Coronavirüs krizinden önce şirketler isteyip istemediklerine kendileri karar veriyordu çalışanların uzaktan çalışması veya tam zamanlı ofise devam zorunluluğuna sahip olmak. Bir anda dünya tersine döndü ve işletmelerin çoğunluğunun uzaktan çalışma modeline geçiş yapması ve bu modele uyum sağlaması gerekti.
Ancak evde kalma emirleri sona erdiğinde bile, uzaktan bir toplantının nasıl etkili bir şekilde yürütüleceğini bilmek hala sahip olunması gereken harika bir beceri olacaktır. Ayrıca bu uzaktan çalışma deneyiminin (her zaman olmasa da en azından bir kısmı) bazı destekçileri toplaması da muhtemel. İşte uzaktan toplantılarınızı en etkili hale getirmenize yardımcı olacak 10 yol.
Mükemmel Teknoloji Araçlarına İhtiyacınız Var
Bir kapsamda çalıştığınızda kendi cihazını getir kültürü (BYOD) sayesinde insanlar çeşitli sistem ve yeteneklere sahip olacak. Ancak çalışanlarınız başarılı bir video konferansa katılmak için ihtiyaç duydukları şeye sahip olmayabilir. Video konferansın net ve etkili olması için dizüstü bilgisayarları standartlaştırmayı veya en azından minimum bir standart belirlemeyi düşünün.
Çalışanların verimli ve deneyimli olabilmesi için uzaktan toplantılar için üzerinde anlaşmaya varılan çeşitli teknoloji türlerine sahip olmak isteyeceksiniz. Bu aynı zamanda kaliteli kulaklıklara yatırım yapmak anlamına da gelebilir; bu, arka plandaki gürültünün engellenmesine ve görüntülü görüşme sırasında başkalarından gelen geri bildirimlerin engellenmesine yardımcı olabilir.
Uzaktan Toplantılar için Başarılı Toplantı Temellerine Bağlı Kalın
Yüz yüze bir toplantı başlamadan önce yan sohbetler ve sohbetler yaygındır, ancak sanal durumlarda her zaman işe yaramaz. Toplantı uzmanları Bob Frisch ve Cary Greene, sanal toplantınızın sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak için resmi bir yapıya, atanmış bir kolaylaştırıcıya, gündeme ve belirlenmiş zaman sınırlarına sahip olmanızı öneriyor.
Her başarılı toplantıda olduğu gibiAyrıca, toplanma nedeniniz, hedefiniz ve sonrasında kararın, çıktının veya sonuçların nasıl görünmesini beklediğiniz konusunda da açık sözlü olmanız gerekecektir.
Sosyalleşme Faktörünü Hafife Almayın
Uzak çalışanların toplantı düzenlemek isteyebilmesinin çeşitli nedenleri vardır: bilgi paylaşımı, beyin fırtınası çözümleri, etkinlikleri koordine etmek ve genel olarak ekibi oluşturmak. Ancak uzaktan toplantı yapmanın önemli bir nedeni sosyalleşmedir. Uzakta bulunan ekiplerin birlikte daha iyi çalışabilmesi için sosyal bağlar kurması gerekir. Şu anda "normal" zamanlara göre daha fazla toplantı düzenlemeniz gerekebilir çünkü pek çok insan kendini izole edilmiş ve birbirinden kopuk hissediyor.
"Şu anda ne kadar çok topluluk duygusu oluşturabilirseniz, herkesin duygusal sağlığı ve iş performansı açısından o kadar iyi olur" diyor yazar ve dijital ajans yöneticisi Howard Tiersky. "İyi yönetilen bir toplantı aslında kasvetli ve moral bozucu bir günde parlak bir nokta olabilir."
Sanal bir buz kırıcı veya etkinlik, uzaktan toplantıya olumlu bir notla başlamanıza da yardımcı olacak ve boş sohbetten daha iyi bir şekilde ana konuya mantıklı bir şekilde geçiş yapmanızı teşvik edecektir. Hatta bir eğlenceli buzkıran yardımcı olur Grubun sohbetini ısıtın.
Gerektiğinde Sessize Alın
İnsanların dizüstü bilgisayarlarına not almaları gibi arka plan sesleri, sanal bir toplantıya çok büyük gürültü katar. Katılımcılara, yazıyorlarsa (konuşmadıkları sürece) veya arka planda çocuklar, televizyonlar, trafik ve evcil hayvanlar gibi başka gürültüler varsa sessize almalarını hatırlatın.
