Запитання працівника виглядає простим, зрозумілим, і на нього має бути легко відповісти. правильно? Ні, якщо ваша робота є Людські ресурси. Навіть найпростіше запитання працівника викликає незліченну кількість тривог у відділу кадрів роботодавця. Знову ви йдете цією дорогою з п’яти напрямків. Як задовольнити всі п’ять зацікавлених сторін, водночас чесно ставлячись до нинішнього працівника?
Що краще для роботодавця? Що найкраще для працівника? Що є законним або вимагається державною установою? Що створює прецедент для майбутніх рішень щодо працівників і справедливого ставлення до них? Яке рішення призведе до подання на вас до суду з усіма супутніми витратами та погіршенням?
Ви не можете прийняти рішення, якщо воно певною мірою не задовольняє всіх п’яти зацікавлених сторін. Чи справді варто дивуватися тому, що інколи страждають саме зацікавлені особи? Ось як люди з відділу кадрів повинні думати та приймати рішення, щоб відповісти на запитання співробітника. Візьмемо для прикладу модифікацію політики виставки цієї компанії.
Як HR думає, приймає рішення та відповідає на запитання
Питання, яке поставив читач, здавалося досить простим. Співробітник, який їздить у службових справах компанії на виставки та інші заходи для клієнтів, хотів продовжити свій час у місті події, використавши відпустку. Без проблем.
Немає проблем, тобто поки відділ кадрів не повідомить йому, як дні будуть зараховуватись до оплачуваної відпустки. Із симпатією як до HR, так і до співробітників, ось як працівник відділу кадрів має думати та приймати рішення.
Працівник поїхав у неділю на виставку. (Немає проблем із цим часом у дорозі; компанія, відповідно до політики, яку розуміють усі працівники, не оплачує час проїзду у вихідні для звільнених працівників.) Співробітник працював на виставці з понеділка по середу та хотів почати використовувати день відпустки після подія.
Гаразд, сказав той Менеджер з персоналу, четвер і п'ятниця - вихідні дні. Ні, відповів працівник, у четвер я, як правило, повернувся до компанії; оскільки цей день буде оплачуватися як частина мого звичайного робочого тижня, несправедливо змушувати мене брати відпустку, щоб покрити четвер. Ви зі мною?
HR-мислення та прийняття рішень починають розвиватися
Гаразд, каже менеджер з персоналу, чия першочергова схильність полягає в тому, щоб відрахувати четвер як день відпустки, оскільки працівник насправді не використовує цей день, щоб повернутися до компанії. HR-спеціаліст справедливо не бажає приймати рішення про відпустку в кожному конкретному випадку для співробітників, які відвідують заходи, спонсоровані компанією.
Перевіривши кілька генеральних директорів і ще одну людину з персоналу, обидва рішення мали прихильників. Якщо очікувалося, що співробітник повернеться з конференції в середу, а працюватиме в четвер, то вихідним повинен бути четвер.
Якби четвер зазвичай був днем подорожі, він би вважався робочим днем, а не днем відпустки. За звичайних обставин він все одно поїде назад, і компанія не повинна штрафувати його за те, що він продовжив своє перебування відпусткою.
Але він вирішив не повертатися назад, а замість цього піти у відпустку, кажуть незгодні. Це не проблема компанії, і ми оплачуємо лише час у дорозі, якщо працівник використовує робочий день для повернення. Оскільки ми не оплачуємо час у дорозі у вихідні дні, і не існує такого поняття, як день у відрядженні, працівники повинні отримувати зарплату, лише якщо вони працюють.
Крім того, як правило, працівник, якщо його не було призначено демонтувати кабінку, повинен повернутися в середу та з’явитися на роботу в четвер. Він міг домовитися про запізнення зі своїм менеджером, якщо його рейс був червоними очима.
У такому випадку, не сумнівайтеся, четвер має бути відрахований як день відпустки. Але яка минула практика в компанії? Чи очікується, що працівники повернуться назад у середу, якщо це можливо, чи четвер є звичайним днем повернення.
