Коли ви пишете ділові та трудові листи, формат вашого листа важливий незалежно від типу кореспонденції, яку ви надсилаєте. Ваші листи та електронні листи мають бути правильно адресовані, відформатовані, написані та розміщені з інтервалами.
Як відформатувати професійний лист
Якщо у вас є контактна особа, якій ви пишете, лист повинен бути адресований йому чи їй.
- Ваші листи потребують професіонала привітання і закриття.
- Кожен абзац вашого листа має бути зосередженим і містити детальну інформацію про те, чому ви пишете.
- У останньому абзаці свого листа подякуйте людині, якій ви пишете, за те, що вона розглянула ваше прохання.
Не забудьте вказати свою контактну інформацію: повне ім’я, адресу, номер телефону та адресу електронної пошти, щоб читачеві було легко з вами зв’язатися.
Приклади формату листа
Ось зразки професійних листів і електронних листів, включаючи супровідні листи, ділові листи, заяви про відставку листи, рекомендаційні листи, листи подяки та листи для різноманітних інших питань, пов’язаних із працевлаштуванням сценарії.
Незважаючи на те, що багато комунікацій обробляються електронною поштою, друковані листи все ще використовуються для офіційного ділового листування. Діловий лист повинен містити такі складові:
Контактна інформація письменника
Дата
Контактна інформація одержувача
Привітання
Тіло листа
Пишучи діловий лист, зробіть його простим і зосередженим, щоб мета вашого листа була зрозумілою. Використовуйте перший абзац, щоб представитися. Другий і третій абзаци пояснять, чому ви пишете і чого ви вимагаєте від читача. Завершіть свій лист подякою читачеві за розгляд вашого запиту.
Закриття
Твій підпис
Ваш друкований підпис.
Поради щодо форматування ділового листа
- Нехай ваш лист буде коротким. Досить двох-трьох абзаців і однієї сторінки, залишивши місце для вашого підпису внизу листа.
- Виберіть простий шрифт, наприклад Times New Roman, Arial або Calibri. Розмір шрифту 12 пунктів легко читається.
- Окремий інтервал у листі, залиште пробіл між кожним абзацом, перед і після контактної інформації та закриття. Зліва вирівняйте свою букву.
Перегляньте приклади та отримайте шаблон
Огляд а зразок оформленого ділового листаі завантажте безкоштовний шаблон, щоб використовувати його як відправну точку для власного листування.
Коли ви надсилаєте електронні листи, щоб подати заявку на роботу, роботу чи бізнес, важливо правильно відформатувати кожен розділ вашого повідомлення. Наприклад, електронні листи легко загубитися у папці «Вхідні», якщо вони не мають теми, або не отримати повторного перегляду, якщо в них є друкарські чи інші помилки.
Ось як відформатувати корпоративну електронну адресу:
Сюжетна лінія — Це повинно пояснити, чому ви пишете в кількох словах.
Привітання - Почніть електронний лист з a професійне привітання.
Тіло Повідомлення — Поясніть, чому ви пишете, якомога коротше.
Закриття - Закінчуйте своє повідомлення професійним завершенням, як і діловий лист.
Підпис - Ваш підпис надає інформацію для того, щоб читач зв’язався з вами. Укажіть своє повне ім’я, адресу електронної пошти, номер телефону та свою адресу, якщо ви очікуєте письмову відповідь.
Поради щодо форматування електронного повідомлення
- Пишіть свої електронні листи так само, як будь-яке інше ділове листування, з повними реченнями, абзацами та пробілами між абзацами.
- Ключ до написання та форматування електронних повідомлень полягає в тому, щоб вони були короткими. Більшість людей не читають далі першого або другого абзацу, тому висловлюйте свою думку на початку свого повідомлення.
Огляд прикладів
Перегляньте приклади професійних повідомлень електронної пошти для правильного форматування власних повідомлень.
Формат супровідного листа
Щоб бути ефективним, супровідний лист, написаний для подачі заявки на роботу, має відповідати основному формату типового ділового листа. Включіть у свій лист такі розділи:
Ваша контактна інформація
Дата
Контактна інформація роботодавця
Привітання
Тіло листа
Включіть інформацію про вакансію, на яку ви претендуєте, чому ви добре підходить для цієї посади, і як ви будете далі. Знайдіть час, щоб відповідати вашій кваліфікації роботі. Використовуйте заключний абзац, щоб подякувати роботодавцю за увагу.
Закриття
Твій підпис (друкований лист)
Ваш друкований підпис.
Поради щодо форматування супровідного листа
- Обов’язково додайте пробіли між абзацами та відповідне привітання та закінчення.
- Ліворуч вирівняйте свій лист і використовуйте простий шрифт, наприклад Arial, Verdana або Times New Roman.
Перегляньте приклади та отримайте шаблон
Перегляньте зразок форматованого супровідного листа та завантажте безкоштовний шаблон для написання власних супровідних листів для вакансій.
