Якщо ви плануєте зробити кар’єру організатор заходів, або як незалежна організація, або з компанією з планування заходів, переконайтеся, що ви добре підходить для цієї ролі. Найбільший успішний Організатори заходів мають вражаючий набір навичок. Нижче наведено п’ять навичок планування заходів, до яких ви будете прагнути регулярно. Ці навички можуть сприяти чи зруйнувати ваш успіх.
Організатори подій чудово організовані
У плануванні заходів успіх полягає в деталях. А їх багато! Відстеження численних завдань, кількох постачальників і постійно змінюваних списків справ одночасно, залишаючи клієнта задоволеним, може бути складним для одних і лякаючим для інших.
буття високоорганізований є обов’язковим для успішного планування заходів. Для тих, хто складає та керує списками справ у своєму особистому житті, організованість може бути природною. Для інших, кому важко запам’ятати дедлайни чи забрати хімчистку, організація може вимагати більше зусиль.
Організатори подій можуть керувати однією подією за раз або бути на етапі планування кількох подій одночасно. Планування деяких подій, наприклад щорічних конференцій, займає більше року, тому організатори мають залишатися організованими протягом тривалого часу.
Організаційних інструментів для організаторів подій достатньо, від програмного забезпечення, яке відстежує реєстрацію, до шаблонів для форм і електронних таблиць. Планування заходів контрольний список який налаштовується для кожного проекту, є одним із найцінніших інструментів, які ви можете мати, незалежно від ваших природних організаційних здібностей.
Визначте організаційну систему, яка найкраще підходить для вас, оскільки організованість має вирішальне значення для кар’єри планувальника заходів.
Організатори подій чуйні
Що спільного у всіх подій? Люди. Успішні організатори подій є характерними, привабливими, хорошими співрозмовниками та чудовими слухачами. Планування заходів — це соціальна професія, оскільки результат — сама подія — включає групу людей, велику чи малу. Розуміти людей і отримувати задоволення від спілкування з ними є частиною роботи.
Це не означає, що, як організатор заходів, ви будете проводити більшу частину свого дня за обідами для клієнтів і за коктейлями під час світських заходів. Планування заходів — це важка робота, і більша її частина проводиться за столом з телефоном або комп’ютером; однак, при вирішенні одного з цих поширених завдань планування заходів необхідна особиста поведінка:
- Переговори з готелями
- Обговорення меню з менеджерами громадського харчування
- Зустріч з продавцями
- Представлення ваших ідей щодо заходів потенційному клієнту
- Мережа в будь-який час і в будь-якому місці
- Керівництво персоналом заходів
- Опрацювання вашого заходу та спілкування з гостями та працівниками
У повсякденному житті більшість із нас пам’ятає приємних, корисних людей, з якими ми спілкуємося, і така взаємодія може зробити досвід набагато конструктивнішим для обох сторін. Ключем до успіху є знання того, як спілкуватися з різними особистостями, як налагодити з кимось зв’язок і справляти позитивне враження. Ніхто не хоче працювати з кимось або допомагати комусь, з ким важко говорити, з ким важко зрозуміти, хто є грубим і непрофесійним у будь-якому випадку, тому вважайте, що бути привабливою необхідною навичкою планування заходів.
Слухайте та чітко спілкуйтеся
Чудово комунікативні навички необхідні в багатьох професіях. Під час планування заходів неправильне спілкування може призвести до численних проблем як для організатора заходів, так і для клієнта, а просте непорозуміння може мати катастрофічні наслідки. Тому вміння слухати має вирішальне значення, щоб зрозуміти потреби клієнта.
Ось кілька прикладів комунікації та того, як ці навички планування подій використовуються під час планування заходів:
Письмове повідомлення:
- Написання пропозиції заходів для потенційного клієнта
- Створення матеріалів для маркетингу вашої фірми
- Написання договорів для клієнтів і постачальників
- Складання подяк для запрошених спікерів та VIP-персон
Вербальна комунікація:
- Уміння пояснити масштаб і мету заходу
- Ефективне донесення своїх ідей до керівника, клієнта чи постачальника
- Розуміння та обробка наданої інформації, як-от занепокоєння клієнта або запитання від постачальника послуг громадського харчування
- Вміле обговорення тарифів на готелі, контактних даних або додаткових послуг від продавця
Організатори заходів креативні
У успішних організаторів подій є ідеї – їх багато. І з цією креативністю приходить здатність перетворювати ідею на щось відчутне. Організатори подій можуть взяти бачення та втілити його в життя. Під час планування заходу креативність має важливе значення, починаючи від розробки унікальної теми для вечірки та закінчуючи доступним рішенням для оформлення, яке відповідає невеликому бюджету.
Творчість також відіграє важливу роль у вирішенні проблем. Здатність творчо мислити для розробки рішень проблем може позитивно вплинути на успіх вашого заходу.
Організатори заходів багатозадачні
На різних етапах процесу планування подій існує багато завдань, які необхідно виконати. Можливо, ви обговорюєте готельний контракт, зустрічаєтеся з клієнтом, щоб обговорити потенційних запрошених доповідачів, бронюєте послугу громадського харчування, берете інтерв’ю у продавців оренди та вивчаєте варіанти розваг. І це лише за одну подію. Додайте відразу кілька подій на етапах планування, і кінцевим результатом стане жонглювання. Успішні організатори подій повинні знати, як ефективно виконувати багато завдань одночасно й підтримувати багато аспектів події, не відкидаючи жодного з цих завдань.
Успіх у плануванні подій полягає в здатності розставляти пріоритети та зосереджуватися на кожному завданні, не відволікаючись на інші речі або не перевантажуючись численними деталями, які потребують вашої уваги. Залишатися спокійним, зосередженим і гнучким є атрибутами успішної багатозадачності.
