Базові навички менеджменту для початківців

Рівень 1 з Піраміда управлінських навичок показує базові навички, якими повинен оволодіти будь-який керівник-початківець. Це основа піраміди управлінських навичок, яка показує, якими навичками має оволодіти менеджер, щоб досягти успіху, і показує, як ці управлінські навички доповнюють одне одного для досягнення успіху.

Базові управлінські навички

Є чотири основні управлінські навички, якими повинен оволодіти будь-хто, щоб досягти успіху в керівній роботі. Ці чотири основні навички — планувати, організовувати, керувати та контролювати, і вони детально обговорюються нижче.

План

Планування є першим і найважливішим кроком у будь-якому управлінському завданні. Це також крок, який найчастіше пропускають або навмисно пропускають. Тоді як кількість планування та необхідні деталі залежатиме від завдання до завдання, пропустити це завдання означає викликати катастрофу, за винятком сліпої удачі.

Ось що говорить про старе прислів’я про 6 П планування: Попереднє планування та підготовка запобігають поганому Ефективність (або 7 P: Правильно, Попередньо, Планування, Запобігає, Піс, Погано, Ефективність) залежно від того, як ви рахувати.

Хоча більшість людей асоціюють термін планування із загальним бізнес-плануванням, насправді існують три різні рівні планування:

• Стратегічне планування
• Тактичне планування
• Оперативне планування

Для досягнення рівнів і зон готовності використовуються різні види планування:

• Планування стихійних лих
• Планування спадкоємності
• Кризове планування
• Планування винагороди

Основні управлінські навички, необхідні для ефективного планування

Це деякі приклади навичок, якими ви повинні володіти, щоб ефективно планувати.

• Уявіть майбутню державу
• Подумки організуйте головна місія і бачення, яке зворушить вас до бажаного майбутнього стану
• Визначте загальну стратегію, яка дозволить досягти бажаного майбутнього стану
• Виберіть короткострокові цілі та заходи це приведе вас туди

Організуйте

Менеджер повинен бути вміє організовувати команди, завдання та проекти, щоб робота команди була виконана найбільш ефективним і ефективним способом. Як керівник-початківець, ви можете організовувати невелику робочу групу або команду проекту. Ці ж навички будуть потрібні пізніше у вашій кар'єрі, коли вам доведеться організувати відділ або новий підрозділ компанії.

Очевидно, що між плануванням роботи та її організацією існує збіг. Якщо планування зосереджено на тому, що вам потрібно зробити, організація є більш оперативною та зосереджена на тому, як найкраще виконати роботу.

Базові управлінські навички, необхідні для ефективної організації

При організації роботи необхідно:

• Визначте ролі, необхідні для виконання плану
• Розподіліть завдання по ролях
• Визначте найкращий ресурс (люди або обладнання) для ролі
• Отримайте ресурси та розподіліть їх по ролях
• Призначте ресурси для ролей і делегуйте їм повноваження та відповідальність.

Незалежно від того, чи призначено вам керувати невеликою командою чи проектом, керівники-початківці також повинні вміти організовувати офіси та системи даних.

Докладніше про організацію

Можливо, ви не зможете фізично пересувати людей, щоб зібрати свою команду разом, але ви повинні розглянути цю можливість. З іншого боку, вам може знадобитися перемістити кількох людей у ​​невеликий простір, і вам доведеться організувати речі, щоб команда могла ефективно працювати в цьому просторі. Пізніше у вашій кар’єрі вам може знадобитися організувати офіс для розміщення команд із кількох різних відділів та їхніх конкретних потреб.

Вам також потрібно буде вміти організувати всі комп’ютерні системи, які оброблятимуть дані, які ваша команда має збирати чи розповсюджувати. Ви повинні вирішити, чи потрібно вам, наприклад, створити спільні веб-сторінки в інтранеті компанії чи просто спільну папку на файловому сервері. Вирішіть, як ви збираєтеся організувати системи, щоб кожен, хто потребує інформації, мав до неї доступ (і щоб вона була недоступна для тих, хто не повинен її бачити, як ваші конкуренти).

Якщо ваша команда потребує або виробляє щось інше, ніж інформація, ви повинні організувати так, щоб ваша команда отримує те, що їм потрібно, коли їм це потрібно, і може передавати іншим те, що виробляє ваша команда час.

