Зведений опис плану (SPD) — це ключовий звіт для підприємств, які мають плани виплат працівникам. Щоб зрозуміти правила для SPD, ми детально розглянемо, хто, що, коли та як повинен відповідати інформаційним вимогам Закон про забезпечення пенсійного доходу працівників 1974 року (ERISA).
Що таке інформаційні вимоги ERISA?
ERISA — це федеральна програма, яка захищає працівників, які мають плани виплат, створені їхніми роботодавцями. Діють два види планів:
- Пенсійні плани
- Плани охорони здоров’я та додаткові плани соціального забезпечення
Для підприємств, які мають ці два типи переваг, ERISA встановлює стандарти для керівників планів і вимагає від них захисту пенсійних накопичувальних планів працівників від неправильного управління та зловживань. Він також встановлює стандарти інформації, яка надається працівникам і бенефіціарам.
Окрім пенсійних планів, вимоги ERISA застосовуються до всіх видів медичних планів і пільг, включаючи медичні пільги, страхування життя та плани відпустки. Переваги COBRA і Закон про доступне лікування правила також є частиною ERISA.
Одна з ключових вимог ERISA полягає в тому, що адміністратори плану повинні надати учасникам плану в письмовій формі інформацію, яку вони повинні знати про їхні пенсійні плани та плани медичної допомоги. Тут на допомогу приходить СДПН.
Що повинен містити опис зведеного плану
Документ SPD надає інформацію простою мовою для учасників плану (працівників, які мають право, на яких діє a виплат або пенсійного плану) та їхніх бенефіціарів щодо ключових пунктів, таких як виплати працівникам, а також те, як і коли вони будуть надається. SPD має включати, зокрема:
- Назва та вид плану
- Вимоги прийнятності
- Опис переваг і того, коли учасники мають право на ці переваги
- Заява про те, чи покривається план страхуванням від Корпорація гарантування пенсійних виплат якщо план закрито (потрібно для пенсійних планів)
- Джерело внесків до планів і спосіб розрахунку внесків
- Положення про припинення дії плану
- Процедури подання претензій на допомогу та як оскаржити відмовлені претензії
- Заява про права, доступні учасникам плану згідно з ERISA.
Коли видавати описи зведеного плану
- Ви повинні дати нових співробітників останній SPD протягом 90 днів після того, як вони вперше охоплені планом.
- Ви повинні дати a бенефіціар хто зараз отримує пільги копію останнього SPD протягом 90 днів після того, як вони вперше отримали пільги.
- Ви повинні надати SPD всі учасники принаймні кожні п'ять років, якщо не вносилися зміни або план змінювався. В іншому випадку ви повинні надавати учасникам копію кожні 10 років.
Короткий опис плану, що потрібно і що не можна робити
- робити зробити його зрозумілим пересічному учаснику плану.
- робити використовуйте приклади та ілюстрації, чіткі перехресні посилання та зміст.
- не треба містять оманливу інформацію.
- Не робіть цього мінімізувати винятки, обмеження чи інші обмеження переваг.
- Не робіть цього розміщувати негативну інформацію дрібним шрифтом.
- Не робіть цього використовувати технічний жаргон або довгі складні речення.
Інші форми важливої інформації про план
Зміни в плані пільг. Якщо ви вносите серйозні зміни до пенсійного плану або плану охорони здоров’я, ви повинні надати учасникам Резюме істотних змін. Він має бути зрозумілим і наданий учасникам і бенефіціарам протягом 210 днів після закриття планового року, у якому було внесено зміни.
Річний звіт. Щороку всі охоплені плани повинні подавати річний звіт Форма 5500 або коротка форма 5500-SF. Ви повинні надати учасникам і бенефіціарам короткий виклад цього річного звіту протягом дев’яти місяців після закінчення планового року або через два місяці після кінцевої дати подання форми 5500.
Планові документи. Ці документи включають останню версію SPD, останню форму 5500, трастові угоди та інші документи для створення або функціонування плану. Ви повинні надати ці звіти учасникам протягом 30 днів, якщо ви отримаєте письмовий запит. Міністерство праці США може запросити планові документи в будь-який час, і ви повинні їх надати.
Резюме переваг і покриття (SBC). SBC — це додатковий документ, який описує переваги та покриття за груповими планами медичного обслуговування. The SBC документ містить перелік важливих запитань щодо плану охорони здоров’я з конкретними відповідями та додатковою інформацією.
Ви повинні надати SBC учасникам із реєстраційними матеріалами, коли вони поновлюють страхове покриття або його переоформлюють. Ви також повинні надати SBC спеціальним учасникам разом із SPD (90 днів після реєстрації). Нарешті, ви повинні надати SBC і копію глосарію (див. нижче) протягом семи днів після запиту.
Подання звітів про плани пільг в електронному вигляді
Адміністрація безпеки працівників Департаменту праці має електронну систему подачі документів під назвою EFAST2 для спрощення та прискорення подання форми 5500. Вам потрібно буде увійти та зареєструватися, щоб користуватися системою. Ви можете використовувати схвалених EFAST2 постачальників або Веб-сайт IFILE.
Суть
Кожен план пільг унікальний, а вимоги можуть бути складнішими. Перш ніж почати писати SPD, зверніться до IRS або Департаменту праці для отримання додаткової інформації або скористайтеся веб-сайтом HealthCare.gov, на якому Глосарій медичного страхування та медичних термінів які можуть бути корисними. Крім того, подумайте про співпрацю з кваліфікованим фахівцем з виплат, щоб переконатися, що ви виконуєте це завдання правильно.
