Bir iş görüşmesine gittiğinizde yönetici asistanı işi, görüşmeyi yapan kişi, niteliklerinizin pozisyonla ne kadar alakalı olduğunu ve şirkete ve departmana nasıl uyum sağlayacağınızı öğrenmek isteyecektir.
İş hem idari hem de kişilerarası beceriler gerektirdiğinden, işe alım yöneticileri sıklıkla Sizi bu pozisyon için nitelendiren belirli niteliklerinizin yanı sıra daha az ölçülebilir insani becerileriniz.
Röportaj için hazırlanıyor
Hazırlanmanın yollarından biri, pozisyonun odaklandığı belirli bir beceri seti olup olmadığına dair bir fikir edinmeye çalışmak için iş tanımını analiz etmektir.
Örneğin, seyahat planlamasına, proje koordinasyonuna, günlük toplantı planlamasına, kişisel yardıma veya başka herhangi bir şeye vurgu yapılıyor mu?
İşe özel mülakat sorularını yanıtlarken en alakalı deneyiminizi vurguladığınızdan emin olun.
İş ilanında belirtilen becerilerin bir listesini yapın ve uygulanabilir olduğunu düşündüğünüz diğer becerileri de eklemekten çekinmeyin. Daha sonra kendi idari ve ofis becerilerinize bir göz atın ve niteliklerinizi işle eşleştirin.
Bu, yanıtlarınızı belirli bir pozisyona en uygun şekilde uyarlamanıza yardımcı olacaktır.
1:14
Şimdi İzleyin: İdari İşlerle İlgili 4 Sık Sorulan Soruya Nasıl Cevap Verilir?
Röportajı Yönetmek İçin İpuçları
Tartışmanın muhtemelen iletişim becerileriniz, organizasyon becerileriniz veya zamanlılık gibi kişilerarası sosyal becerilerin ötesine geçeceğinin farkında olmak önemlidir. Zor beceriler hakkında konuşmaya da hazır olmalısınız.
Yazılım Programlarını Tartışmaya Hazır Olun
Birçok yönetici asistanı pozisyonu belirli bir yazılımın sıklıkla kullanılmasını gerektirdiğinden, Çalıştığınız çeşitli programları, bu programları nasıl kullandığınızı ve bilgi seviyenizi tartışın. Uzmanlık.
Teknolojiyi kullanmayı ve yeni programlar öğrenmeyi seviyorum. Ayrıca sistemleri kullanma konusunda pek bilgili olmayan iş arkadaşlarıma ders verme konusunda da yeteneğim var. Kent Associates'teki son işimde desteklediğim profesyonellerden oluşan ekip için proje yönetim sistemlerini incelemeye gönüllü oldum. Patronum önerimi onayladı ve biz de projeleri takip etmemize ve bir web platformunda bilgi paylaşmamıza yardımcı olan web tabanlı bir sistem olan Asana'yı getirdik.
Ofiste PowerPoint slaytları için başvurulacak kişi benim ve satış elemanlarımızın sunumlarıyla müşterileri şaşırtmalarına yardımcı olmaktan keyif alıyorum. Aynı zamanda ileri düzey bir Excel kullanıcısıyım ve proje teklifleri için bütçe projeksiyonları hazırlamak amacıyla karmaşık makrolar oluşturuyorum.
İdari araçlara ve süreçlere hakimiyetinizi örnekleyen belirli anekdotlar sağlarsanız yanıtlarınız daha etkileyici olacaktır.
İdari Süreçleri Tartışmaya Hazır Olun
Önceki pozisyonlarda iş akışınızı ve idari süreçlerinizi tartışmaya hazırlıklı olmalısınız. İdari bir profesyonel olarak organize ve detay odaklı olduğunuza şüphe yok. Görüşmeciniz bilmek isteyecektir Nasıl bu nitelikleri günlük iş akışınızda gösterirsiniz.
Organizasyon yeteneklerim ve detaylara gösterilen ilgi en güçlü varlıklarım arasındadır. Karmaşık projelere düzen getirebileceğim durumlarda başarılı oldum. Örneğin, daha önce müşteriler için tanıtım etkinlikleri planlayan sekiz profesyonele destek verdim. Her proje için hedefleri ve ilerlemeyi takip etmek için bir şablon geliştirdim ve bunu ortak bir sürücüye kurdum Böylece ilgili tüm personel ekibin projeleriyle ilgili ilerlemelerini takip edebilir ve olaylar.
Alfred Group için çalışırken, süreç için gerekli adımların ana hatlarını çizen bir prosedür kılavuzu oluşturdum. kredi başvurularını internete yükledim, böylece tüm kredi memurları aynı şeyi takip edebilsin prosedürler.
Daima Olumlu Yanıt Verin
Görüşme boyunca tavrınıza dikkat edin. Gülümseyin, görüşmeyi yapan kişiyle göz temasını koruyun ve coşkulu (yine de sakin ve kendinden emin) bir ses tonuyla konuşun.
İdari asistanlar genellikle adına çalıştıkları kişilerle çok yakın bir iletişim içinde olduğundan, her zaman olumlu, profesyonel ve kibar olmak çok önemlidir.
Görüşmeyi yapan kişinin sizinle çalışmanın hoş bir deneyim olacağı konusunda hiçbir şüphesinin olmamasını istersiniz.
Acentemizde ön büroda çalıştım ve hem mevcut hem de potansiyel müşteriler için olumlu bir ilk izlenim bırakmam çok önemliydi. Ben doğal olarak "yapabilirim" insanıyım ve incelemelerim düzenli olarak müşteri hizmetleri yönelimimi övdü.