Tepkilerinizi Paylaşın
Ekip üyelerinizi görebilseniz bile, uzak toplantıda ne kadar çok kişi varsa, o kadar az görüşebilirsiniz. Böyle bir ortamda iletişimin temel bileşenleri olan birbirlerinin yüz ifadelerini görmek ve vücut dilini okumak çevre. Bu rahatsız edici bir deneyime yol açabilir.
İnsanların sessiz kalması, beden dili eksikliği ve uzaktan toplantı durumunun genel tuhaflığıyla birlikte, insanların nasıl tepki verdiğini anlamakta zorluk çekebilirsiniz.
Birisi bir şakayı patlatırsa yüksek sesle "Bu komik" deyin çünkü gülüşünüzü göremeyebilir veya kıkırdamanızı duyamayabilirler.
Uzaktan Toplantılar için Kıyafet Kuralınız Var
Evde çalışmak genellikle daha rahat bir iş günü geçirmenizi sağlar, ancak bazı insanlar aşırıya kaçıyor. Örneğin Florida'daki bir hakim, avukatlara sanal duruşmalar için yataktan kalkmalarını ve normal kıyafetler giymelerini hatırlatmak zorunda kaldı. Çalışanlarınızın işletmenin işleyişini bildiğinden emin olun iş kıyafetlerine ilişkin beklentiler.
Tüm Katılımcılara Konuşma Şansı Verin
Düzenli bir toplantıda insanların gerektiğinde konuşmasını bekleyebilirsiniz. Sosyal ipuçlarının ve önerilen sessizliğin eksikliği nedeniyle, insanlar söylemeleri gerekenleri söylemekte zorluk yaşayabilirler. kolaylaştırıcı veya toplantı lideri insanlara şunu sormalıdır: özellikle konuşmak veya tüm katılımcılara geri bildirimde bulunma veya fikirlerini paylaşma şansı vermek.
Uzaktan yapılan bir toplantıda bazı çalışanlar daha rahat konuşur ve kimsenin hükmetmesine izin vermek istemezsiniz. Bu nedenle kolaylaştırıcı, her ekip üyesinin iletişim kurmasına olanak sağlamak için kişilere isimleriyle seslenmek isteyebilir.
Aracın Sohbet İşlevinden ve Video Özelliklerinden Yararlanın
Sanal toplantı aracınızın sohbet işlevi varsa insanlara bunu kullanmalarını söyleyin. Sohbet penceresi, önemli fikirleri not etmek ve sunum yapan kişinin sözünü kesmeden sorular sormak için değerli bir yerdir.
Ayrıca uzaktaki toplantı katılımcılarınızdan aracın veya dizüstü bilgisayarın video bileşenini açmalarını da isteyebilirsiniz. Bu, insanların görevlerine devam etmelerine ve uzaktan yapılan bir toplantıya etkili bir şekilde katılmalarına yardımcı olmanın yararlı bir yoludur.
Birbirinizi görebiliyorsanız, iş arkadaşınızın toplantıya katılıp katılmadığını bilirsiniz. Görsel temas kullanıyorsanız katılımcılardan evlerinin sakin ve görsel açıdan dikkat dağıtıcı olmayan bir alanında oturmalarını isteyin.
Uzaktan Toplantı Sırasında Zorlu Sorunları Çözmekten Korkmayın
Harvard Business Review'dan Frisch ve Greene'in de ima ettiği gibi, herkesin belirli acil sorunları çözmek için ofise dönene kadar beklemesini önermek cazip gelebilir.Ancak bugünün endişe verici konularını şimdi ele almanız gerekiyor. Sorunları ertelemek onlara izin verir hızlandırmakbu da iş başarısına zarar verir.
İnsanlara İyilik ve Saygıyla Davranın
İnsanlar kamera karşısında yüz yüze görüşmelerde olduğundan daha çekingen olma eğiliminde olsalar da, nezaket göstermek her türlü toplantı için her zaman iyi bir tavsiyedir. Toplantı sırasında insanları ışıklandırma, kamera yerleşimi veya başka bir görsel sorun nedeniyle eleştirmeyin. Bunları düzeltmenin zamanı birebir toplantıdan öncedir.
Alt çizgi
Umarız bu ipuçları uzaktan toplantılarınızın daha etkili ve değerli olmasına yardımcı olur. Yalnızca çalışanlarınızın önde otururken kendilerini daha rahat hissetmelerine yardımcı olacak bir araç olarak hizmet etmemelidirler. Bir kameranın ve yer almanın yanı sıra akışı yürütme ve yönetme yeteneğinizi güçlendirin konuşma. Ve daha önceki birçok iş zorluğu gibi, sanal toplantılarınız da zaman, pratik, kararlılık ve sabırla gelişecektir.
