Електронна пошта стала настільки популярною, що в деяких випадках люди користуються нею частіше, ніж телефоном. Тому що написане слово можна так легко неправильно зрозуміти, зрозуміти належний етикет електронної пошти має важливе значення в бізнес-середовищі.
На жаль, багато людей не розуміють, як використовувати електронну пошту в своїх інтересах, і переваги, які вона може надати бізнесу, часто втрачаються. Наведені нижче правила етикету ділової електронної пошти можуть допомогти вашим співробітникам складати ефективні електронні листи.
Надсилайте лише чіткі та лаконічні листи
Перше правило хорошого етикету електронної пошти — уникати довгих електронних листів, які містять зайву інформацію та нерелевантні факти. Дотримуйтеся теми спілкування і використовуйте якомога менше слів. Якщо вам потрібно рішення, попросіть його. Якщо вам потрібна інформація, просіть її. Якщо ви хочете, щоб хтось вчинив дію, попросіть про це. Не змушуйте читачів дивуватися, чому ви з ними зв’язуєтесь. Коли ви створюєте електронний лист, сприймайте його як документальний твір. Не робіть із цього загадку.
Завжди використовуйте змістовну тему
Ніколи не залишайте тему електронного листа порожньою. Через порожній рядок теми ваш електронний лист може бути позначений як спам, і він ніколи не дійде до місця призначення. Електронні листи з порожньою темою також часто залишаються поза увагою, особливо якщо одержувач зазвичай отримує багато електронних листів у будь-який день. Завжди використовуйте рядок теми, який адекватно відображає вміст вашого електронного листа. Це допоможе одержувачам ефективніше сортувати свої електронні листи та сприятиме швидшій відповіді на ваш електронний лист.
Уникайте електронних листів у екстравагантному форматі
Надсилайте електронні листи в професійних форматах. Уникайте різнокольорових шрифтів і малюнків для фону. Таке обладнання може відволікати увагу читача або ускладнювати читання повідомлення. Будь-які фонові зображення, які ви додаєте, можуть збільшити розмір файлу електронної пошти. Це може змусити одержувачів із повільним з’єднанням чекати надзвичайно довго, поки ваше повідомлення завантажиться. Будь-які фонові зображення, які ви додаєте, можуть збільшити розмір файлу вашої електронної пошти. Це може змусити одержувачів із повільним з’єднанням чекати надзвичайно довго, поки ваше повідомлення завантажиться.
Якщо ваша компанія наполягає на тому, щоб ви використовували певні канцелярські матеріали електронної пошти, щоб створити єдиний вигляд і відчуття, скористайтеся цим. Логотип компанії та лінія підпису можуть проектувати професійне зображення на ваші електронні листи.
Надсилайте своєчасні відповіді
Не змушуйте людей чекати своєчасної відповіді на їхні електронні листи. Швидко відповідайте чітким, лаконічним повідомленням. Якщо вам потрібно більше часу для пошуку відповіді чи збору додаткової інформації, повідомте свого відправника електронної пошти, коли він зможе очікувати відповідь.
Використовуйте інструменти для відповідей поза офісом
Якщо ви збираєтеся бути поза офісом і не можете прочитати свою електронну пошту, скористайтеся інструментом поза офісом системи електронної пошти, щоб автоматично відповідати кожному, хто намагається зв’язатися з вами. Переконайтеся, що ваша автоматична відповідь повідомляє відправникам, коли вони можуть очікувати отримати відповідь.
Не плач вовка з прапорами високого пріоритету
Більшість систем електронної пошти дозволяють позначати електронний лист як «Високий пріоритет» або «Поспішний». Не робіть цей прапор електронної пошти за умовчанням. Використовуйте його обережно, інакше ваші одержувачі ігноруватимуть прапор пріоритету. Коли ви нарешті надішлете справді важливий електронний лист, він не приверне уваги, на яку заслуговує.
Подумайте, чи потрібна функція «Відповісти всім».
Не натискайте інстинктивно кнопку «Відповісти всім» для кожного електронного листа, який має кілька відправників або одержувачів. Подумайте про тему та вирішіть, кому потрібно прочитати вашу відповідь. Постійно відповідаючи всім без потреби, ви швидко заробите репутацію «ділового спамера», і люди можуть взагалі почати ігнорувати ваші електронні листи.
Окремі ділові та особисті облікові записи електронної пошти
Якщо це не надзвичайна ситуація, ніколи не використовуйте свою службову електронну пошту для особистого листування. Навіть якщо у вас є власний бізнес, було б гарною ідеєю мати два окремих облікові записи електронної пошти. Це дозволить вам розставляти пріоритети для ваших електронних листів і тримати не пов’язані особисті повідомлення з корпоративної мережі.
Використовуйте професійні імена облікових записів електронної пошти
Використовуйте власне ім’я як частину будь-якої корпоративної електронної адреси. Наприклад, [email protected] або [email protected]. Уникайте псевдонімів, імен, імен або незрозумілих посилань. Наприклад, не використовуйте [email protected] або [email protected].
Чи електронна пошта найкраща для цієї відповіді?
Не використовуйте електронну пошту як єдиний засіб спілкування. Не всі повідомлення підходять для електронної пошти, і іноді короткий телефонний дзвінок або короткий візит до офісу можуть бути ефективнішим способом передати повідомлення. Зустріч або розмова по телефону може внести людський елемент у взаємодію, і це може зробити все різниця, коли ви намагаєтеся щось пояснити або хочете переконати когось прийняти дію.
Будьте чуйними та доступними
Ніколи не використовуйте електронну пошту для розірвання відносин або контракту. У професійному діловому листуванні завжди включайте рядок для підпису, який містить альтернативні способи зв’язку з вами. Наприклад, ви можете вказати номер свого офісу, факсу та мобільного телефону, а також свою офісну поштову адресу.
Уникайте надсилання великих вкладень електронною поштою
Ви ніколи не знаєте, як і де ваш одержувач отримає доступ до своєї електронної пошти. Мобільні пристрої можуть розпочати завантаження файлу до того, як попросять користувача підтвердити завантаження. Це може зайняти багато часу та споживати пропускну здатність, за яку одержувач повинен заплатити. Зберігайте загальний розмір вкладень менше 50 МБ.
Якщо вам потрібно надіслати великий файл, спочатку зв’яжіться з одержувачами та запитайте, як вони хочуть отримати файл. Ви також використовуєте службу передачі файлів, щоб надіслати файл.
Подумайте, перш ніж надсилати цей електронний лист
Нарешті, приділіть хвилинку та подумайте про те, що ви написали, перш ніж натиснути кнопку «надіслати». Це те, що не слід надсилати електронним листом? Чи є це особистим характером і чи не доцільно використовувати систему електронної пошти компанії? Ви написали електронний лист, розгнівавшись, і включили у нього уривки, про які пізніше можете пошкодувати? Якщо так, натисніть кнопку «видалити».
