Bu yıl için vergi beyannamenizi verdikten sonra, vergi kayıtlarınızı düzenlemek ve onları bulabileceğiniz bir yerde saklamak için birkaç dakikanızı ayırın. Sizin veya işletmenizin ne zaman denetlenebileceğini asla bilemezsiniz ve hazır olmanız gerekir.
Ama onları ne kadar süre saklamanız gerekiyor?
Neden Vergi Kayıtlarını Kaydetmelisiniz?
Vergi kayıtlarınızı kendi kişisel veya ticari amaçlarınız için kullanmanın yanı sıra, kaynağı belgelemek için de kaydetmeniz gerekir. vergi beyannamenizdeki bilgilerin sağlanması ve vergi durumunda ticari ve kişisel gelirinizi, kesintilerinizi ve kredilerinizi desteklemek denetim.
İşletmelerin kayıt tutma konusunda daha ayrıntılı gereksinimleri vardır çünkü olağan ve gerekli işletme giderleri için vergi indirimi alabilirler. Örneğin seyahat makbuzlarında ve diğer makbuzlarda iş amacını göstermeleri gerekir.
Vergi kayıtlarını tutmak için İç Gelir Hizmetinin (IRS) zaman sınırları hem işletmeler hem de bireyler için aynıdır.
Vergi Kayıtlarını Tutmanın Kuralı Nedir?
Genel olarak IRS, gelir, kesintiler ve krediler için vergi beyannamenizdeki taleplerinizi destekleyen kayıtları, kurumun söz konusu beyannameye ilişkin "sınırlama süresi" olarak adlandırdığı süre boyunca saklamanız gerektiğini söylüyor.
Zaman aşımı süresi aşağıdakilerden herhangi birinin gerçekleştiği zamandır:
- Kredi veya para iadesi talep etmek için iadenizi değiştirebilirsiniz; veya
- IRS ek vergiyi değerlendirebilir
Zaman sınırları genellikle iadeyi yaptığınızda işlemeye başlar, ancak son tarihten önce başvuruda bulunursanız süre sınırı son tarihten itibaren işlemeye başlar. Örneğin, 15 Mart'ta başvurursanız sınırlama 15 Nisan'da (veya o yılın vade tarihinde) başlar. Ancak 15 Ekim'de uzatma alıp dosya alırsanız sınırlama o tarihten itibaren başlar.
Bazı yıllarda vergiler 15 Nisan'da ödenmez. 2021'de Teksas, Louisiana ve Oklahoma'daki işletmelerin 2020 vergi beyannamelerini 15 Haziran'a kadar sunmaları gerekiyor. Bu, 2021 kış fırtınalarına yanıt olarak IRS tarafından sağlanan tek seferlik bir uzatmadır. Diğer bölgelerdeki vergi mükelleflerinin 17 Mayıs 2021'e kadar federal 2020 vergilerini beyan etmeleri gerekiyor, ancak bu yalnızca bireyler için geçerli, işletmeler için geçerli değil.
Çoğu durumda, zaman aşımı süresi beyanname verdiğiniz tarihten itibaren üç yıldır, ancak bazı durumlar için farklı sınırlamalar vardır.
Gelir Bildirmediğinizde Sınırlar
Bildirilmesi gereken geliri bildirmediyseniz sınır altı yıldır ve bu, gelirin %25'inden fazladır. Getirideki brüt gelir (tüm kaynaklardan) veya yabancı finansal varlıklara atfedilebilen ve $5,000.
Talepte Bulunma Sınırları
Geri ödeme talebinde bulunmak istiyorsanız, başvuruyu yaptığınız tarihten itibaren üç yıl içinde talepte bulunmalısınız. o yıla (veya vade tarihine) veya verginin ödendiği tarihten itibaren iki yıla ait (hangisi daha önce) beyanname Daha sonra.
Şüpheli alacak kesintisinden veya değersiz menkul kıymetlerden kaynaklanan zarardan kaynaklanan fazla ödeme talebinde bulunmak için, iadenin vadesi geldiği tarihten itibaren yedi yıl içinde talepte bulunmalısınız.
Mülk Kayıtlarına İlişkin Sınırlamalar
Mülk kayıtlarını, mülkü sattığınız veya elden çıkardığınız yılın sınırlama süresi dolana kadar saklayın.
