Ефективна політика щодо Інтернету та електронної пошти, яка допомагає співробітникам зрозуміти що від них очікується щодо того, як вони використовують свої пристрої для роботи, є обов’язковим для роботодавців і працівників. Ви хочете зареєструватися, щоб визначити, що працівники можуть робити за рахунок наданої роботи або пристрої, що належать працівникам які використовуються вашими співробітниками, вашим робочим місцем або компанією або залучають їх.
З огляду на те, що майже 80% людей у США мають доступ до соціальних мереж, вказівки щодо того, що працівники можуть говорити та ділитися, стали важливішими. Більшість працівників не проти вказівок, тому що вони не хочуть діяти неналежним чином або несподівано перетинати межу. Отже, розвиток a чесна, зрозуміла та розумна політика разом із ретельним навчанням має бути головним пріоритетом.
Подумайте про використання цього зразка політики щодо Інтернету та електронної пошти, щоб надати своїм працівникам чіткі вказівки щодо того, що вважається правильним використанням Інтернету та електронної пошти на роботі. Адаптуйте його відповідно до потреб вашої культури та середовища, яке ви хочете забезпечити співробітникам на роботі. Щоб переконатися в законності у вашому регіоні та у вашій галузі, зверніться до юриста.
Зразок політики щодо Інтернету та електронної пошти для працівників
Використання голосової пошти, електронної пошти та Інтернету, призначене комп’ютеру працівника або телефон розширення призначені виключно для ведення бізнесу компанії. Деякі посадові обов’язки в компанії вимагають доступу до Інтернету та використання програмного забезпечення на додаток до набору продуктів Microsoft Office.
Лише особи, які належним чином уповноважені для цілей компанії, можуть використовувати Інтернет для доступу та завантаження додаткового програмного забезпечення. Цей дозвіл, як правило, надається виключно для рішень, які відділ інформаційних технологій (ІТ) приймає разом із кадрами.
Процедура доступу до програмного забезпечення
Програмне забезпечення, необхідне на додаток до набору продуктів Microsoft Office, має бути авторизоване вашим керівником і завантажене ІТ-відділом. Якщо вам потрібен доступ до програмного забезпечення або веб-сайтів, які зараз не входять до мережі компанії, поговоріть зі своїм менеджера та проконсультуйтеся з ІТ-відділом, щоб пояснити, які результати ви очікуєте отримати від продукт.
Усі обґрунтовані запити, які не вважаються мережевим ризиком, будуть розглянуті. Метою цієї політики є не обмеження доступу співробітників до продуктів, які підвищать вашу продуктивність. Натомість мета полягає в мінімізації ризику для мережі організації.
Обладнання, що належить компанії
Будь-який пристрій або комп’ютер, включаючи, але не обмежуючись, настільні телефони, смартфони, планшети, ноутбуки, настільні комп’ютери та iPad, які компанія надає для вашого користування, слід використовувати лише для компанії бізнес. Майте на увазі, що компанія володіє пристроями та інформацією на них. Якщо ви залишите компанію з будь-якої причини, компанія вимагатиме від вас повернути обладнання в останній день роботи.
Ви можете використовувати особисті електронні пристрої, які не підключені до мережі компанії, для доступу до будь-якого відповідного веб-сайту під час перерв і обіду.
Використання Інтернету
Використання Інтернету в робочий час або використання пристроїв, що належать компанії, підключених до мережі компанії, дозволено лише для ведення справ компанії. Це обмежує можливість порушення безпеки конфіденційної інформації компанії.
Використання Інтернету також створює можливість зараження нашої системи через віруси або шпигунське програмне забезпечення. Шпигунське програмне забезпечення дозволяє неавторизованим особам за межами компанії потенційно отримати доступ до паролів компанії та іншої конфіденційної інформації.
Видалення таких програм із мережі компанії вимагає від ІТ-спеціалістів вкладати час і увагу, щоб краще присвятити технологічний прогрес. З цієї причини та для забезпечення належного використання робочого часу ми просимо співробітників обмежити використання Інтернету.