Більшість працівників хочуть якнайшвидше повернутися додому та на роботу. Отже, вони їдуть додому в середу, якщо можливий будь-який рейс, замість того, щоб провести ніч, бовтаючись наодинці в чужому місті, не маючи чим зайнятися.
Це також питання приватного сектора проти державного службовця. Якщо ви працівник державного сектору, який часто працює на погоджених умовах профспілкового контракту, ви очікуєте таких міркувань, як оплата за кожну хвилину вашої роботи. Якщо не в прямій компенсації, то розраховує працівник державного сектору час комп за відпрацьовані години, а також очікує, що отримають оплату за проїзд у вихідні.
Таке мислення є анафемою для роботодавця приватного сектору, який очікує, що звільнені працівники виконають роботу та досягнуть поставлених цілей. Насправді, мислення як погодинний працівник завадить вашій кар’єрі та зробить вас менш цінним як працівника. Ось кілька попередніх думок про компенсацію працівникам за час у дорозі.
Якщо працівник погодинний або невільний працівник, роботодавці повинні враховувати оплачений час у дорозі плюс години, відпрацьовані на виставці. Якщо працівник має право на понаднормову роботу, ці правила застосовуються навіть у дорозі.
(Це одна з теорій про те, чому не звільнених працівників так рідко просять їздити на заходи для клієнтів і навчання. Згідно з урядовими постановами, витрати на їхню відвідуваність є непомірно високими – або принаймні – важкою справою для обліку та оплати роботодавцями. І, незважаючи на те, що ці правила можуть перешкоджати використанню та кар’єрному росту погодинних працівників, HR співчуває роботодавцям.)
Міркування щодо рішення відділу кадрів щодо політики виставок
Наступна проблема, яку слід розглянути відділу кадрів у цьому випадку, полягає в тому, що багато співробітників часто їздять на виставки та інші заходи компанії. Прийняте рішення в цьому випадку має далекосяжні наслідки для роботодавця та рішення щодо інших вимог працівників у майбутньому.
Чи дійсно відділ кадрів хоче приймати ці рішення в кожному конкретному випадку? У який момент закінчується робота і починається відпустка? Коли виставка закінчується о 16 год. в середу?
Коли останній літак відправляється в рідне місто працівника в середу ввечері? А якщо в середу немає літака? Скільки документації та досліджень потрібно буде вимагати відділу кадрів від інших працівників у майбутньому, щоб переконатися, що рішення компанії щодо обліку відпусток є послідовними та справедливими?
У якийсь момент відділ кадрів повинен визначити, що рішення на користь дозволу цьому працівнику використовувати четвер як день відпустки має занадто багато наслідків для подібних запитів у майбутньому. Зрозуміло, що працівник почуватиметься нещасним.
Але ніхто в відділі кадрів, кого я знаю, не хоче витрачати свій робочий час на посаду відповідального поліцейського. Працівник вирішує не повертатися в оплачуваний час; він може повернутися назад, якщо хоче отримати зарплату, а потім піти у відпустку. Будь-яке інше рішення відкриває надто велику банку черв’яків.
Остання думка для спеціаліста з кадрів стосується того, як ставилися до працівників у минулому. Чи зазвичай працівники подорожують у середу ввечері або в четвер? Якщо четвер, чи очікується, що вони з’являться в офісі? Якщо в середу ввечері, скільки часу четверга вони мали працювати?
Якщо за звичайних умов роботи він повернувся б у середу ввечері, то четвер мав би вважатися відпусткою. Якщо в ході звичайної роботи він подорожував би в четвер, але очікується, що він також з’явиться на робочому місці в четвер, тоді четвер повинен бути оплачений як день відпустки.
Ах, ви вперше стикаєтеся з цим питанням? чудово У вас є шанс створити прецедент і встановити політику та практику подорожей вашої компанії.
Можливо, ви навіть можете додати своє рішення до довідник працівника, щоб усі працівники знали ситуацію, щоб керувати ними прийняттям рішень у майбутньому.
