi olsunlar, ister düzenli müşteriler, veya yükleniciler, çoğumuz aynı kişileri defalarca ararız. İletişim bilgilerinizi zaman kazandıran ayrıntılarla güncel tutun, böylece müsait olmayan kişilere ulaşmaya çalışarak zaman kaybetmezsiniz.
Örneğin, ulaşmak istediğiniz belirli bir kişinin öğle yemeğini saat 13.00'ten 14.00'e kadar yediğini biliyorsanız. Her gün neden bu saatte onu aramaya çalışarak zamanımı boşa harcayayım ki?
Sık Aradığınız Program Numaraları
Düzenli Aradığınız Kişilerin Numaralarını Aramak İçin Zaman Kazandırmak İçin Telefonunuza Programlayın.
Giden Aramalarınızı Planlayın
Aramadan önce aramanın ana amacını ve ele almak istediğiniz önemli noktaları not edin. Bu, telefonda konuşurken asıl konuya odaklanmanıza yardımcı olacak ve konuştuğunuz her şeyi kapsadığınızdan emin olmanızı sağlayacaktır. Görüşme sırasında zamandan tasarruf etmek ve unuttuğunuz için tekrar aramak zorunda kalmamak istiyorsanız bir şey.
Kişinin Bilgilerini Önünüzde Tutun
Kişiler veritabanınıza kayıtlı birini arıyorsanız, aradığınız kişiyle ilgili tüm bilgiler önünüzde olsun. İster masaüstü bilgisayar, ister mobil cihaz, ister Rolodex kullanıyor olun, bu, arama sırasında harika bir hafıza yardımcısıdır. Ayrıca, müşterinin eşinin adı gibi bir şeye bakmak zorunda kalmazsanız, arama sırasında not alma seçeneğiniz olacak ve böylece daha da fazla zaman kazanacaksınız.
Hoparlör veya Kulaklık Kullanın
Elbette, bir arama sırasında not almak istiyorsanız (veya telefonda konuşurken başka bir şey yapmak istiyorsanız), iyi bir hoparlör veya kulaklık çok önemlidir. Ellerinizi serbest bırakmak çok fazla zaman kazandırabilir.
Detaylı Mesaj Bırakın
Birinin telesekreterine veya sesli postasına ulaşırsanız, telefon numaranızı iki kez belirten ve neden aradığınızı belirten tam bir mesaj bırakın. Örneğin, "Ben Susan Ward (telefon numarası). Projenizin tahminini görüşmek için arıyorum. Bu öğleden sonra bana (telefon numarasından) ulaşabilirsiniz."
Numaranızı iki kez söylemek, mesajın alıcısına, mesajı tekrar dinlemeden mesajı doğru bir şekilde anlama ve not etme şansını artırır.
Telefon Zorlamasına Yenilmeyin
Birine ulaşmaya çalıştığınızda ulaşamadığınızda, geri aramak cazip gelebilir - belki de her yarım saatte bir! Ancak uygun bir mesaja izin verdiyseniz, tekrar tekrar mesaj bırakarak (ve kişinin telesekreterini veya sesli mesajını doldurarak) zamanınızı boşa harcamanıza gerek yoktur. Aradığınız kişiye, bir sonraki iş gününe kadar, geri araması için makul bir süre tanıyın.
Telefon Görüşmeleri Zamanını Engelleyin
Telefon görüşmelerinizi planlayın ve mümkünse hepsini tek bir zaman bloğunda bir araya getirin. Çoğumuz çoklu görevlerde o kadar iyi değiliz ve bir görevden diğerine geçerken büyük miktarda üretkenlik kaybediyoruz. Dolayısıyla, belirli bir günde yapmanız gereken bir düzine arama varsa hepsini bir saat içinde yapmak daha verimli olur bir veya iki arama yapmak ve bir saat sonra üç arama daha yapmak ve 45 dakika sonra iki arama daha yapmak O.
Mümkünse Giden Telefon Görüşmelerinizi Ayırın
Hızlı bir arama olmayacaksa, birini ilk aradığınızda kendinizi tanıtın, ona neden aradığınızı söyleyin. arayın ve sonra ona konuşmak için uygun bir zaman olup olmadığını veya tartışmak için bir zaman ayırmayı tercih edip etmediğini sorun. BT. O zaman onu o saatte arayacağınızı ayarlayın. Bu size yalnızca zamanından tasarruf etmekle kalmaz, aynı zamanda kişiyi geri aradığınızda da zaman kazandırır çünkü ikiniz de başlangıçta aradığınız konuyu tartışmaya hazır olursunuz.
Giden Telefon Görüşmelerinizi "Prime Time"da Yapın
Araştırmalar, sabahın erken saatlerinde daha fazla kişinin ofislerinde olduğunu ve sabah 8 ile 11 arasında ulaşılabildiğini gösterdi.
