Незалежно від того, чи шукаєте ви роботу, налагоджуєте нові мережеві зв’язки чи просто намагаєтеся досягти успіху на поточній роботі, важливо знати, як писати та надсилати професійні електронні повідомлення.
Це може бути складніше, ніж здається. Багато професіоналів звикли до дуже невимушеного підходу до електронної пошти у своєму особистому житті. Хоча сленг, смайли та текст зазвичай прийнятні, коли ви листуєтеся близьким друзям, вони не будуть використовуватися в робочому листуванні. Важливо знати, як очистити свої комунікації, коли це необхідно.
Коли може знадобитися надіслати професійний електронний лист? Є кілька можливостей. Вам може знадобитися надіслати супровідний лист потенційному роботодавцю, а лист подяки колезі, який погодився бути рекомендацією, заява про відставку вашому нинішньому начальнику або запит на рекомендаційний лист.
У вас можуть бути й інші причини для надсилання неособистих електронних листів, і насправді варто переконатися, що вся ваша електронна пошта організована та професійна.
Щоразу, коли ви надсилаєте професійні повідомлення електронної пошти, дуже важливо переконатися, що повідомлення ідеальне. Ви не хочете втрачати можливість, роблячи будь-які помилки — у тому, як ви надсилаєте електронні листи чи як ви їх відстежуєте.
Дізнайтеся, що включати у свої повідомлення, а що ні, і як закривати, підписувати та надсилати свої електронні повідомлення.
Професійні правила електронної пошти
Перегляньте ці кроки, щоб написати високоякісний професійний електронний лист, і ви завжди справлятимете чудове враження на одержувача.
Що включити у своє повідомлення електронної пошти
- Сюжетна лінія: Тема повинна стисло передати вашу мету написання. Ваша тема може бути такою простою, як «Дякую» або «Запит на рекомендацію».
- Привітання: Навіть якщо ви пишете дуже короткий електронний лист, включити привітання. Якщо ви знаєте ім’я людини, вкажіть його. Якщо ви не спілкуєтеся з цією людиною на ім’я, називайте її за посадою.
- Довжина: Зберігайте свою електронну адресу якомога стислою. Люди схильні переглядати довгі електронні листи, тому включайте лише важливу інформацію.
- Закриття: Підпишіться коротким словом «Дякую», «З повагою» або іншим простим словом, а потім своїм ім’ям. Більшість облікових записів електронної пошти дозволяють вставляти підпис із вашим іменем, посадою та контактною інформацією до кожного електронного листа. Це чудовий спосіб зробити кожне листування більш професійним.
Чого не слід включати в повідомлення електронної пошти
- Стиль шрифту: Уникайте декоративних, грайливих або кольорових шрифтів; вони просто відволікають одержувача від вашого фактичного повідомлення. Також уникайте надмірного використання жирного шрифту та курсиву, оскільки електронний лист виглядає безладним.
- Великі літери: Не пишіть також великими літерами; це виглядає як злість або надмірне збудження в електронному листі.
- Смайлики: Не включайте смайлики в професійний електронний лист; збережіть їх для особистого листування.
Поради щодо створення ідеальних професійних електронних листів
Написавши електронний лист, виконайте всі ці дії, перш ніж натиснути кнопку «Надіслати».
- Переконайтеся, що ваше повідомлення повне: Ще раз перевірте, чи заповнено тему вашого електронного листа містив підпис, ви надсилаєте повідомлення правильній контактній особі та заповнили Прихована копія щоб надіслати копію собі, щоб у вас був запис електронного повідомлення.
- Підтвердьте своє повідомлення електронної пошти: Перш ніж натиснути кнопку «Надіслати», переконайтеся, що ви перевірили орфографію та перевірили граматику та використання великих літер. Вони так само важливі в електронному листуванні, як і в паперовому листі.
- Надіслати тестове повідомлення електронною поштою: Перш ніж надсилати електронний лист, спершу надішліть повідомлення собі, щоб перевірити, чи працює форматування та чи ніщо не виглядає недоречним. Якщо все виглядає добре, надішліть електронний лист компанії чи особі, з якою ви контактуєте.
- Надіслати копію електронного листа собі: Використовувати Прихована копія поле для надсилання копії електронного листа собі, щоб мати запис про те, коли ви надіслали повідомлення та кому ви його надіслали. Ви також можете знайти цю інформацію в папці надісланих.
- Зберігайте свої копії: У багатьох програмах електронної пошти ви можете налаштувати папки, щоб полегшити пошук будь-яких важливих минулих електронних листів. Налаштуйте папки для всіх своїх електронні листи з пошуку роботи та інші професійні електронні листи та зберігайте свої копії після надсилання повідомлень.
Перегляньте приклади професійної електронної пошти
Зразок електронного листа №1: лист про звільнення
Сюжетна лінія: Відставка — Боб Сміт
Шановна пані Джонс,
Я пишу, щоб подати заяву про відставку з посади координатора відділу міської лікарні, яка набуває чинності 10 червня.
Я більш вдячний, ніж можу сказати, за всю вашу підтримку та допомогу протягом останніх п’яти років. Робота тут — це першокласна освіта командній роботі, управлінню охороною здоров’я та виконанню роботи. Я буду сумувати за роботою з вами, і сподіваюся, що ви залишитеся на зв’язку.
Будь ласка, дайте мені знати, якщо я можу допомогти під час переходу.
З повагою
Боб Сміт
[email protected]
555-123-4567
Зразок електронного листа №2: Запит на рекомендацію
Тема: Синтія Дейлі — Запит на рекомендацію
Шановна Барбара Чо!
Нещодавно на LinkedIn я помітив оголошення про вакансію асистента з маркетингу в XYZ Corp. Оскільки я знаю, що ви працюєте там уже кілька років, я запитав, чи можете ви дати мені рекомендацію на роботу.
Я був особливо схвильований, побачивши, що ця робота передбачає інтенсивну роботу з вашою командою над маркетингом електронною поштою та кампаніями в соціальних мережах. Відколи ми востаннє працювали разом в ABC LLC, я отримав великий досвід роботи з HubSpot, Google Analytics і SurveyMonkey. Я хотів би застосувати ці навички для роботи в XYZ.
Я додав копію свого резюме та посилання на своє портфоліо, щоб ви могли побачити мій останній досвід. Будь ласка, дайте мені знати, якщо у вас виникнуть запитання або якщо ви хочете побачити інші зразки моїх робіт.
найкращий,
Синтія Дейлі
[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865
Ключові висновки
Тримайте це професійно: Ділове листування має бути відточеним, навіть якщо ви надсилаєте його електронною поштою.
Будьте лаконічними: Перейдіть до своєї точки зору та якомога чіткіше скажіть, що вам потрібно або що ви можете запропонувати.
Редагувати, вичитувати, перевіряти: Переконайтеся, що ваше повідомлення не містить помилок і опечаток. Надішліть собі тестове повідомлення, перш ніж натиснути «надіслати».
Вести протокол: Прихована копія себе над важливою кореспонденцією та збережіть кожне повідомлення у відповідній папці електронної пошти для подальшого використання.
