Спосіб структури вашої організації впливає на те, як ви керуєте та запускаєте проекти. Це також може вплинути на те, скільки повноважень і досягнень ви маєте для виконання своєї роботи як керівника проекту.
Є три загальні організаційні структури, і в усіх працюють менеджери проектів: функціональна, проектна та матрична. Давайте розглянемо переваги та недоліки кожного, щоб ви знали, з чим вам доведеться зіткнутися, приєднавшись до нової структури.
Функціональна організаційна структура
У функціональній організаційній структурі керівник проекту та всі ресурси працюють в одному підрозділі компанії, наприклад у відділі продажів і маркетингу. Як правило, функціональний менеджер має більше повноважень, ніж керівник проекту.
Переваги
Функціональна структура дає вам найменші повноваження як менеджеру проекту, але пропонує багато інших переваг:
- Це добре працює для невеликих команд і невеликих проектів, оскільки функція повністю контролює членів команди та інші необхідні ресурси.
- Ви можете легко отримати доступ до потрібних експертів, оскільки вони працюють в одній функціональній сфері.
- Швидко зібрати всіх разом для вирішення проблем, пов’язаних із проектом.
- Ви можете обмежити інструменти комунікації проекту, які потрібно використовувати, оскільки команда відносно невелика та проста.
- У вашу команду часто входять захоплені члени команди, які прагнуть працювати над проектом, оскільки це дає їм можливість кар’єрного зростання. Проектна робота може бути чудовим способом мотивувати вашу команду.
- Якщо ви передаєте проект функціональній команді, це буде функціональна команда, в якій ви працюєте, що може полегшити закриття проекту.
Недоліки
Незважаючи на те, що ця структура має масу переваг, врахуйте також деякі недоліки:
- Робота відбувається в силосі, що може означати, що ви не маєте доступу до людей за межами вашого функціонального підрозділу.
- Люди в команді проекту можуть бути більш лояльними до свого відділу чи керівника команди, ніж до своєї роботи над проектом, що може спричинити конфлікти.
- Великий проект може закінчитися функціональним менеджером проекту для кожної функції. Це може призвести до того, що робота провалиться, якщо всі керівники проектів не будуть злагоджено працювати разом.
- Функціональна робота може ізолювати вас через те, що ви не маєте можливості широко спілкуватися з компанією. Зберігати стратегічний фокус може бути складніше.
Організаційна структура проекту
Спеціалізовані команди збираються разом для роботи над проектами в рамках організаційної структури проекту. Керівник проекту, ймовірно, відповідає за лінійне керівництво членами команди проекту. Прикладами цього можуть бути великі будівельні роботи, а також корпоративні ініціативи, які потребують спеціальної команди. Керівник проекту має вищу владу, звітуючи перед спонсором проекту та радою проекту. Особи в команді працюють безпосередньо на керівника проекту.
Переваги
Очевидною перевагою структури проекту є те, що ви маєте більше контролю над командою, але є й інші переваги:
- Команди можуть мати сильне почуття ідентичності. Це найпростіша структура для створення сильної командної культури.
- Вся команда зосереджена на цілях команди, тому існує конфлікт лояльності з повсякденною роботою людей, які працюють над проектом. Їх повсякденна робота – проект.
- Ресурси присвячені проекту, тому планувати роботу набагато простіше. Ви знатимете, коли члени команди будуть доступні, і немає ризику, що їх швидко перетягнуть на звичну роботу для іншого керівника.
- Проекти, які виконуються в цій структурі, є чудовим середовищем для вдосконалення ваших навичок управління проектами, а також більших навичок технічного лідерства.
Недоліки
Структура проекту є найпростішою для роботи, але все ж має деякі недоліки:
- Наявність команди, присвяченої одному проекту, є дорогим зобов’язанням. Це, як правило, варіант лише для великих проектів.
- Якщо ви усунете людей з їх робочих місць, їм може бути важко повернутися, особливо якщо проект тривалий. Проектна робота тягне вас, тому повернення до вашої попередньої ролі після роботи в мультидисциплінарному середовищі над новим складним проектом не є привабливою перспективою для багатьох людей. Таким чином, управління переходом команди, коли ви закриваєте проект, стає ще важливішим.
