Належний час важливий як ніколи. У міру того як корпоративне затягування поясів продовжується, юридичні законопроекти потрапили під більшу увагу. Акцент на юридичних гонорарах створив домашню індустрію юридичних аудиторських фірм, які перевіряють та аналізують юридичні питання послуги для усунення розбіжностей, неетичної практики виставлення рахунків, помилок у виставленні рахунків і потенційних сфер економія коштів.
Клієнти, які не використовують незалежні юридичні служби аудиту рахунків, часто мають власні програми контролю якості, які регулярно аналізують рахунки-фактури, позначені для перевірки. Уникнення цих десяти помилок у виставленні рахунків допоможе вашим юридичним рахункам витримати перевірку. На ці пункти припадає приблизно 90% скарг, поданих клієнтами та групами аудиторів.
Нечіткі описи платежів
Повні, детальні та точні описи завдань – це найпростіший спосіб запобігти клієнту відмітити ваш рахунок. Кожен опис завдання має визначати діяльність з достатньою кількістю деталей, щоб оцінити її необхідність і відповідність проекту. Разом із детальним описом завдання кожен запис про час має містити дату виконання завдання, хронометриста, який його виконував, час, витрачений на виконання завдання, і загальну суму гонорару.
Час доповнення
Щоб задовольнити обтяжливі вимоги вашої фірми до виставлення рахунків, може виникнути спокуса завищити або «підштовхнути» час, необхідний для виконання завдання, особливо якщо ви ефективний працівник. Така практика викликає уважність і критику з боку клієнта або аудитора. Важливо переконатися, що час, який ви виставляєте за кожне завдання, точно відображає виконану роботу та відповідає важливості та складності завдання.
Виплати
Оскільки судові виплати значно впливають на загальний бюджет клієнта, вам слід враховувати вартість послуги відносно її цінності для клієнта. Наприклад, чи потрібно передавати Federal Express кожну кореспонденцію вашому експерту, коли до суду залишилося шість місяців?
Ви також повинні знати про політику виставлення рахунків і контракти, встановлені нашим клієнтом. Чи вимагає клієнт використання певного судового репортера або постачальника фотокопій? Крім того, певні витрати ніколи не повинні виставлятися клієнту та є частиною накладних витрат юридичної фірми.
Адміністративна робота
Юридична практика неминуче включає адміністративні та канцелярські завдання. Більшість клієнтів сьогодні не платять за канцелярські завдання, такі як набір, картотека та фотокопіювання, або адміністративні функції, такі як навчання, підготовка рахунків, перевірка конфліктів або розвиток клієнтів. Наскільки ви можете, делегуйте канцелярські функції секретарю, діловоду або іншим працівникам юридичного персоналу.
Міжофісні конференції
Клієнти часто відмовляються оплачувати конференції між співробітниками юридичної фірми; вони розглядають координацію, консультації та обговорення справи чи проекту між фахівцями фірми як частину ведення бізнесу і, отже, як частину накладних витрат фірми. Міжофісні конференції також можуть стати значними витратами для клієнта, оскільки кілька професіоналів одночасно виставляють рахунок за одну розмову.
Тому доцільно уникати виставлення рахунків за рутинні обговорення файлу з іншими членами вашої фірми за винятком випадків, коли такі обговорення стосуються суттєво важливих питань, низки сторонніх сторін або великих блоків час.
Навчання
Якщо ви новачок у справі чи галузі права, через вашу недосвідченість може знадобитися додатковий час для завершення проекту. Клієнти стають дедалі нетерпимішими до недосвідченості та все менше готові платити за витрати на навчання нового співробітника або за те, щоб фахівець з права «прискорився» з справою.
Подвійний платіж
Подвійні записи про час є звичайною практикою серед юридичних фірм, але клієнти, які розуміють витрати, менш готові платити за дублювання зусиль. Чи кілька партнерів брали участь у слуханні?
Чи відвідував помічник юриста кожне свідчення? Чи четверо співробітників зробили свій внесок в один бриф? Ці елементи можуть викликати червоний прапор. Клієнт може відмовитися платити за всю або частину роботи або, принаймні, додатково дослідити справу, щоб визначити, чи було це виправдано.
Блокування платежів
Час виставлення рахунків за кілька завдань у великих блоках є ще одним червоним прапорцем для клієнтів. Ви повинні розписати кожне завдання окремо з відповідним часом і платою за кожне завдання. Деталізовані записи часу дозволяють рецензенту краще визначити відповідність витраченого часу значущості та складності завдання.
Огляд і перегляд
Ваш клієнт може запитати, чому ви виставили рахунок за 43,2 години перегляду та перегляду брифа. Можливо, запис складався з 40 сторінок і включав численні складні питання та обширні дослідження. Якою б не була причина, розпливчасті та поверхневі терміни, як-от «огляд і перегляд», мало дають зрозуміти клієнту, чому огляд заслуговує тижневого часу. Замість «перегляду» такі слова, як «оцінити», «проаналізувати», «оцінити» або «переробити», означають завдання, які спонукають до роздумів і, отже, займають багато часу.
Делеговані завдання
Виставляючи рахунки та призначаючи завдання, ви повинні переконатися, що проект виконує відповідний член юридичної групи. Клієнти можуть відмовитися платити за завдання, які виконують старші хронометристи, які могли бути делеговані молодшому, менш дорогому співробітнику. Наприклад, адвокати, які розглядають показання, старші партнери, які виконують рутинні дослідження, або помічники юристів, які подають документи, можуть підняти червоний прапорець.
