Хоча існує багато факторів, які можуть сприяти успіху чи поразці бізнесу, ефективне спілкування необхідна, якщо бізнес хоче досягти успіху. Хороша комунікація включає чітку вербальну комунікацію, чудові навички слухання та ефективність ділове письмо. Без цих елементів дуже ймовірно, що буде розрив зв’язку.
На всі підприємства, великі й малі, можуть негативно вплинути часті конфлікти, спричинені неправильним спілкуванням. Однак власники малого бізнесу мають тут перевагу, оскільки вони краще бачать потенційні комунікаційні проблеми та вирішують їх до того, як бізнесу буде завдано шкоди. Наведені нижче поради допоможуть вам покращити процес спілкування зі співробітниками, щоб ви могли уникнути проблем, які виникають через неправильне спілкування.
Переконайтеся, що кожна зустріч має порядок денний
Перенасичення нарадами погано для кожного бізнесу, але наради без видимої мети ще гірше. Крім того, це може бути тригером для неправильного спілкування. Замість того, щоб планувати зустрічі та сподіватися, що за цей час усе вдасться зробити, будьте цілеспрямованими щодо зустрічей із самого початку.
Створіть порядок денний для кожної зустрічі, яку ви запланували, і поділіться нею зі своїми співробітниками задовго до зустрічі, щоб підготувати основу для обговорення. Також доцільно запропонувати своїм співробітникам додати пункти порядку денного, які вони хочуть обговорити, перед зустріччю.
Поділитися всіма презентаціями/документами
Не всі добре роблять нотатки під час зустрічей, і не все обговорене буде збережено після закінчення зустрічі. Ось чому так важливо переконатися, що всі учасники отримують копії файлів презентацій або будь-яких документів, які обговорюються під час зустрічі. Ще краще, якщо ви зможете поділитися цими файлами перед нарадою, щоб ваші співробітники могли робити нотатки та переглядати інформацію в режимі реального часу.
Оптимізуйте свої електронні повідомлення
Ви коли-небудь отримували a ділова електронна пошта воно було настільки довгим і торкалося стільки різних тем, що ви були повністю збентежені, коли закінчили його читати? Електронна пошта — це один із тих способів розмови, який чудово підвищує продуктивність, але також може призвести до плутанини та непорозуміння. Прості звички, як-от збереження однієї теми для кожного повідомлення електронної пошти, розбивка повідомлення на підзаголовки та/або маркери пункти, і бути дуже описовим під час написання теми може бути різницею між ясністю та спантеличеність.
Уважно слухайте та спостерігайте за невербальними сигналами
Не всяке спілкування — і неправильне спілкування — відбувається вербально. Вище ми торкнулися найкращих методів спілкування електронною поштою, і вони також стосуються інших типів письмового спілкування. Але як щодо мови тіла? Дуже важливо, щоб ви знаходилися в гармонії зі своїми співробітниками та вміли вловлювати невербальні сигнали. Це може допомогти вам активно вирішувати проблеми, які працівник може бути не на 100% зручним, щоб порушити з вами безпосередньо. Пам’ятайте, що поряд із невербальним спілкуванням важливо, щоб як менеджер ви не лише ефективно спілкувалися зі своїми співробітниками, але й ефективно слухали.
Будь доступним
Політика відкритих дверей може бути корисною для будь-якого бізнесу. Доступність до ваших співробітників означає, що ви дбаєте про їхні проблеми та хочете почути їхні відгуки. Відкриті двері дають вашим співробітникам можливість говорити з вами про те, що відбувається в бізнесі, про що ви можете не знати. Цей тип доступності може зменшити ймовірність неправильного спілкування у вашому малому бізнесі.
У діловому середовищі дуже легко може виникнути неправильне спілкування, але будьте проактивні щодо способу спілкування зі своїми співробітників — і надання їм можливості відкрито спілкуватися з вами — може допомогти вам уникнути проблем, які часто виникають через неправильне спілкування. У поєднанні з цими порадами щодо ділової комунікації ви закладаєте основу для бізнесу, який має потенціал для процвітання і не буде стримуватися поганою комунікацією.
