Формат ділового листа з прикладами

Діловий лист — це офіційний документ, який часто надсилається від однієї компанії до іншої або від компанії, наприклад, її клієнтам, співробітникам і зацікавленим сторонам. Ділові листи також використовуються для професійного листування між окремими особами.

Хоча електронна пошта стала найпоширенішою формою листування, роздруковані ділові листи все ще залишаються використовується для багатьох важливих, серйозних типів листування, включаючи рекомендаційні листи, підтвердження роботи, пропозиції роботи, і більше.

Зрозумійте, що ваш одержувач регулярно читає значну кількість кореспонденції та віддасть перевагу добре оформленим листам без друкарських і граматичних помилок.

Що включити в лист

Сформулюйте мету свого листа простою та цілеспрямованою мовою, зберігаючи стислим початковий абзац. Ви можете почати з «Я пишу з посиланням на…», а потім повідомляти лише те, що вам потрібно сказати.

Наступні абзаци повинні містити інформацію, яка дасть вашому читачеві повне розуміння вашої мети (цілей), але уникайте звивистих речень і непотрібно довгих слів. Знову ж таки, будьте лаконічними, щоб підтримати їх увагу.

Якщо, наприклад, ви хочете, щоб читач спонсорував благодійну акцію, визначте будь-яке збігання з філантропічними цілями його компанії. Переконайте читача, що допомога вам буде взаємовигідною, і ви збільшите свої шанси отримати його підтримку.

Розділи ділового листа

Кожен розділ вашого листа має відповідати відповідному формату, починаючи з вашої контактної інформації та інформації одержувача; привітання; тіло листа; закриття; і, нарешті, ваш підпис.

Ваша контактна інформація

• Твоє ім'я
• Ваша посада
• Ваша компанія
• Вашу адресу
• Місто, поштовий індекс штату
• Ваш номер телефону
• Ваша електронна адреса

Дата

• Дата, коли ви надсилаєте листування

Контактна інформація одержувача

• Їхнє ім'я
• Їх назва
• Їх компанія
• Адреса компанії
• Місто, поштовий індекс штату

Привітання

• Використовуйте «Для кого це може стосуватися», якщо ви не впевнені, до кого саме звертаєтесь.
• Використовуйте формальний привітання «Шановний пане/пані/докторе! [Прізвище]», якщо ви не знаєте одержувача.
• Використовуйте «Шановний [ім’я]», лише якщо у вас неофіційні стосунки з одержувачем.

Тіло

• Використовуйте рядки з одинарним інтервалом із додаванням пробілу між кожним абзацом, після привітання та над закінченням.
• Вирівняйте літеру по лівому краю (проти лівого поля).

Заключне привітання

Зберігайте заключний абзац двома реченнями. Просто повторіть свою причину написання та подякуйте читачеві за розгляд вашого запиту. Деякі хороші варіанти для вас закриття включати:

•  З повагою
•  Щиро Ваш
•  Сердечно
•  З повагою

Якщо ваш лист менш офіційний, спробуйте використати:

• Все найкраще
• Найкращий
• Дякую
• З повагою

Твій підпис

Напишіть свій підпис безпосередньо під закриттям і залиште чотири пробіли між закриттям і вашим введіть повне ім’я, посаду, номер телефону, адресу електронної пошти та будь-яку іншу контактну інформацію включати. Використовуйте формат нижче:

Шаблон ділового листа

Ви можете використовувати цей зразок ділового листа як зразок і завантажити шаблон (сумісний із Google Docs і Word Online) для текстової версії нижче.

Зразок ділового листа (текстова версія)

Приклад підпису електронної пошти

Якщо ви надсилаєте електронний лист, ваш підпис буде дещо іншим. Замість того, щоб вказувати свою контактну інформацію в заголовку листа, вкажіть її під своїм підписом. Наприклад:

Поради щодо написання ділового листа

Ознайомтеся із зразками листів, включаючи супровідні листи, листи подяки на співбесіді, листи про подальші дії, листи про прийняття на роботу та листи про відмову, листи про звільнення, листи подяки тощо зразки ділових та трудових листів і поради щодо написання.