Однією з визначальних характеристик проекту є те, що він триває протягом фіксованого періоду часу. Це може тривати від кількох тижнів до кількох років, а в деяких випадках, для масштабних будівельних проектів чи громадських робіт, десятиліть.
Щоб відстежувати прогрес на цьому шляху та гарантувати, що ключові результати досягаються відповідно до графіку, керівники проектів використовують віхи.
Віха проекту – це завдання з нульовою тривалістю, що означає досягнення в проекті. Вони використовуються як спосіб продемонструвати рух вперед і прогрес, а також показати людям, що відбувається, навіть якщо вони не мають детальних знань про завдання, пов’язані з цим. У цьому відношенні вони дуже корисні для спілкування із зацікавленими сторонами та встановлення очікувань.
Коли використовувати етапи проекту
Віхи в управлінні проектами використовуються для позначення:
- Початок значущих етапів роботи
- Закінчення значущих етапів роботи
- Терміни
- Коли приймається важливе рішення
- Інші фіксовані моменти часу, які потребують спеціального виклику
Як часто ставити віхи у свій план
Навчальний курс може рекомендувати включати віхи у ваш план приблизно раз на місяць. Це добре і правильне емпіричне правило, але ви повинні використовувати своє професійне судження. У деякі місяці може бути багато активності з позначенням важливих зустрічей як етапів, прийняття рішень тощо закриття однієї фази і початок іншої.
В інші місяці ви можете бути зосереджені на виконанні, маючи дуже мало, якщо взагалі щось, на що ви можете повісити віху.
Для цілей звітності корисно створити причину для встановлення віхи принаймні один раз у кожному циклі звітності.
Як віхи представлені на вашій діаграмі Ганта
Віхи є одним із компоненти діаграми Ганта і показані на діаграмі ромбом. Вони не відображаються як звичайне завдання, оскільки мають нульову тривалість: іншими словами, вони не займають часу. Для цілей планування на діаграмі Ганта вони просто трапляються.
Якщо ви не використовуєте діаграми Ганта, ви все одно можете використовувати віхи. Тут 5 альтернатив діаграмам Ганта: за допомогою них ви все ще можете включити етапи у свій план.
Якщо ви хочете бути організованим, а програмне забезпечення для керування проектами не повністю інтегровано у ваш календар, ви можете скопіювати та вставити ключові дати у свій щоденник. Залежно від того, як вам подобається працювати, це може нагадати вам про те, що має бути.
Як назвати віхи
Основні етапи повинні мати чіткий опис у вашому розкладі проекту, але не такий, який означає, що вони є завданням. Тому вони мають називатися не «Отримати згоду на перехід до фази 2», а «початок фази 2». Якщо ви хочете відобразити зусилля, спрямовані на отримання згоди щодо переходу до фази 2, додайте завдання безпосередньо перед етапом, щоб виконати його.
Віхи повинні описувати момент часу, який вони представляють, таким чином:
- Етап тестування завершено
- PID схвалено
- Договір підписаний
Багато керівників проектів також вирішують нумерувати свої етапи для зручності. Якщо ви використовуєте структуру розподілу робіт, ви можете використовувати нумерацію з цього. В іншому випадку можна використовувати M1, M2 і так далі, щоб було зрозуміло, про що ви маєте на увазі. Чітка структура імен стає більш важливою, оскільки кількість етапів збільшується, тому подумайте, як ви збираєтеся це зробити, якщо ваш проект триває кілька місяців.
Як підписати віхи
Проміжні етапи є частиною вашого розкладу проекту, тому, коли ваш розклад буде базовим, ви повинні вважати свої проміжні етапи підписаними.
Якщо вам потрібно змінити дати ваших віх, тоді вам слід використовувати свій стандарт процедура контролю змін для внесення коригувань у ваш план. Це може бути так само просто, як поспілкуватися зі спонсором проекту та повідомити їм, чому потрібно змінити дати, або настільки формально, як складання нового рекомендованого розкладу та передача його на розгляд комітету з планування ратифіковано.
Щоб не витрачати час на внесення змін, найкраще визначити, яким буде процес підписання проміжного етапу, якщо такий є.
Використання віх для спілкування
Віхи корисні для спілкування та звітності, оскільки вони представляють мінімальні точки контролю в плані. Іншими словами, якщо ви вилучите всі інші завдання, ви все одно зможете бачити, що відбувається, і продовжувати проект просуватися вперед, використовуючи лише віхи.
Ви повинні мати можливість витягнути віхи та розмістити їх на інформаційній панелі або звіті про проект. Вони повинні розповісти історію проекту достатньо детально, щоб задовольнити людей, яким ви звітуєте, як правило, вашого спонсора проекту чи іншу виконавчу групу, таку як керівна група (або проектна дошка). Щомісяця або з частотою звітування, яку ви використовуєте, ви можете показати, яких етапів було досягнуто.
Звітування за віхами є досить простим і часто складається у вигляді таблиці. Ви вказуєте опис етапу, дату його закінчення, а потім нову прогнозовану дату. Коли віха досягнута та може бути позначена як завершена, ви також додаєте цю дату. Сподіваюся, вона збігається з прогнозованою датою, але проекти не завжди так виходять.
Така таблиця дає зрозуміти, що було виконано, а що ще не виконано. Ви зможете спланувати відповідь на запитання: «Чому ми не досягли цієї віхи?» перш ніж піти на зустріч зі своїм спонсором або надіслати звіт.
Якщо ваш план проекту дуже довгий і у вас є багато етапів, вам буде простіше відмовлятися від завершених етапів кожного звітного циклу. Повідомляйте лише про етапи, які мають відбутися або завершені цього місяця: наступного місяця зніміть усе, що було завершено минулого місяць, щоб ви не збільшували довжину звіту, розповідаючи людям про роботу, про яку вони вже знають закінчено.
Віхи – це дійсно корисний інструмент управління проектами для планування, планування та звітності, і вони прості у використанні. Додайте деякі з них у свій план наступного проекту, порівняйте їх, і ви дізнаєтесь, яка частота вам найкраще підходить.
Як і у всьому в управлінні проектами, використовуйте їх гнучко, щоб досягти бажаного результату, користуючись цими порадами та вказівками, щоб інформувати власні рішення.