Крім того, за жодних обставин комп’ютери компанії чи інше електронне обладнання, включаючи пристрої, що належать працівнику, не можуть бути використовується в робочий час компанії для отримання, перегляду або доступу до будь-якого порнографічного чи іншого аморального, неетичного чи не пов’язаного з бізнесом Інтернету сайти. Це може призвести до дисциплінарної відповідальності включно припинення трудових відносин.
Соц.медіа
Ваш роботодавець розуміє, що частиною того, що ви робите в соціальних мережах, є охоплення, яке набирає нових співробітників і покращує бренд нашої компанії. Багато співробітників навіть мають обов’язки щодо соціальних мереж у своїх посадових інструкціях, включаючи маркетологів соціальних мереж, технічної підтримки та рекрутерів.
Ваш роботодавець також розуміє, що зв’язок наших співробітників із онлайн-світом, у якому ви проводите час 24/7, може призвести до розмивання робочого та вільного часу. Ми наполегливо рекомендуємо вам обмежити використання соціальних медіа вмістом, пов’язаним з роботою, і роз’ясненнями в робочий час.
Крім того, вам заборонено обмін будь-якою конфіденційною або захищеною інформацією що належить або стосується компанії. Вам настійно рекомендується не ділитися зневажливою інформацією, яка виставляє вашу компанію чи колег у невигідному світлі.
Репутацію і бренд компанії повинні захищати всі співробітники. Життя та дії ваших колег ніколи не повинні публікуватися в Інтернеті. Будь ласка, зверніть увагу на переваги колег — наприклад, отримайте дозвіл батьків, перш ніж використовувати імена їхніх дітей в Інтернеті.
Участь у соціальних мережах із робочих пристроїв або в робочий час, вміст соціальних мереж, який дискримінує будь-яку захищену класифікацію зокрема вік, раса, колір шкіри, релігія, стать, національне походження, інвалідність або генетична інформація заборонена.
Політика нашої компанії передбачає також включення сексуальних уподобань, гендерної ідентичності та ваги під захист від дискримінації. Будь-який працівник, який бере участь у соціальних мережах і порушує цю політику, буде мати справу відповідно до компанії політика домагань.
Використання електронної пошти в компанії
Електронну пошту можна використовувати лише для корпоративних справ. Конфіденційна інформація компанії не повинна передаватись за межі компанії без дозволу в будь-який час. Ви також не маєте права вести особисті справи за допомогою корпоративного комп’ютера чи електронної пошти.
Також пам’ятайте про це, коли ви плануєте пересилати неділові електронні листи колегам, родині чи друзям. Неділові електронні листи витрачають час і увагу компанії.
Перегляд порнографії або надсилання порнографічних жартів чи історій електронною поштою розглядається сексуальні домагання і буде розглянуто відповідно до нашої політики щодо сексуальних домагань. Негайне звільнення є найчастішим дисциплінарним заходом, який компанія може застосувати в таких випадках.
Дискримінаційні електронні листи
Будь-який вміст електронної пошти, який дискримінує будь-яку із зазначених раніше захищених класифікацій, заборонено. З будь-яким працівником, який надішле електронний лист, що порушує цю політику, буде діяти згідно з політикою щодо агресивних дій.
Ці електронні листи заборонені в компанії. Надсилання або пересилання дискримінаційних електронних листів призведе до дисциплінарних стягнень, які можуть призвести до звільнення.
Компанія володіє електронною поштою співробітника
Майте на увазі, що компанія володіє будь-яким повідомленням, надісланим електронною поштою або збереженим на обладнанні компанії. Керівництво та інші уповноважені співробітники мають право в будь-який час отримати доступ до будь-яких матеріалів у вашій електронній пошті або на комп’ютері вашої компанії. Будь ласка, не вважайте ваші електронні повідомлення, зберігання або доступ приватними, якщо вони створені або зберігаються в робочих системах.
Якщо вам потрібна додаткова інформація про значення будь-якого з цих повідомлень, будь ласка, зверніться до свого керівника або співробітників відділу кадрів для роз’яснення.
