Посадовий опис помічника з адміністраторів: зарплата, навички тощо

Помічники адміністраторів, у тому числі секретарі, є основою функціональності офісу. Вони друкують і готують документи, призначають зустрічі та ведуть файли. Вони відповідають на телефонні та прямі дзвінки та допомагають із нарадами персоналу. У деяких офісах вони можуть виконувати основні бухгалтерські завдання та приймати оплату від клієнтів і клієнтів.

У 2019 році в США працювало приблизно 3,6 мільйона адміністративних помічників і секретарів.

Обов'язки та відповідальність адміністративного помічника

Обов’язки адміністративних помічників можуть відрізнятися залежно від типу офісу, в якому вони працюють, але деякі загальні обов’язки включають:

• Відповідайте на телефонні дзвінки та приймайте повідомлення.
• Генерувати документи.
• Складіть слайдові презентації
• Створення електронних таблиць.
• Керувати базами даних.
• Створювати та/або підтримувати веб-сайти.
• Ведення базової бухгалтерії.
• Виконуйте функції офіс-менеджера, плануйте заходи для персоналу, такі як вечері з нагородженнями та заходи зі збору коштів, плануйте зустрічі з клієнтами та організовуйте графіки для колег.

Зарплата адміністративного помічника

Заробітна плата може залежати від характеру бізнесу, де працює адміністративний помічник, а також від обсягу обов'язків. Ці керівники отримують найвищу зарплату.

• Середня річна зарплата: 40 990 $ (19,71 $/год)
• Топ 10% річної зарплати: Більше $67 510 ($2,46/год)
• Нижні 10% річної зарплати: Менше 26 880 доларів США (12,92 доларів США за годину)

Освіта, навчання та сертифікація

Ця професія не вимагає спеціальної вищої освіти, але може бути корисною.

• Освіта: Вам знадобиться диплом про середню освіту або його еквівалент, і ви можете отримати перевагу в цій галузі, записавшись на програму аспірантури або відвідавши програму підготовки секретарів після закінчення середньої школи. Секретарі часто мають ступінь бакалавра або отримують сертифікати, орієнтовані на спеціальність, наприклад Акредитований юридичний секретар або сертифікований медичний адміністративний помічник у зростаючій кількості секторах. Виконавчі помічники а секретарі повинні мати принаймні деякі кредити коледжу, якщо не ступінь бакалавра.
• Навчання: Подумайте про те, щоб почати з агентства тимчасової зайнятості. Вони іноді пропонують навчання новобранцям. В іншому випадку, якщо у вас є базові секретарські або адміністративні навички, вам може бути надано навчання без відриву від роботи, коли ви вивчатимете особливості певного бізнесу чи сфери.

Навички та компетенції адміністративного помічника

Щоб стати помічником адміністратора, вам знадобиться кілька основних навичок.

• Навички комп'ютера та програмного забезпечення: Вам має бути зручно користуватися Microsoft Office, електронною поштою та Інтернетом. Можливо, вам знадобиться ознайомитися з QuickBooks або іншими програмами для бухгалтерського обліку, якщо ви працюєте в малому бізнесі.
• Навички багатозадачності: Це може бути особливо важливо, якщо ви також виконуєте роль менеджера. Ви повинні вміти жонглювати кількома вимогами одночасно.
• Вербальні та письмові навички спілкування: Це дуже важливо. Ви повинні добре володіти англійською мовою та мати хороші навички коректора.
• Навички міжособистісного спілкування: Ви працюватимете з іншими, включаючи клієнтів та інший офісний персонал. Хороші манери та спокійна поведінка можуть бути дуже важливими.
• Організаційні навички: Ви повинні бути орієнтованими на деталі та організованими, здатними миттєво знайти документ або відкликати протокол.
• Навички прийняття рішень: Ви часто вирішуєте кілька завдань майже одночасно, особливо в зайнятих офісах, тому ви повинні вміти розставляти пріоритети та приймати ефективні рішення. Клієнт може захотіти записатися на прийом негайно, але чи справді у нього невідкладна ситуація чи це може почекати кілька днів?

Перспектива роботи

На жаль, ця посада не має обнадійливих перспектив роботи. Бюро статистики праці США прогнозує, що технологічний прогрес почне перемагати виконання обов’язків багатьох адміністративних помічників з 2019 по 2029 рік, що призвело до скорочення робочих місць на 9% зростання.

Робоче середовище

Ця посада потрібна практично кожній галузі. Ви можете опинитись у медичному кабінеті, юридичній конторі, урядовій установі або в невеликому місцевому підряднику. У будь-якому випадку ви, ймовірно, опинитеся в офісній обстановці.

Віртуальні помічники стають дедалі більш затребуваними, тож цілком можливо, що ви зможете працювати вдома.

Робочий розклад

Це майже завжди робота на повний робочий день у звичайний робочий час, але природа бізнесу може вимагати роботи у вихідні, наприклад, якщо ви працюєте в медичній клініці. Крім того, працівники юридичної професії можуть виявити, що від них очікують багато годин до судових розглядів і термінів.

Порівняння схожих вакансій

Деякі подібні роботи та їх середня річна оплата включають:

• Судовий репортер: $61,660
• Інформаційний референт: $36,920
• Медичний транскрипціоніст: $44,090