Адміністратори виплат роботодавцям зазвичай керують поєднанням обов’язкових і необов’язкових виплат працівникам. Від медичного страхування та страхування за рецептом до пенсійних заощаджень і добровільних виплат, компанії часто можуть запропонувати багато варіантів протягом року. Кінець року – вдалий час, щоб зібрати всі необхідні та непотрібні дані плану виплат разом, щоб оцінити, як усі ці переваги покращують життя працівників, якщо вони все ще є економічно ефективними, і які нові переваги можна додати, щоб покращити загальну компенсація. Найкраще спочатку розібратися з необхідними перевагами для працівників, а потім працювати над непотрібними.
Необхідні виплати працівникам
Незалежно від того, керуєте ви малим бізнесом чи великою багатодержавною корпорацією, існують закони про робочі місця, які захищають здоров’я та фінансове благополуччя працівників. Один із цих законів говорить, що роботодавці повинні отримувати принаймні мінімально необхідні виплати працівникам. Вони підпадають під дію кількох мандатів, зокрема Закону про доступне медичне обслуговування (ACA), Закону про забезпечення пенсійного забезпечення працівників (ERISA) тощо. Важливо розрізняти обов’язкові переваги та переваги, які є галузевими стандартами.
Страхування на випадок інвалідності
У кількох штатах короткострокові та довгострокові плани страхування від непрацездатності вимагають виплат працівникам, які частково оплачуються роботодавцем та працівниками. Додаткові плани зазвичай покриваються відрахуваннями із заробітної плати працівника. Управління малого бізнесу повідомляє, що тепер у наступних штатах вимагається страхування на випадок інвалідності забезпечити часткову заміну заробітної плати відповідним працівникам, якщо вони зазнали нещасних випадків, не пов’язаних з роботою, або хвороба:
- Каліфорнія
- Гаваї
- Нью Джерсі
- Нью-Йорк
- Пуерто Ріко
- Род-Айленд
Сімейні та медичні відпустки
У всіх штатах Закон про сімейні медичні відпустки (FMLA) дозволяє працівникам отримати до 12 тижнів неоплачуваної відпустки з захистом роботи, якщо вони відповідають певним вимогам. Під час відпустки всі групові пільги продовжуються. Якщо працівник вирішить не повертатися на роботу після завершення відпустки FMLA, він або вона все одно може мати право на страхування та продовження медичних пільг відповідно до статуту COBRA. У компанії має працювати не менше 50 осіб або бути громадською організацією. Вимоги відповідності включають:
- Працівник повинен бути зобов'язаний доглядати за народженням, влаштуванням на виховання або усиновленням дитини.
- Працівник повинен піклуватися про найближчого родича, який страждає від серйозної хвороби або травми.
- Працівник повинен потребувати догляду за власним важким станом здоров'я.
- Працівник повинен доглядати за пораненим або хворим діючим військовослужбовцем.
У більшості випадків працівники зобов’язані заздалегідь повідомити свого роботодавця, перш ніж взяти схвалену відпустку FMLA, хоча екстрені ситуації можуть виникати і трапляються. І чоловіки, і жінки мають право на повну відпустку FMLA.
Оплачувана відпустка та інші пільги
За межами відпустки FMLA федеральні закони фактично не зобов’язані надавати оплачувану чи неоплачувану відпустку працівникам. Однак стандартною практикою більшості роботодавців є надання працівникам принаймні кількох оплачуваних і неоплачуваних пільг у відпустку. У більшості випадків оплачувана відпустка обмежується відпусткою та відпусткою, часом хвороби, особистою відпусткою, відпусткою на поховання або у зв’язку з втратою, а також відпусткою присяжних.
Багато компаній пропонують працівникам можливість отримати оплачувану відпустку залежно від того, скільки годин вони працювали за певний період часу, і ці години накопичуються. Інші компанії можуть запропонувати обмежену кількість відпусток на рік, причому наступні вихідні дні не оплачуються. Стандартна політика оплачуваної відпустки включатиме 5 днів відпустки, 3 дні хвороби та 1 особистий день.
Податки на соціальне забезпечення та медичне обслуговування
Хоча більшість працівників не думають автоматично про соціальне забезпечення та медичну допомогу як про виплати, але скоріше те, що вони заробили, усі роботодавці зобов’язані сплачувати податки на соціальне страхування та медичне страхування. Роботодавці в США повинні відповідати тій самій ставці, яку працівники сплачують у систему соціального страхування, яка залежить від віку кожного працівника та суми його заробітку.
Кожен працівник заповнює певні податкові форми на початку роботи, і це є основою для форми W-2, яку роботодавці повинні подавати для звітності про заробітну плату. Крім того, роботодавці повинні перевірити особу та імена всіх працівників за допомогою (безкоштовної) системи перевірки номера соціального страхування або (платної) служби перевірки соціального страхування на основі згоди. Це запобігає використанню роботодавцями неправильної ідентифікації та гарантує, що правильний працівник буде зараховано для своїх майбутніх виплат.
Страхування на випадок безробіття
Усі компанії повинні сплачувати податки на страхування на випадок безробіття за кожного працівника, незалежно від того, працює він повний або неповний робочий день. Це гарантує наявність коштів для покриття періодів безробіття, якщо один або кілька осіб мимовільно звільняються з компанії. Кожна компанія буде попереджена про це штатом, у якому вона працює, і обсягом страховки, яку компанія може мати. Компанії реєструються в державному кадровому агентстві, і платежі здійснюються там. Якщо працівника звільняють без обґрунтованої причини, він або вона може отримувати допомогу по безробіттю протягом короткого періоду часу. В іншому випадку працівники не отримають прямої вигоди від цього необхідного страхування.
Необов'язкові пільги
Усі інші виплати працівникам вважаються необов’язковими виплатами, за винятком мінімально необхідних виплат для здоров’я відповідно до ACA. Це стосується лише компаній, які мають 50 або більше штатних працівників або еквівалентну кількість працівників, які працюють неповний робочий день. Медичне страхування має забезпечувати базову профілактичну допомогу, але може мати високі кишенькові максимуми.
Інші непотрібні переваги включають всі інші форми додаткового страхування, пенсійні накопичувальні плани, страхування життя, зір та стоматологічну допомогу, оздоровлення програми, зарплати, корпоративні пільги, переваги професійного розвитку та навчання, програми допомоги працівникам, гарячі лінії для лікарів і медсестер, телемедицина, і більше. Жодна з цих пільг не вимагається законом, але на розсуд кожного роботодавця. У більшості випадків непотрібні переваги допомагають компаніям стати більш конкурентоспроможними та часто диктуються регіональними та галузевими нормами.