HR знаходить рішення
Як щодо цього для вирішення поточного питання? Як компанія обслуговувала поїздки співробітників на виставки та заходи для клієнтів у минулому? Співробітники повертаються тієї ночі та працюють наступного дня, чи компанія дає їм свободу дій і дозволяє прилетіти назад наступного дня після події та з’явитися на роботу наступного дня?
Визначте, що керувало цією практикою в минулому, на думку кількох ваших керівників, які відповідають за співробітників, які відвідують заходи, присвячені клієнтам. Минула практика визначатиме використання дня відпустки чи ні відсутність на четвер.
Що, якщо ви виявите, що цілком імовірно, практики були непослідовними за всіма напрямками, і не існує чіткої попередньої практики? Намалюйте лінію на піску. Скажіть працівнику, який зараз запитує, який не керувався правилами, що він може використати день відпустки на четвер. Потім:
- Розробіть свою політику,
- Додайте політику до довідник працівника,
- Навчіть співробітників, які подорожують, щодо переглянутої політики,
- Повідомте керівникам, що розсуд керівництва більше не керуватиме рішеннями про відрядження співробітників, оскільки рішення не були послідовними та справедливими, і
- Використовуйте нову політику приймати послідовні, справедливі рішення в майбутньому.
Мова політики подорожей для майбутнього
У компанії, де працівники часто подорожують у справах, і особливо якщо група працівників велика, це буде a кошмар для компанії приймати рішення в кожному конкретному випадку, і компанія ніколи не може бути справедливою в усьому дошка. Вимоги до документації працівників додати непотрібний тягар.
Придирки до хороших співробітників, які вносять свій внесок, через хвилинний відлік робочого часу є образливим і принизливим для керівника, відділу кадрів і співробітника. І це перемагає ваша мета довіряти співробітникам, ставлячись до працівників як до дорослих і очікуючи від працівників прийняття відповідальних рішень відповідно до викладених інструкцій.
Отже, залежно від потреб вашої компанії, ось політика, рекомендована як частина вашої загальної політики подорожей. (У вас є багато додаткових рішень для комплексної політики.)
І, до речі, якщо у вас є лише пара працівників, які подорожують? Ігноруйте все це мислення HR та прийняття рішень. да! Менеджери можуть приймати рішення щодо обліку часу в кожному конкретному випадку.
Поїздки до та з подій, спонсорованих компанією:
У (назва компанії) співробітники часто подорожують у справах. Співробітники відвідують навчання або зустрічі професійної асоціації, відвідують постачальників і конкурентів, зустрічаються з клієнтами та відвідують торгові виставки та інші події взаємодії з клієнтами, щоб назвати лише кілька прикладів. Оскільки ці заходи часто проводяться в бажаних місцях, співробітники часто просять використати свій PTO або відпустку, щоб продовжити своє перебування на місці події.
У цих випадках компанія несе відповідальність за вартість проїзду працівників включно з літаками, таксі, автобусами до аеропорту та необхідними транспортними засобами з дня, коли працівник їде на подію, до завершення роботи компанії на заході. Працівник повинен обліковувати кожен додатковий день тижня, звільнений з роботи після події, як час оплачуваної відпустки, час PTO або неоплачувану відпустку з дозволу керівництва.
Усі витрати, понесені працівником або попутниками на проїзд, харчування, проживання, транспорт тощо під час відпустки, повинні бути оплачені працівником. Частина квитка на літак, придбана компанією для повернення співробітника після відвідування заходу, або врахований пробіг, які зазвичай сплачує компанія за повернення працівника, можна використати для повернення працівника додому.
Компанія не сплачуватиме додаткових витрат. Співробітник повинен порахувати кожен день, звільнений після проведення заходу, який спонсорує компанія.
Так, це довга відповідь на запитання працівника про використання відпустки для продовження поїздки на корпоративні заходи. Але це гарний приклад усіх факторів, які відділ кадрів повинен враховувати під час мислення та прийняття рішень. Це не розвага для відділу кадрів, але для задоволення потреб п’яти зацікавлених сторін компанії необхідні кадрові роздуми та прийняття рішень.
Чи не просто ненавиджу кадровий жаргон? Почніть зі слова: стимулювати.
