Не плутати з помічниками юристів, юридичні секретарі виконувати життєво важливі посади в юридичних фірмах по всій країні. Поки помічники юристів часто виконують обов'язки адвоката під наглядом адвоката, юридичні секретарі повинні стежити за всіма деталями, що обертаються юридичною фірмою.
Закон був і завжди буде світом тяганини та семантики. Адвокати повинні бути повністю готові до кожного судового процесу. Таким чином, як адвокати, так і помічники юристів значною мірою залежать від своїх юридичних секретарів.
Які навички вам потрібні, щоб стати юридичним секретарем?
Роль юридичні секретарі, також відомий як адміністративні помічники адвоката або помічники з правових питань, розвинувся за останні два десятиліття. Як і у всьому іншому, технології продовжують трансформувати традиційну юридичну контору.
Юридичні секретарі повинні вийти за рамки звичайних функцій набору тексту та відповіді на телефонні дзвінки до нагляду за важливою діяльністю між адвокатами та клієнтами та щодо судових процесів.
Юридичні секретарі роблять що завгодно адміністративний помічник може зробити, за винятком того, що юридичний світ дещо складніший. Вони виконують секретарські обов’язки, використовуючи юридичну термінологію, процедури та документи. Юридичні секретарі також готують юридичні документи та кореспонденцію, включаючи повістки, скарги, клопотання та повістки до суду. Вони також можуть допомогти з правовими дослідженнями.
Види навичок юридичного секретаря
Роль юридичного секретаря з часом змінилася. Ці навички допоможуть вам досягти успіху в одній адвокатській конторі та у великих юридичних фірмах.
Технологічні навички
багато адвокати не мають ані часу, ані досвіду, щоб добре керувати юридичними офісними технологіями. Вони покладаються на технічно підкованих юридичних секретарів для виконання різноманітних комп’ютерних завдань, таких як створення електронних таблиць, підготовка презентації, перевірка табелів, керування рахунками-фактурами, створення/введення документів, ведення календарів і відстеження термінів.
Тому юридичні секретарі, які добре володіють різноманітними комп’ютерними програмами, матимуть найбільше карєрні можливості. Деякі з найпоширеніших технологій, якими повинні опанувати юридичні секретарі, включають:
- Програмне забезпечення для обробки тексту
- Microsoft Office Suite
- Презентація
- Управління інформацією
- Організація цифрових файлів
- Програмне забезпечення для резервного копіювання даних
- Виставлення рахунків
- Виставлення рахунків
- Транскрипція
- Настільне видання
- Відеоконференція
- Управління електронною поштою
Навички міжособистісного спілкування
Юридичні секретарі щодня спілкуються з адвокатами, помічниками юристів, персоналом, клієнтами, адвокатами протилежної сторони, судовим персоналом, продавцями тощо.
Першокласні міжособистісні та комунікативні навички є важливими. Окрім особистого спілкування, секретарі спілкуються електронною поштою, телефоном і системами відеоконференцій.
- Рецепція
- Телефонний етикет
- Усна комунікація
- Емоційний інтелект
- Ініціатива
- Формальність
- Підшипник
Письмове спілкування
Як ви вважаєте, адвокати самі складають письмову кореспонденцію? Подумати ще раз. Юридичні секретарі часто відповідають за складання планової кореспонденції та службових записок доповнення до вичитки юридичних документів для судових прохань, записок, відкриттів і транзакцій цілей.
Написання є невід’ємною частиною роботи юридичного секретаря; ті, що розвиваються сильні навички письма стануть незамінними для адвокатів, яким вони допомагають.
- Склад електронної пошти
- Дотримання строгих форматів документів
- Увага до дрібниць
- Супровідні листи
- Сильні граматичні навички
- Транскрипція
Організаційні навички
Оскільки юридичні секретарі є «правою рукою» адвоката, організаційні навички є важливими для ефективного управління юридичною практикою або корпоративно-юридичний відділ.
Юридичні секретарі повинні вести паперові та електронні файли, керувати проектами, відстежувати багато дедлайни, вести календарі, планувати зустрічі, організовувати події та тримати все в порядку та доступний.
- Увага до дрібниць
- Управління календарем
- Керування файлами
- Управління конфіденційною інформацією
- Транскрипція
- Процес упаковки та відправлення юридичних документів
- Отримання та оформлення афідевітів
- Конспектування
Навички транскрипції
Навички транскрипції є основою секретарської практики. Крім високої швидкості друку (вимоги роботодавця варіюються від 50 до 100 слів за хвилину), необхідні навички активного аудіювання для сприйняття файлів голосового диктування.
Потрібні хороші навички граматики, орфографії, лексики та мови, а також розуміння юридичної термінології. Як згадувалося вище, секретарі повинні володіти програмами для обробки текстів і обладнанням для транскрипції.
