Посади офісних помічників можна знайти в усіх галузях промисловості та мають широкий набір навичок. Офісних помічників іноді називають секретарями або адміністративними помічниками, але вони допомагають у функціонуванні офісу.
Незалежно від того, чи належить офіс юридичній фірмі, медичній практиці, навчальному закладу чи корпорації, потреби однакові: хтось має зберігати записи, підтримувати графіки та піклуватися про звичайне спілкування від імені людей, які використовують офіс.
Деякі офісні помічники працюють віддалено. Віртуальні помічники зазвичай працюють вдома, виконуючи завдання, які зазвичай виконує адміністративний помічник або секретар.
Посадові обов'язки офісного помічника
Хоча посади офісного помічника загалом схожі одна на одну, робота все одно змінна — вона змінюється щодня, а не від офісу до офісу. Сьогодні ви можете виступати в ролі портьє, завтра може знадобитися ремонт принтера, а наступного дня вам доведеться перенести всю картотеку в хмару. Щоб досягти успіху, вам знадобиться дуже широкий набір навичок.
Офісні помічники належать до найбільших неоспіваних героїв ділового світу, тому що коли ви виконуєте свою роботу правильно, ніхто цього не помічає — офіс, здається, працює сам. Але деяким людям подобається швидка, але гнучка робота, відчуття того, що вони в центрі всього. Хороший секретар може знайти роботу майже скрізь, у будь-якій організації.
Найкращі навички офісного помічника
Ось деякі з найкращих навичок, на які роботодавці звертають увагу, коли наймають офісний персонал.
Навички вербальної комунікації
Комунікація є критично важливою навичкою для офісного помічника. Вам доведеться спілкуватися зі своїм керівником, колегами по офісу, професіоналами, яким ви допомагаєте, і, можливо, клієнтами або людьми в інших офісах тієї ж організації. Ви всі працюєте як одна команда, і ви є її основним комунікаційним вузлом.
Вам потрібно щодня бути життєрадісним, корисним, добре поінформованим, чітким і вміти слухати.
- Відповідь на телефони
- Відносини з клієнтами
- спілкування
- Переадресація телефонних дзвінків
- Прийом повідомлень
- Маршрутизація телефонних дзвінків
- Комутатор
- Телефон
- Вербальна комунікація
Навички письмового спілкування
Більшість офісних помічників багато пишуть. Вони можуть писати записки, заповнювати форми або чернетки листів чи електронних листів. Деякі створюють контент для веб-сайту компанії або редагують текст для інших. Чітке, професійне письмове спілкування є обов’язковим.
- Листування
- Електронна пошта
- Пошта
- Розсилки
- Введення
- Обробка текстів
- Письмове спілкування
Дружелюбність
Офіс-асистент може бути першою людиною, яку клієнт бачить, заходячи в офіс. Якщо основного мешканця офісу в цей момент немає, офісний помічник може бути єдиною особою, з якою відвідувач спілкується. Ви повинні бути готові зустріти кожного відвідувача посмішкою і добрим словом і допомогти їм у міру своїх можливостей. Отже, хороші навички міжособистісного спілкування є необхідністю.
- Обслуговування клієнтів
- Спрямування відвідувачів
- гнучкий
- дружній
- Вітайте гостей
- Міжособистісний
- Позитивне ставлення
- Надійність
- Вітаємо відвідувачів
Технологічні навички
За старих часів секретарі багато друкували. Часи змінилися, як і технології, але офісні помічники все ще можуть розраховувати проводити багато часу перед клавіатурою. Замість друкарської машинки вам доведеться орієнтуватися в різноманітних програмах. Також не завадить знати, як надати легку технічну підтримку та як полагодити непокірний принтер.
- комп'ютер
- Документи Google
- Диск Google
- Google Форми
- Таблиці Google
- Презентації Google
- Gmail
- Інтернет
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint
- QuickBooks
- Млява
- технології
- Відеоконференція
- Збільшити
організація
Офісні помічники повинні бути надзвичайно організованими, щоб ефективно виконувати численні завдання. Вам також потрібно буде допомагати іншим людям організовувати роботу, від ведення календарів до підтримки порядку в офісі.
- Адміністративна підтримка
- Призначення
- Виставлення рахунків
- Календарі
- Канцелярський
- Введення даних
- Доставка пошти
- Електронне подання
- Звіти про витрати
- Подача
- Операції на рецепції
- Обробка грошей
- Службові обов'язки
- Оргтехніка
- Інвентар канцелярського приладдя
- Офісне приладдя
- Офісна підтримка
- організація
- Документообіг
- Доставка
Навички вирішення проблем
Розв’язання проблем або навички критичного мислення важливі для будь-якого офісного помічника, оскільки ви часто будете людиною, до якої інші приходять із запитаннями чи проблемами.
- Координація офісної діяльності
- Зустрічі
- Навички вирішення проблем
- Відповідайте на запити
- Планування
- Фільтрування та направлення дзвінків
- Електронні таблиці
- Командна робота
- Управління часом
- Організація поїздок
Приклади резюме та супровідних листів
Перегляньте приклади резюме та супровідних листів, а також отримайте шаблони для завантаження для різних офісних посад:
- Резюме адміністративного помічника
- Супровідний лист адміністративного помічника
- Резюме особистого помічника
- Резюме ресепшн
- Супровідний лист секретаря
- Приклади бізнес-резюме
Як продемонструвати свої навички
- Назви цих навичок функціонують як ключові слова, тому використовуйте якомога більше під час написання свого резюме.
- Ви можете використовувати ті самі ключові слова у супровідному листі. Зосередьтеся саме на тих, які найбільше хвилюють вашого майбутнього роботодавця.
- Переконайтеся, що у вас є принаймні один приклад того, як ви продемонстрували навички з кожної категорії, готовий поділитися з інтерв’юерами.