Şirket, etkileşimlerden sonra müşterilerle anket yapıyor ve adım sürekli olarak yardımsever, güler yüzlü ve profesyonel bir personel olarak karşımıza çıkıyor. Patronum, yardım için ofisi ararken müşterilerin beni ne sıklıkta istediğini anlattı.
Yönetici Asistanı Mülakat Soruları ve Cevapları
Hazırlanırken size sorulabilecek soruları gözden geçirmeniz yararlı olabilir. Önceki işlerden elde edilen belirli deneyimleri ve başarıları vurgulayarak bir yanıtın nasıl çerçeveleneceği konusunda biraz düşünün.
- Hangi bilgisayar becerilerine sahipsiniz ve hangi programları rahatça kullanıyorsunuz? - En İyi Yanıtlar
- Birden fazla hatlı bir telefon kullanmak ve yüksek hacimli telefon görüşmeleri yapmak konusunda rahat mısınız? - En İyi Yanıtlar
- Bu şirkette kendimizi aynı hedefler doğrultusunda birlikte çalışan bir ekip olarak düşünmek isteriz. Ekip ortamında çalışmak konusunda ne düşünüyorsunuz? - En İyi Yanıtlar
- İki veya üç çalışanı daha denetlerken nasıl hissederdiniz? - En İyi Yanıtlar
- En büyük gücünüz nedir ve bu pozisyondaki performansınıza nasıl yardımcı olur? - En İyi Yanıtlar
- En büyük zayıflığınız nedir? - En İyi Yanıtlar
- Stres ve baskı ile nasıl başa çıkarsın? - En İyi Yanıtlar
- Amiriniz için çalışmak nasıldı? - En İyi Yanıtlar
- Bir yöneticiden ne beklersiniz? - En İyi Yanıtlar
- Bağımsız mı yoksa takım halinde mi çalışmayı tercih edersiniz? - En İyi Yanıtlar
- İnsanlarla iyi çalışıyor musunuz? - En İyi Yanıtlar
- Ekip çalışmasına ilişkin bazı kişisel örnekler verin. - En İyi Yanıtlar
- Resepsiyonist röportaj soruları: - Soru Listesi
Görüşmeciye Sorulacak Sorular
Ayrıca şirket hakkında biraz araştırma yapmalı ve fırsat ortaya çıktığında ilgili soruları sormaya hazır olmalısınız.
Röportajın başlarında şansınız olmadıysa sorabileceğiniz veya daha fazla tartışabileceğiniz birkaç soruyu önceden sormanız yararlı olabilir.
Çoğu zaman bu, görüşmenin sonuna yakın olacaktır, bu nedenle görüşmeci(ler)de iyi bir izlenim bırakmak önemlidir. Bunu yapmanın harika bir yolu, size sorulan soruları kendi sorularınızla bağlayarak iş görüşmesine olan ilginizi ve hazırlığınızı göstermektir.
- Bu pozisyonun sorumlulukları nelerdir?
- Bu bölümdeki tipik bir günü (haftayı) anlatabilir misiniz?
- Bu bölümdeki güçlü yönler nelerdir? Zayıf yönleri nelerdir?
- Geçmişteki asistanlarınız sizin için çalışmanın en iyi yanının ne olduğunu söylerdi? En kötüsü ne derlerdi?
- Önümüzdeki beş yılda şirketin hangi yöne gideceğini görüyorsunuz? Başarısına yönelik herhangi bir tehdit olduğunu düşünüyor musunuz?
- Son asistanınız neden görevinden ayrıldı? Güçlü yönleri nelerdi? Zayıf yönleri nelerdi? Şu anda ne yapıyor?
- En iyi yardımcınızın hangi özellikleri vardı? Peki ya en kötü asistanın?
- Performans değerlendirmeleri ne sıklıkla yapılıyor? Bunları kim yönetiyor?
- Bir yönetici asistanında sizin için en önemli beceriler nelerdir?
- Bölümünüzde çalışan kişileri nasıl ödüllendiriyor ve teşvik ediyorsunuz?
- Bu departmanda devam eden üretim sorunları var mı?
- Geçmişte personel sorunlarıyla nasıl başa çıktınız?
- Bu pozisyondaki bir kişi için en büyük zorluklardan bazıları nelerdir?
- Sizce bu pozisyonun en ödüllendirici yönü nedir?
- Siz (şirket/bölüm) meslek birliklerine üyeliği ve sürekli mesleki gelişimi destekliyor musunuz?
- Bu ofisteki idari personelin rolünü ne olarak tanımlarsınız?
- Fazla mesai veya hafta sonu saatleri bekleniyor mu?
- Bu şirkette çalışmaktan en çok hoşlandığınız şey nedir? Yapacağınız herhangi bir değişiklik var mı?
- Burada çalışmaktan en az hoşlandığınız şey nedir?
- Departmanı ekip olarak çalışmaya mı teşvik ediyorsunuz yoksa bireysel katkılara daha fazla mı odaklanıyorsunuz?
Daha Fazla İş Görüşmesi Sorusuna Hazır Olun
İşe özel mülakat sorularının yanı sıra, istihdam geçmişiniz, eğitiminiz, güçlü ve zayıf yönleriniz, başarılarınız, hedefleriniz ve planlarınız hakkında daha genel sorular da sorulacaktır.
İşte en yaygın röportaj sorularının ve örnek cevapların bir listesi.