- Активне слухання
- Введення
- Програмне забезпечення для обробки тексту
- Пристрої для запису звуку
- Пам'ять
- Письмове спілкування
Увага до дрібниць
Увага до деталей є надзвичайно важливою в юридичній професії. Наприклад, введення 600 000 доларів у пропозицію про врегулювання замість 60 000 доларів може коштувати вашій фірмі клієнта. Юридичні секретарі займаються дрібницями щоденної юридичної практики, і увага до деталей є майже важливою будь-яке секретарське завдання від складання та вичитки документів до планування зустрічей і складання календаря терміни.
- Конспектування
- уважний
- аудит
- Індуктивне міркування
- Дедуктивне мислення
- Введення даних
- Точність
- Проактивний
Знайомство з юридичними документами та термінологією
Яка різниця між секретарем і a правовий секретар? Юридичні секретарі знайомі з усім, що стосується права та судових процесів. Такі терміни, як «повістка в суд», «pro se» і «voir dire» не плутають юридичних секретарів.
Вони розуміють нюанси юридичної процедури та мають здатність створювати та форматувати судові заяви, відкриття та трансакційні документи.
- Судовий запис
- Amicus Brief
- Апеляційний запис
- Коротка відповідь
- Опитувальні
- Процес оскарження
- Заповіти та заповіти
- Юридичні скарги, апеляції та відповіді
- Акт відмови від позову
- Гарантійний акт
- Вимагання повісток
Командна робота
Командна робота має вирішальне значення для ролі юридичних секретарів у наданні юридичних послуг. У будь-якій практиці — від великих корпоративних юридичних відділів до окремих практикуючих спеціалістів — юридичні секретарі повинні співпрацювати з адвокатами, помічниками юристів, секретарями, картотеки, постачальників та інших для ефективного надання юридичних послуг.
Найефективніші юридичні секретарі знають, як ладити з колегами та співпрацювати з третіми сторонами для виконання роботи.
- Активне слухання
- Усна комунікація
- Письмове спілкування
- Проблемна чутливість
- Співпраця
Навички багатозадачності
Більшість юридичних секретарів працюють для кількох осіб над кількома файлами.
Виконання кількох завдань одночасно має бути другою натурою для компетентного юридичного секретаря.
Вони знають, як жонглювати кількома завданнями та конкуруючими пріоритетами, а також як керувати зростаючим робочим навантаженням у сучасній зайнятій юридичній конторі, де одна людина часто виконує роботу трьох.
- Увага до дрібниць
- Управління часом
- Розстановка пріоритетів
- Делегування
- Планування
- Стресостійкість
Дослідницькі навички
Юридичні секретарі виконують дослідження в Інтернеті для виконання багатьох завдань, таких як пошук напрямків, збір інформації про клієнтів, дослідження конкуренції та пошук свідків-експертів.
Багато юридичних секретарів, особливо в невеликих юридичних офісах, також працюють помічник юриста обов’язки, включаючи юридичні дослідження, перевірку цитат і відстеження судової практики. Вивчення юридичних дослідницьких платформ, таких як Westlaw або Lexis/Nexis, може дати вам конкурентну перевагу.
- Розуміння прочитаного
- Інтерв'ювання
- Конспектування
- Помічаючи тенденції
- Аналіз даних
- Індуктивне міркування
- Дедуктивне мислення
- Програмне забезпечення для дослідження права
Більше навичок юридичного секретаря
- Вирішення проблем
- Управління соціальними мережами
- Вичитка
- Перегляд
- Складання проекту
- Правопис
- Правильне використання пошукових систем
- Написання звіту
- Остаточне виготовлення рукопису
- Націнки
- Розробка та підтримка стандартних операційних процедур (SOP)
- Терміни
- Багатомовний
- Дружелюбність
- Адаптивність
- Ефективність
- Критичне мислення
- Відповідність
- Бухгалтерія
- Професіоналізм
- Обслуговування клієнтів
- Стійкість
- Досудові угоди
- Факсимільні апарати
- Ведіть юридичні бібліотеки
- Керуйте файлами справ
- LexisNexis
- ПЕЙСЕР
Як виділити свої навички
Додайте відповідні навички до свого резюме: Обов’язково виділіть навички, наведені вище, у своєму резюме та історії роботи. Юридичні фірми дбають про ваш досвід і увагу до деталей, особливо щодо того, як ви створюєте своє резюме.
Виділіть навички у супровідному листі: Не витрачайте слів у своєму листі. Оскільки створення супровідних листів є важливою частиною вашої роботи як помічника юриста, дотримуйтесь суті та продемонструйте свою здатність бути чітким і прямим.
Використовуйте навички під час співбесіди: Будьте готові обговорити типи проектів, якими ви керували на інших посадах, не порушуючи конфіденційності клієнта в інших юридичних фірмах. Не бійтеся описувати, як ви використовували навички, наведені вище, на інших посадах за межами юридичного світу, якщо цей досвід можна застосувати до посади, яку ви шукаєте.
