Для більшості організацій це єдина найважливіша частина оргтехніка є телефон. Телефонні системи бізнес-класу зазвичай починаються з кількох тисяч доларів, і ціна зростає пропорційно зі збільшенням розміру системи та кількості функцій, які вам потрібні.
Обговорювані тут телефонні системи бізнес-класу призначені для офіси з десятьма людьми і більше.
Які функції вам знадобляться
Функції, які приносять цінність вашому бізнесу та з’єднують ваш бізнес зі світом, збільшать загальну вартість телефонної системи. Продавець телефонної системи спробує продати вам усі навороти (це їхня робота), але вам потрібно розглянути кожну функцію та вирішити, чи додасть вона цінності вашому бізнесу чи врятує вас гроші.
Основні характеристики
Ось деякі з найпоширеніших функцій, які доступні в бізнес-телефонній системі. Кожен бренд відрізняється, тому попросіть продавця надати повний список варіантів.
The автосекретар зазвичай займає місце секретаря, показуючи абонентам список варіантів маршрут їх дзвінка
- Функції конференції дозволити двом або більше розширенням підключитися для спільного використання в розмові. Зазвичай за умовчанням дорівнює два. Якщо вам потрібно більше двох, запитайте, яка максимальна кількість учасників. Деякі системи дозволяють проводити конференцію лише з внутрішніми розширеннями. Якщо вам потрібні зовнішні конференц-дзвінки, запитайте про це також.
- Автоматизований довідник дозволяє абонентам шукати внутрішній номер співробітника, ввівши кілька перших літер його імені.
- Голосова пошта дозволяє залишати повідомлення для співробітників, які недоступні або по телефону. Деякі системи можуть пересилати повідомлення голосової пошти на електронну пошту співробітника та дозволяти окремому обладнанню голосової пошти сторонніх виробників взаємодіяти з їхнім обладнанням. Залежно від ціни це може заощадити ваші гроші.
- Утримання виклику це можливість поставити виклик на утримання, поки користувач займається іншими справами. Зазвичай додається до системи.
- Переадресація викликів дає користувачеві можливість тимчасово переадресовувати всі дзвінки на інший внутрішній номер або на голосову пошту.
- Швидкий набір зберігає часто використовувані номери телефонів і дозволяє користувачеві набрати їх одним або двома кнопками. Це корисна програма для заощадження часу для номерів, на які часто телефонують.
- Повторний набір дозволяє повторно набрати останній набраний номер одним натисканням кнопки.
- Пейджінг дозволяє користувачеві розмовляти через систему оповіщення, щоб зателефонувати працівнику або дати оголошення.
- Музика на утриманні дає вашим абонентам щось для прослуховування, коли вони знаходяться на утриманні. Це може бути музика або попередньо записані повідомлення з рекламою вашої компанії.
- Резервне живлення забезпечить альтернативне джерело електроенергії на 10-60 хвилин у разі відключення електроенергії.
Розширені функції
Розширені функції збільшать значну вартість загальної системи та збільшуватимуть постійні витрати протягом усього терміну служби системи. Однак це можна компенсувати зменшенням обслуговування клієнтів і переваги економії часу, які вони приносять.
- Віддалене розташування Функція дозволяє легко підключатися до співробітників за межами підприємства або невеликих віддалених офісів, просто набираючи номер внутрішнього розширення.
- Знайди мене / Йди за мною дозволяє користувачам пересилати свій телефон на вимогу на інший телефон, мобільний телефон, домашній телефон, секретаря тощо.
- Комп'ютерна телефонна інтеграція (CTI) дозволяє телефонній системі взаємодіяти з комп’ютерною системою. Приклади включають можливість для користувача клацнути номер телефону на екрані, і телефонна система автоматично набирає номер (зменшує неправильні номери та економить час); або передача номера телефону клієнта комп’ютеру під час дзвінка, щоб відкрити обліковий запис клієнта та відобразити його на екрані для працівника, перш ніж відповісти на дзвінок. Цей варіант дуже дорогий.