- Іноді закриття проекту може означати втрату роботи, якщо бізнес зрушив із місця, а інша посада для вас недоступна.
- За своєю природою цільові команди витрачають ресурси, щоб працювати лише над одним завданням. Вони можуть обмежити кількість проектів, які компанія може виконувати одночасно, особливо коли різні проекти вимагають однакових навичок.
- Менеджери проектів у структурі цього типу також здійснюють лінійне керування для своїх команд, що означає витрачати час і зусилля на завдання людських ресурсів, які вам не довелося б виконувати в інших структурах. Якщо вам подобається цей елемент роботи з людьми, цей фактор може бути перевагою.
Матрична організаційна структура
Третій варіант – матрична структура. Ресурси спільно використовуються як у звичайній роботі, так і в проектній роботі. Це може означати наявність двох менеджерів або «пунктирну» відповідальність перед керівником проекту, а також перед керівником команди. Зазвичай спочатку встановлюється структура функціональної лінії управління, а керівник проекту займає пунктирну лінію.
Ця структура розділяє повноваження та повноваження між керівником функціональної групи або керівником відділу та керівником проекту. Вам потрібно буде використовувати свої навички ведення переговорів на повну силу.
Переваги
Матричні структури дуже поширені, оскільки вони дозволяють менеджерам робити гнучкий вибір щодо того, як люди витрачають свій час. Ймовірно, ви працюватимете в матричному середовищі на певному етапі вашої кар’єри. Перевагами цієї конструкції є:
- Ресурси використовуються ефективно та можуть переміщатися між проектами за потреби.
- Ви можете працювати над багатьма різними речами, іноді паралельно, хоча це також можна назвати недоліком.
- Команди та окремі особи можуть бути дуже чуйними. Якщо з’являється новий проект, який має бути пріоритетним, його досить легко повернути й раптово зосередитися на чомусь іншому. Ви не можете зробити це легко в структурі проекту, для розформування та перегрупування якого потрібно більше часу.
- Структура вимагає, щоб усі використовували однаковий життєвий цикл і методологію управління проектами, тому переходити між проектами легко. Люди можуть приєднатися до проектної команди з відносно невеликою необхідністю адаптації, якщо термінологія та процеси є загальними.
Недоліки
Як і в усіх налаштуваннях, у цьому також є свої підводні камені. Незважаючи на те, що це звичайна структура, не багато сучасних робочих місць вирішують проблеми перевантаження. Доручити людям забагато завдань може бути легко, якщо у вас немає систем для керування та моніторингу всього їхнього робочого навантаження. Інші недоліки:
- Конфлікт між проектами є поширеним явищем, тому що ви можете боротися за ті самі ресурси, що й інший проект.
- Інший проект міг залучити найкращі ресурси — найвідповідніших людей із потрібними навичками — або їхній лінійний керівник міг не надати їх для роботи над проектом.
- Може виникнути певний конфлікт між звичайними завданнями та проектною роботою для окремих осіб, особливо коли обидва менеджери надають їм різні пріоритети.
- У ресурсів може виникнути конфлікт щодо того, який шлях розвитку вони обрали для своєї майбутньої кар’єри. Хоча ви, можливо, знаєте, що хочете залишитися в управлінні проектами, у вас може бути можливість перейти на більш старшу функціональну посаду або більш орієнтовану на проект посаду. Але мати багато варіантів кар’єри – це добре, навіть якщо це змушує приймати важкі рішення.
Організаційна структура, яка ідеально працює для звичайної роботи, не завжди підходить для проектів, і вам потрібно керувати середовищем, у якому ви працюєте. Отримати деякий досвід роботи з кожною з цих структур – гарна ідея, щоб ви могли випробувати їх на власні очі. Це допоможе вам вирішити, яке середовище вам найкраще підходить і відповідає вашим навичкам і вподобанням. Тоді ви зможете зробити усвідомлений вибір, якщо у вас буде можливість визначити ваше майбутнє робоче середовище.
Розуміння плюсів і мінусів організаційної структури кожного проекту дає вам шанс зрозуміти, де саме найкраще витратити свій час і вплив, щоб отримати максимум від вашої команди та допомогти завершити свій проект успішно.
