Резервне копіювання даних має вирішальне значення для забезпечення безперервності вашого бізнесу. Якщо ваша єдина резервна копія зберігається на одному настільному/портативному комп’ютері чи мобільному пристрої та її втрачено або викрадено, ваші бізнес-дані зникли. І маючи паперові копії бізнес-даних не є належним захистом даних; що, якщо ваше комерційне приміщення згоріло вщент або зазнало сильної повені? Знову дані, необхідні для ведення бізнесу, можуть бути безповоротно втрачені.
Втрата даних
Перефразовуючи Пола Саймона, існує 50 способів втратити дані:
- Збій жорсткого диска комп’ютера/ноутбука або пошкодження мобільного пристрою можуть зробити ваші дані неможливими для відновлення
- Ваш комп’ютер або телефон можуть вкрасти – зломи в бізнесі є поширеним явищем, і, згідно зі статистикою ФБР, 97% викрадених ноутбуків/настільних комп’ютерів ніколи не повертаються
- Дані можуть бути випадково видалені (або навмисно видалені незадоволеним співробітником)
- Ваш комп'ютер може бути зламаний шкідливе програмне забезпечення
- Ваші облікові записи онлайн-сховища можуть бути зламані
- Атака програми-вимагача може зробити ваші файли недоступними, доки не буде сплачено значну плату
Режим резервного копіювання даних є обов’язковим
Для належного захисту даних вам потрібно встановити систему резервного копіювання даних, яка виконує такі три кроки:
- Регулярно створюйте резервні копії бізнес-даних
- Створюйте резервні копії на надійних носіях або в хмарі
- Якщо для резервного копіювання використовуються носії, зберігайте пристрої в безпечному місці за межами сайту
Основне правило захисту бізнес-даних полягає в тому, що якщо втрата даних заважатиме веденню бізнесу, створіть їх резервну копію. Програмне забезпечення для робочого столу можна перевстановити, якщо потрібно, але відновити деталі транзакцій або ділового листування неможливо, якщо ці файли втрачено або пошкоджено, що неможливо відновити.
Архів даних проти резервного копіювання даних
Резервне копіювання – це зазвичай періодичні короткострокові зображення даних для цілей аварійного відновлення. Архівування, тим часом, загалом означає довгострокове зберігання даних, які більше не використовуються регулярно, але можуть бути відновлені за потреби (наприклад, завершений проект або дані колишнього клієнта).
Резервне копіювання важливих бізнес-даних
Існує два кроки для успішного резервного копіювання даних;
- Виявлення критично важливих даних, які потребують резервного копіювання
- Здійснення резервного копіювання даних за регулярним графіком
Що має бути в резервній копії даних? Необхідно регулярно створювати резервні копії всіх файлів, які ви створили та/або змінили. Для багатьох компаній це включає в себе все: від бухгалтерських файлів до електронної пошти.
Все більше бізнес-додатків доступні через хмару. Однак, якщо ви користуєтеся настільними (не браузерними) програмами, їх можна перевстановити з носія або завантажити, тому не потрібно створювати резервні копії.
Хмарне сховище
Використання онлайн-сервісів резервного копіювання спрощує резервне копіювання ваших даних - це лише одна з причин, чому хмарні обчислення є такими ідеально підходить для малого бізнесу. Але хмарні служби все ще можуть бути вразливими до втрати даних через хакерство або саботаж співробітників (розглянемо недавній випадок Американського педагогічного коледжу в Індіанаполісі, який після звільнення працівника інформаційних технологій виявив, що перед відходом він змінив адміністративні паролі для облікових записів в Інтернеті, завадивши коледжу отримати доступ до дані). Непогано час від часу робити локальні резервні копії хмарних даних.
Локальні резервні копії даних
Якщо ви зберігаєте свої дані локально (наприклад, ви не використовуєте хмарне сховище), ви можете спростити резервне копіювання, зберігаючи всі файли, які потрібно заархівувати, на одному диску вашого комп’ютера. Наприклад, припустімо, що вам потрібно створити резервну копію бухгалтерських файлів, документів текстового процесора, електронних таблиць, фотографій та електронної пошти.