Örneğin, 2020 vergi beyannamenizde borcunuz olduğu için denetleniyorsanız ve 2019 yılı içerisinde bir iş aracı sattıysanız, Bu araca ait kayıtları, 2020 vergi beyannamenizi verdiğiniz tarihten veya daha önce beyanda bulunduysanız vade tarihinden itibaren üç yıl süreyle saklayın tarih.
Hileli bir beyanda bulunursanız veya beyanda bulunmazsanız, IRS'nin bu beyannameye ilişkin vergiyi ne zaman değerlendirebileceği konusunda herhangi bir sınırlama yoktur.
Vergi Beyannamelerini ve Bordro Vergi Kayıtlarını Kaydetme
Geçmiş vergi beyannamelerinizi kaydetmeyi unutmayın. Bu beyannamelerin saklanmasına ilişkin süre sınırları diğer vergi kayıtlarıyla aynıdır: çoğu durumda üç yıl.
İşletmeler, denetimler için bordro ve çalışan bilgilerini çalışanın şirketten ayrılmasından sonra en az dört yıl süreyle saklamalıdır. Şu makaleye bakın: maaş kayıtlarının tutulması daha fazla ayrıntı için.
Amerikan Barolar Birliği sizi eski vergi beyannamelerini imha etmemeniz konusunda uyarıyor.
Vergi Kayıtlarının Tutulması Konusunda Hızlı Bir Karşılaştırma
Kayıt tutmanız gereken yıl sayısı:
| Durum | Başvuru Tarihinden veya Vade Tarihinden İtibaren Yıl Sayısı |
|---|---|
| Eğer borcun varsa | Başvuru tarihinden itibaren 3 yıl (vade tarihi olduğu varsayılır) |
| Gelirinizin tamamını bildirmediyseniz | Vade tarihinden veya başvuru tarihinden itibaren 6 yıl (hangisi daha sonra ise) |
| Para iadesi istiyorsanız | Beyannamenin verildiği tarihten itibaren 3 yıl veya verginin ödendiği tarihten itibaren 2 yıl (hangisi daha sonraysa) |
| Şüpheli alacak kesintisi veya değersiz menkul kıymet kaybı nedeniyle fazla ödeme talebinde bulunmak istiyorsanız | İadenin vadesi geldiği tarihten itibaren 7 yıl |
| Hileli vergi beyannamesi veya vergi beyannamesi verilmemesi | Limit yok |
| Mülk kayıtları | Sınırlama süresi mülk satıldığında veya başka bir şekilde elden çıkarıldığında başlar. |
Vergi Kayıtlarını Kaydetmek İçin Devlet Gereksinimleri
Çoğu ABD eyaleti, vergi kayıtlarının tutulması konusunda IRS federal kurallarına uyar, ancak bazılarında daha uzun sınırlama süreleri vardır. Bu makale eyalet vergi kayıtlarının tutulmasına ilişkin ayrıntılar vardır.
Ya Bir Kayıt Eksik veya Yok Edilirse?
Vergileriniz üzerinden talep ettiğiniz bir kesinti veya giderin kaydı yoksa ne yaparsınız?
Örneğin, bir kesintiyi kanıtlayacak iptal edilmiş çekiniz veya elektronik makbuzunuz yoksa, bankanızla görüşüp kaydın bir kopyasının olup olmadığını kontrol ederek başlayabilirsiniz. İşlemi göstermek için "son derece okunaklı" olduğu sürece bir banka veya yatırım firmasının mali beyanını da kullanabilirsiniz.
Sel, yangın gibi bir felakette kayıtlarınız yok olduysa şunları yapabilirsiniz:
- IRS'in Transkript Alma hizmetini kullanarak vergi beyannamelerinizin kopyalarını alın veya sipariş etmek için 800-908-9946'yı arayın.
- Finans kurumunuzdan kredi kartı ve banka hesap özetlerini alın.
- Satın alma işlemini gerçekleştiren şirketle iletişime geçerek mülkle ilgili kayıtların kopyalarını alın.
- Evinizi inşa eden veya yeniden şekillendiren müteahhitlerle iletişime geçin. Ayrıca mülkü yok edilmeden önce ve sonra gören arkadaşlarınızdan ve akrabalarınızdan da yazılı açıklamalar alabilirsiniz.
- Miras alınan mülkler için mahkeme kayıtlarını kontrol edin veya vakfı veya mülkü idare eden avukatla görüşün.
- Arabalar için, mevcut adil piyasa değerleri için Kelley Blue Book'u, Ulusal Otomobil Satıcıları Birliği'ni veya Edmunds'u arayın.