Нарешті ви побачите, що це так досить рідко, щоб організувати проекти один раз. З постійними змінами ресурсів, цілей і зовнішніх факторів вам, як правило, доведеться реорганізуватися, щоб пристосуватися до них.

Прямий

Режисура — це етап дії. Ви спланували та організували роботу. Тепер ви повинні спрямовуйте свою команду на виконання роботи. Почніть з того, що переконайтеся мета зрозуміла кожному в команді. Чи всі вони знають, яка мета? Чи всі вони знають, яка їх роль у доведенні команди до мети? Чи є у них усе необхідне (ресурси, повноваження, час тощо), щоб виконати свою роль?

Тягніть, не штовхайте

Ви зможете ефективніше спрямовувати команду до своєї мети якщо ви тягнете (ведете їх) а не штовхатися (сидіти склавши руки і віддавати накази). Ти хочеш мотивуйте людей у ​​вашій команді та допомагайте і надихайте їх на досягнення командних цілей.

Базові управлінські навички, необхідні для режисури

Коли ви керуєте роботою команди, вам потрібно:

• Забезпечте чітке керівництво, щоб команда могла досягти успіху
• Переконайтеся, що члени команди чітко розуміють роль, яку вони повинні грати щоб команда досягла успіху
• Забезпечуйте найменшу кількість вказівок для команди, щоб команда могла досягти успіху
• Забезпечте натхнення та подальші дії, щоб зберегти присутність на підтримку команди

КОНТРОЛЬ

Деякі автори намагаються «пом’якшити» цю базову навичку управління, називаючи її «координувати» або подібними термінами. Однак більш сильний термін, контроль, є важливим, щоб менеджер здатний контролювати діяльність колективу.

Виконуючи наведені вище кроки, ви спланували роботу, організували ресурси, щоб зробити її найефективнішою, і скерували команду розпочати роботу. На контрольному етапі ви стежите за роботою, що виконується. Ви порівнюєте фактичний прогрес із планом. Ви підтверджуєте, що організація працює так, як ви її задумали.

Якщо все йде добре, не потрібно нічого робити, крім спостереження. Однак таке трапляється рідко. Працівник хворіє, кожна ітерація сортування бази даних займає більше часу, ніж заплановано, ключовий конкурент відмовляється від ціни, пожежа знищує сусідню будівлю і вам доводиться евакуюватись на кілька днів, або інші фактори впливу ваш план.

Базові управлінські навички, необхідні для контролю

При контролі роботи необхідно:

• Слідкуйте за прогресом команди та проектів
• Переконайтеся, що кожну роль виконує працівник
• Встановіть стандарти продуктивності та якості
• Допоможіть команді вирішити проблеми та усуньте перешкоди на шляху до їхнього успіху
• Забезпечити відгук про вжиті дії і прогрес команди
• Забезпечити нагороди та визнання успіхів команди і прогрес
• За потреби вносьте корективи в рішення, прийняті на етапах планування, організації та керівництва

Менеджери також контролюють інструменти

На етапі контролю ви встановлюєте стандарти продуктивності та якості, а потім контролюєте їх дотримання. У вас стільки доступних інструментів, скільки речей, які вам потрібно контролювати.

• Інструменти планування: низка програмних інструментів дозволяє вам вводити свій розклад, а потім регулярно оновлювати прогрес. Програма виділить зміни в розкладі, щоб ви могли визначити коригувальну дію, яку потрібно вжити.
• Фінансовий контроль: як керівник, ви зазвичай маєте бюджет. Звіти Департаменту фінансів повідомлять вам, наскільки ваші витрати (на людей та інші ресурси) відповідають плану.
• Контроль людей: ви повинні переконатися, що всі люди у вашій команді виконують плани. Якщо їх немає, необхідно знайти і усунути причину. Вони не розуміють мети? Чи вони не мають необхідних ресурсів або навичок? Завдання занадто велике для них і його потрібно змінити або призначити іншому ресурсу? Ваша робота як менеджера означає надавати членам вашої команди відгук про те, наскільки їх продуктивність відповідає плану. Коли цього не відбувається, вам потрібно вжити коригувальні дії.