Помістивши Simply Accounting, Microsoft Office (включно з Outlook) і Paintshop Pro на окремий диск або в окремій папці, що полегшує архівування всіх файлів, які ви створили або змінили за допомогою них програми. Все, що вам потрібно зробити, це створити резервну копію диска або папки. Після вибору критично важливих даних для архівування досить просто встановити та використовувати програмне забезпечення для резервного копіювання для регулярного архівування бізнес-даних.
Рекомендується щоночі створювати резервні копії даних. Існує багато доступних програм для резервного копіювання, які дозволяють встановити розклад автоматичного резервного копіювання ваших даних. Програмне забезпечення для резервного копіювання, яке також архівує та шифрує файли, економить місце на диску та підвищує безпеку даних.
Зберігайте свої резервні копії даних на місці, лише якщо вони зберігаються у вогнетривкому сейфі, який не піддається руйнуванню. Інвестування в стрічковий накопичувач або зовнішній жорсткий диск і ретельне дотримання регулярного резервного копіювання даних розклад не допоможе, якщо всі ваші резервні копії даних зберігаються в одному місці, і це місце зазначене катастрофа. Щоб бути справді безпечними, ваші резервні копії повинні зберігатися поза сайтом. (Хмарне резервне копіювання не повністю усуває цю проблему, але, безперечно, краще, ніж багато фізичних місць.)
Деякі компанії зберігають резервні копії даних у банківських скриньках. Плата за скриньку безпеки не оподатковується, якщо вам потрібен додатковий стимул. Інші власники малого бізнесу зберігають численні резервні копії своїх записів вдома у різних друзів або членів родини. Насправді не має значення, де ви вирішите їх зберігати, якщо сайт, який ви виберете для резервного копіювання даних поза сайтом, безпечний і ви маєте до нього регулярний доступ.
Служби онлайн-резервного копіювання
Для максимальної безпеки переконайтеся, що ви використовуєте надійні паролі, регулярно змінюйте їх і переконайтеся, що резервні копії файлів зашифровано (оскільки хмарне сховище є спільним, хмарні постачальники зазвичай шифрують дані користувача).
USB (пальці) накопичувачі
Ємність USB-накопичувачів постійно збільшується, і вони ідеально підходять для швидкого резервного копіювання даних. Хоча вони не мають ємності зовнішніх жорстких дисків, вони мають високу швидкість передачі даних і дуже портативні. Ви можете легко створити резервну копію даних на USB-накопичувачі та перенести їх на інше місце. Оскільки USB-накопичувачі не мають рухомих частин, вони дуже надійні.
Зовнішні жорсткі диски
Для малого бізнесу рекомендовано купувати та використовувати зовнішній жорсткий диск для резервного копіювання даних. Зовнішні жорсткі диски недорогі в порівнянні з стрічковими накопичувачами. Вони також прості у використанні; просто підключіть жорсткий диск до USB-порту комп’ютера. Більшість зовнішніх жорстких дисків постачається з програмним забезпеченням резервного копіювання.
Зберігання в локальній мережі (LAN).
Якщо у вас є локальна мережа (LAN), ви також можете створювати резервні копії файлів на іншому комп’ютері або сервері. Однак, якщо резервна машина знаходиться в тому самому місці, вона може бути вразливою до крадіжки або пошкоджена пожежею чи повінню. Щоб запобігти крадіжці, сервер можна встановити в замкненій клітці, шафі або шафі.
Стрічкове зберігання
Якщо у вас є великі обсяги даних для резервного копіювання (або ви хочете регулярно створювати та зберігати повні архіви даних для тривалого зберігання), резервне копіювання на стрічку є найкращим варіантом. Вони дуже надійні та можуть зберігати величезні обсяги даних.
Зробіть резервну копію або ризикуйте втратити
Не ризикуйте втратити свої бізнес-дані. Найкращим захистом від такої катастрофи є належний захист даних. Створивши систему резервного копіювання, яка включає регулярне архівування та резервне копіювання ваших бізнес-даних належним чином, ви гарантуєте, що ваш бізнес зможе витримати будь-який шторм, з яким він зіткнеться на. Пам'ятайте - резервних копій даних ніколи не буде забагато!
