Тайм-менеджмент насправді полягає в управлінні собою. Ви не можете справді «керувати» часом, тому що в добі 24 години, 60 хвилин у годині, 60 секунд у хвилині — і це ніколи не змінюється. Однак ви можете контролювати, де і як ви проводите свій час, і вживати заходів для зменшення або усунення марнотратників часу. Ось десять вічних способів контролювати свій щоденний розклад, щоб максимально використовувати час, який у вас є.
1) Встановіть пріоритетні цілі
Без цілей ви можете виявити, що схильні ганятися за тим, що здається найбільш терміновим або дивиться вам прямо в очі. Важко не відволікатися на блискучі предмети. Щоб запобігти цьому, визначте свої справжні пріоритети в житті та рухайтеся до них, встановлюючи річні, місячні, щотижневі та щоденні цілі або бажані результати. Розташуйте кожен із них за такою системою:
- Важливість: (A=висока, B=середня, C=низька)
- Терміновість: (1=висока, 2=середня, 3=низька)
Завжди спочатку працюйте над найбільш невідкладними та важливими цілями та завданнями (A1), а потім переходьте до списку.
2) Дотримуйтеся правила 80/20
Правило 80/20, також відомий як принцип Парето, говорить, що 80 відсотків результатів ви отримуєте від 20 відсотків ваших дій. Це спосіб переглянути використання часу, визначити пріоритетність вибраних завдань порівняно з найважливішими цілями. Ви зосереджуєтесь на 20 відсотках діяльності, які дають 80 відсотків ваших бажаних результатів?
3) Навчіться говорити «Ні».
Хоча це чудово бути командним гравцем, важливо також знати, коли і як бути наполегливим і дозволяти люди знають, що ви не можете впоратися з їхнім запитом у даний момент, якщо це суперечить вашому досягненню ваших цілей. Якщо ви все-таки погоджуєтеся взятися за це завдання, домовтеся про кінцевий термін, який допоможе їм досягти своїх цілей, не жертвуючи своїми.
4) Подолайте прокрастинацію за допомогою системи 4D
- Видалити це: Які наслідки невиконання завдання взагалі? Розглянемо правило 80/20; можливо, це не потрібно робити в першу чергу.
- Делегуйте це: Якщо завдання важливе, запитайте себе, чи справді це те, за що ви зобов’язані виконуватися. Чи можна дати завдання комусь іншому?
- Зробіть це зараз: Відкладення важливого завдання, яке потрібно виконати, лише створює відчуття тривоги та стресу. Зробіть це якомога раніше вдень.
- Відкласти: Якщо завдання не може бути виконано швидко та не має високого пріоритету, просто відкладіть його.
5) З'їжте жабу
Цитуючи Брайана Трейсі з його книги «З’їж цю жабу»,
«Якщо перше, що ви робите щоранку, це їсти живу жабу, ви можете прожити весь день з нею задоволення від усвідомлення того, що це, мабуть, найгірше, що трапиться з тобою за весь день довго."
Щоденні ваші жаби – це завдання, які найбільше вплинуть на досягнення ваших цілей, і зазвичай це завдання, початок яких ви, швидше за все, відкладаєте.
6) Зменшіть кількість зустрічей
Погано проведені зустрічі марнують час, помножений на кількість учасників зустрічі. Переконайтеся, що ви мати порядок денний і ви проводите зустріч не просто заради зустрічі.
7) Скляна банка: каміння, галька, пісок
Класифікуйте свою роботу таким чином:
- Скелі: Ваші найважливіші стратегічні проекти
- Камінці: Проекти та завдання важливі, але не найважливіші
- Пісок: Менші, незначніші завдання
Візьміться спочатку за каміння. Якщо ви продовжуєте братися за дрібниці (пісок і гальку), а не за важливі стратегічні предмети, каміння, то ваша банка швидко заповниться, і більше каміння не залишиться.
8) Усуньте електронні марнотрати часу
У кожного є певні відволікаючі чинники, які заважають їм і віднімають час від роботи. Ваш Facebook? Twitter? Перевірка електронної пошти? Постійний обмін повідомленнями з друзями та родиною? Перестаньте перевіряти їх так часто і почніть групувати ці види діяльності. Встановіть час, потім перевірте та розберіться з усіма одночасно. Дайте собі 30 хвилин, а потім поверніться до завдання.
9) Будьте організовані
Для того, щоб ефективно керувати своїм часом і бути продуктивним кожен день, ви повинні створити належне середовище. Усуньте непотрібний безлад, створіть ефективну систему картотеки, знайдіть місце поблизу для всієї роботи елементи, які вам часто потрібні, і використовуйте інструменти керування робочим процесом, щоб допомогти вам створити продуктивну роботу навколишнє середовище.
10) Бережіть своє здоров'я
Хороший нічний сон, здорове харчування та фізичні вправи додадуть вам енергії, зосередженості та витривалості, необхідних для того, щоб максимально використати свій день. Може здатися, що робота важливіша, і ви завжди можете наздогнати сон, їжу та фізичні вправи пізніше. Однак якщо ви втратите здоров’я, ви не зможете працювати чи робити щось інше, тому не економте на догляді за собою.
