Приклад оформлення ділового листа

Макет ділового листа має велике значення. Правильно структуруйте свій лист, і він буде легким для читання та професійним. Це допоможе вам донести своє повідомлення та справити хороше враження на колег.

Дізнайтеся, як відформатуйте свій діловий лист на сторінці, включаючи те, що включити у ваш лист, як форматувати кожен абзац і який шрифт, привітання та закінчення вибрати. Також перегляньте короткі поради щодо орфографії, граматики та тону, щоб вдосконалити свій лист.

Літерний шрифт і інтервали

• Правильно розподіліть макет ділових листів, які ви пишете, з пробілом між заголовком, привітанням, кожним абзацом, завершенням і вашим підписом.
• Один пробіл і залишайте пробіл між кожним абзацом. Надсилаючи друковані листи, залишайте два пробіли перед і після свого письмового підпису.
• Вирівняйте свій лист за лівим краєм, щоб ваша контактна інформація, дата, лист і ваш підпис були вирівняні ліворуч.
• Використовуйте звичайний шрифт наприклад Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri або Verdana. Переконайтеся, що розмір шрифту, який ви використовуєте, достатньо великий, щоб читачеві не потрібно було тягнутися до окулярів — стандартний розмір шрифту для цих шрифтів — 10 або 12 пунктів.

Етикет і тон ділового листування

Якщо ви звикли писати більш неофіційне листування, було б гарною ідеєю освіжити пам’ять про обов’язкові розділи (наприклад, привітання) і тон (професійний) ділового листа перед складанням вашого власні.

Привітання

Досі стандартним є використання титулу одержувача (пан, місіс, пані, доктор, професор, суддя) перед його прізвищем у привітання офіційного ділового листування (приклад: «Шановний містер Сміт»). Слово «Шановний» завжди має передувати імені одержувача; не використовуйте їх ім’я окремо, як це можна зробити під час звичайного листування.

Таким же чином, уникайте починати ділове листування словами «Привіт», «Привіт» або «Доброго ранку». Ділові листи завжди повинні починатися з «Шановний [титул та ім’я одержувача]». Винятком є ​​те, що ви використовуєте привітання «Для кого це може стосуватися», коли ви не знаєте імені одержувач.

Закриття

ваш закриття потрібно помилитися на стороні консерватора. Прийнятні кінцеві слова включають: «Щиро», «З повагою», «З повагою», «З повагою», «Дякую», «Дякуємо за Ваша увага», «З повагою» і «Дуже з повагою» (це часто скорочено «V/R» у військовій справі листування).

Не використовуйте випадкові закінчення, як-от: «Пізніше», «Привіт», «З повагою», «Дякую!», «TTYL» або «З повагою».

Вибір слів і граматика

Хоча ваш вибір слів для ділових листів не повинен бути надто химерним, квітчастим або витіюватим, ви також повинні уникати використання сленгу, абревіатур/акронімів, емодзі чи текстової мови. Не використовуйте фрагменти речень, які зазвичай використовуються під час надсилання текстових повідомлень. Замість цього використовуйте повні речення та стежте за комами (де два повні речення з’єднуються комою). Ретельно перевіряйте орфографічні та граматичні помилки.

Надсилання друкованої копії листа

Якщо ви створюєте друковану копію офіційного ділового листа, а не електронного листа, використовуйте стандартний білий паперовий папір пристойної щільності.

Не використовуйте різнокольорові чи яскраві канцелярські товари, які можуть використовуватися для маркетингу «небажаної пошти». Доречно додати простий бізнес-логотип у верхній частині паперу.

Приклад оформлення ділового листа

Ось приклад кожного компонента ділового листа та способи їх форматування.

Перегляньте зразок ділового листа

Це приклад ділового листа. Завантажити шаблон ділового листа (сумісний із Google Docs і Word Online) або перегляньте нижче приклади.