Наскільки великою має бути система
Наступне запитання, на яке ви повинні відповісти, це те, де вам потрібні телефони. У наведеному нижче списку визначено типові місця, де потрібно знайти розширення телефону:
- Портьє
- Кожен кабінет
- Факс
- Термінали кредитних карток, порти даних
- Кімната для переговорів
- Поверх магазину/складу
- Місця загального користування (зал очікування, коридори, під’їзди тощо)
Далі вам потрібно буде визначити, скільки одночасних телефонних дзвінків надходитимуть і залишатимуться в офісі. Загальна сума вхідних і вихідних дзвінків у будь-який момент — це кількість ліній (або з’єднань), які вам знадобляться.
Типовими конфігураціями є 3, 8, 12, 16, 24 або 48 ліній. Більші системи мають слоти розширення, тож пізніше можна додати більше ліній. Не забудьте врахувати майбутнє зростання (25% не є рідкістю). Важливо: якщо ви недооціните це, абоненти отримають сигнал зайнято, якщо всі лінії використовуються.
Пошук дилера телефонних систем
Знайти дилера не складно. По-перше, ви можете пошукати в Інтернеті «Телефонне обладнання та приладдя», щоб знайти дилера поблизу вас.
Виставки бізнес-техніки та офісної техніки також є хорошим місцем для початку. Ви не тільки зможете зустрітися з продавцями та технікою підтримки, але й випробувати систему.
Нарешті, найкращий спосіб – розпитати. Запитайте людей, яких ви знаєте, які мають бізнес з офісом. Ви також можете отримати їхню оцінку якості обладнання та рівня наданого сервісу.
Розрахунок загальної вартості
Загальна вартість системи складатиметься з наступних компонентів:
- Базовий блок / система це підрозділ, який контролює всю телефонну інфраструктуру. Вартість залежить від кількості ваших функцій, кількості телефонів, які він може обслуговувати, і кількості ліній, що надходять від телефонної компанії.
- Телефони / Настільні набори це блоки, які стоять на столах або прикріплені до стіни. Вони бувають різних стилів, можливостей і цін. Ціни можуть коливатися від 70 до 1000 доларів. Приклади включають базовий (найдешевший), середній рівень, виконавчий/високий клас, набори для рецепції (найдорожчі) і столи для конференцій. Інші варіанти включають гарнітуру "вільні руки" та бездротове підключення. Більшість телефонів є фірмовими і працюватимуть лише з базовою системою цього виробника. Якщо ви замінюєте існуючу телефонну систему, вартість усіх нових телефонів (якщо ви змінюєте бренд) може зробити оновлення до наступної вищої моделі єдиним доступним рішенням, яке у вас є.
- Електропроводка є кровоносними судинами організації і не повинні бути маргіналізовані. Якщо ви будуєте офіс, встановіть додаткову проводку та розетки в будь-якому місці, яке, на вашу думку, може знадобитися телефон у майбутньому. Вартість буде невеликою частиною вартості, якщо вам доведеться повернутися пізніше і пробити отвори в стелі та стінах. Якщо ви встановлюєте його в будівлі з існуючою електропроводкою, попросіть дилера перевірити проводку на сумісність, перш ніж підписувати договір.
- Встановлення та початкова конфігурація буде найбільш трудомісткою частиною проекту. Телефонні системи не працюють відразу, і, швидше за все, їх доведеться встановлювати та спочатку налаштовувати кваліфікованому техніку. Щоб почати роботу якомога швидше, переконайтеся, що це включено в контракт. Інші варіанти, про які можна обговорити, це технічне обслуговування, майбутні модифікації та навчання ваших співробітників.
Прийняття остаточного рішення
Остаточне рішення лежить на ваших плечах. Продавці телефонної системи можуть бути агресивними, але пам’ятайте, що ви «клієнт» і ви відповідальні. Щоб отримати найкращу ціну за потрібну вам систему, передайте свої вимоги кільком компаніям і дозвольте їм подати заявку на проект. Переконайтеся, що ви отримали детальну пропозицію, яка охоплює всі сфери, описані вище. Ви не отримаєте порівняння «яблука з яблуком», тому попросіть, щоб вартість функцій була вказана окремо (або детально, якщо вони включені в пакет функцій). Це дозволить вам визначити причину різниці в цінах. Якщо ви все ще не впевнені в чіткому лідері, попросіть переглянути демонстрацію на сайті наявного клієнта. Нарешті, порівняйте пропозиції та виберіть ту, яка відповідає вашим потребам, дає змогу розвиватися і, що найважливіше, з якою ви відчуваєте себе найкраще.
