Ефективні зустрічі — це цікаві та енергійні події, де члени команди працюють разом, щоб ухвалювати рішення або вирішувати проблеми. На жаль, занадто багато зустрічей, які ми відвідуємо, здаються прямо протилежними. Найгірші зустрічі призводять до повзання, залишаючи всіх психічно та емоційно виснаженими та більш ніж трохи розчарованими. Різниця полягає в плануванні та проведенні зустрічей.
Найкращі менеджери розуміють важливість цих подій і розуміють, що проведення чудової зустрічі потребує планування та цілеспрямованих зусиль. Ця стаття пропонує десять порад, які допоможуть вам використати цей цінний час для співпраці з вашою командою. Ось поради щодо того, як зміцнити зустрічі команди.
Позитивно ставтеся до зустрічей
Це найважливіша річ, яку менеджер може зробити як керівник, щоб покращити командні зустрічі. Дивно, скільки керівників пишаються тим, що заявляють про свою неприязнь до зустрічей, але для досягнення значних результати, вирішувати проблеми, приймати рішення, інформувати, надихати, співпрацювати та мотивувати, менеджери повинні працювати з Люди.
Це означає час від часу збирати цих людей разом у кімнаті або на конференц-дзвінок і говорити з ними. Управління — це не те, щоб сидіти в офісі з зачиненими дверима й надсилати електронні листи. Як лідер, спробуйте дивитися на зустрічі як на прояв лідерства. Це час лідерства, а не щось, чого варто боятися, як поїздка до стоматолога.
Пам’ятайте, що зустріч належить вам
Не доручайте планування порядку денного адміністративному помічнику чи іншому члену команди. Як лідер, це ваш планування та проведення зустрічі. Щоб налаштувати себе на правильний настрій, поставте таке запитання та дайте відповідь на нього: «Після цієї зустрічі я хотів би, щоб люди навчилися, досягли чи вирішили?»
Завжди готуйте розпорядок дня
Усе, що ви коли-небудь читатимете про ефективні зустрічі на робочому місці, містить поради підготовка порядку денного. Тим не менш, ми всі з’явилися на засідання, де немає порядку денного. Сам акт планування порядку денного допомагає зосередитися та визначити пріоритетні теми зустрічі.
Попросіть внести свій внесок у порядок денний
Хоча розробка порядку денного є основним обов’язком керівника, членів команди можна запрошувати додавати пункти порядку денного. Надішліть дзвінок для ідей за кілька днів до зустрічі.
Приправте це
Внесіть трохи різноманітності у формат. Ось кілька речей, які ви можете зробити прикрасьте зустрічі команди:
- Запросіть запрошених спікерів
- Святкувати щось
- Проведіть «навчальний круглий стіл» — нехай члени команди по черзі навчать один одного чомусь
- Перегляньте Ted Talk, який стосується порядку денного зустрічі
- Проведіть групову діяльність
- Змініть місце розташування (подумайте про перенесення зустрічі за межі місця)
- Принесіть веселу або цікаву їжу
- Проведіть зустріч з «одного пункту порядку денного».
- Запитуйте блискавичні оновлення
- Залучіть команду до мозкового штурму
- Поміняйтеся кріслами або переодягайтеся що завгодно щоб розбити монотонність
Дозвольте трохи «білого простору» для спонтанної творчості та залучення
Не набивайте стільки пунктів на порядок денний, щоб вам було важко його завершити. Натомість залиште трохи місця в кінці для спонтанного обговорення. Якщо зустріч закінчується раніше, то нехай всі розходяться раніше. Кожен також цінує знайдений час.
Використовуйте командні зустрічі для співпраці
Замість того, щоб просто ділитися інформацією, спробуйте вирішити проблему або попрацюйте з групою над прийняттям рішення. Так, це складно і може бути безладно, але саме тут ми отримуємо найбільшу користь від зустрічей.
Світитися
Бути лідером наради – це не хизуватися владою чи зловживати владою. Прикладом цього є покарання за запізнення перед командою. Зберігайте почуття гумору і свою скромність.
Слідувати
Відстежуйте дії та переконайтеся, що люди роблять те, що вони обіцяють зробити. Прикро з’явитися на наступній зустрічі й виявити, що половина команди не потрудилася виконати те, що вони зобов’язалися на останній зустрічі. Подальші дії перед зустріччю та притягувати людей до відповідальності за їх зобов'язання.
Будьте взірцем лідера
Зустрічі команди – це не час, щоб розслабитися та відпочити разом із командою. Дотримуйтеся найвищих стандартів поведінки для себе та своєї команди, що означає відсутність непристойних жартів, зловживання членами команди, цинізму та сарказму чи критики інших відділів чи керівництва. Подумайте, яким лідером ви хочете, щоб вас знали, а потім з’являйтеся на кожній зустрічі буття той лідер.
Суть
Жахливо втрачати можливість зустрітися та попрацювати зі своєю командою. Вкрай важливо, щоб ви розвивали дисципліну, щоб планувати та проводити зустрічі, які люди цінують і просувають ініціативи.