Формат листа про прийняття на роботу
Коли ви приймаєте пропозицію про роботу, доцільно написати офіційний лист про прийняття на роботу, щоб підтвердити деталі працевлаштування та офіційно прийняти пропозицію про роботу. Лист повинен містити такі елементи:
Ваша контактна інформація
Дата
Привітання
Тіло листа
Перший абзац листа повинен містити вашу подяку та вдячність за надану можливість. Далі згадайте, що ви приймаєте пропозицію. Вкажіть умови працевлаштування, включаючи зарплату, пільги та все інше, про що ви домовилися з роботодавцем. Останній абзац листа або електронної пошти підтверджує вашу дату початку. Ви також можете сказати, що ви з нетерпінням чекаєте початку роботи.
Закриття (друкований лист)
Твій підпис
Ваш друкований підпис.
Якщо ви приймаєте роботу електронною поштою, вкажіть своє ім’я та контактну інформацію після закриття.
Перегляньте приклад і отримайте шаблон
Перегляньте зразки листів про прийняття на роботу та завантажте безкоштовний шаблон, щоб створити власний лист.
Формат листа про зацікавленість
Лист про зацікавленість, також відомий як лист-запит або лист-запит, надсилається компаніям, які можуть наймати, але не вказали конкретну вакансію, на яку можна подати заявку.
Ваш лист про зацікавленість має містити інформацію про те, чому компанія вас цікавить і чому ваші навички та досвід будуть цінністю для компанії. Лист має мати такий формат:
Ваша контактна інформація
Дата
Контактна інформація компанії
Привітання
Тіло листа
У першому абзаці має бути зазначено, що ви можете запропонувати компанії. Поясніть, чому ви станете чудовим новим працівником. У другому та третьому абзацах слід навести приклади того, як ви використовували свої сильні сторони на попередніх посадах. Останній абзац листа повинен містити прохання зустрітися з компанією для обговорення можливостей працевлаштування.
Закриття
Підпис
Якщо ви надсилаєте повідомлення електронною поштою, обов’язково вкажіть у своєму підписі свою контактну інформацію (електронну адресу, телефон, поштову адресу), щоб читачу було легко з вами зв’язатися. Для друкованого листа вкажіть своє повне ім’я та підпишіть його.
Додайте своє резюме
Надішліть копію свого резюме разом із листом зацікавленості, щоб роботодавець міг переглянути вашу повну історію роботи, рівень освіти та кваліфікацію.
Перегляньте приклади та отримайте шаблон
Перегляньте приклади професійно написаних цікавих листів і завантажте безкоштовний шаблон для створення власної кореспонденції.
Форма довідкового листа
Рекомендаційний лист має містити інформацію про те, хто ви, ваші зв’язки з особою, яку ви рекомендуєте, чому вона кваліфікована та якими навичками вона володіє.
Рекомендаційний лист повинен бути оформлений таким чином:
Привітання
Тіло листа
Перший абзац рекомендаційного листа описує, як ви знаєте людину, яку рекомендуєте, і чому ви маєте право надавати рекомендацію. Другий і третій абзаци листа містять інформацію про те, чому ця особа кваліфікована для роботи чи аспірантури, що вона може запропонувати та чому ви її підтримуєте.
У наступному абзаці має бути зазначено, що ви «дуже рекомендуєте» або «наполегливо рекомендуєте» особу.
Останній абзац містить пропозицію надати додаткову інформацію. Включіть адресу електронної пошти та номер телефону в абзац. Крім того, вкажіть свій номер телефону та адресу електронної пошти в розділі зворотної адреси вашого листа або свій підпис, якщо ви надсилаєте посилання електронною поштою.
Закриття (друкований лист)
Твій підпис
Ваш друкований підпис.
Перегляньте приклади та отримайте шаблон
Перегляньте приклади професійно написаних рекомендаційних листів і завантажте безкоштовний шаблон для написання власних рекомендацій.
Форма заяви про звільнення
Формат листа про звільнення має бути коротким і містити факти. Вам не потрібно вказувати іншу інформацію, окрім факту, що ви подаєте у відставку та дати, коли ваша відставка набуде чинності.
Необов’язкова, але не обов’язкова інформація, яку ви можете включити в заяву про звільнення, є вашою вдячністю за можливості, які ви мали, причину відходу та пропозицію допомогти під час переходу зі свого робота.
Ось як оформити заяву про звільнення:
Ваша контактна інформація
Дата
Контактна інформація роботодавця
Привітання
Тіло листа
У першому абзаці вашого листа має бути зазначено, що ви звільняєтеся, і вказано ваш останній день роботи. За бажанням ви можете ще один абзац із подякою компанії за можливості, які вони надали, коли ви там працювали. Також необов’язкова пропозиція допомоги з переходом.
Закриття (друкований лист)
Твій підпис
Ваш друкований підпис.
Перегляньте приклади та отримайте шаблон
Перегляньте зразки заяв про звільнення та завантажте безкоштовний шаблон для написання власної заяви про звільнення.
Коли ви пишете подяку після співбесіди, а також висловлюєте подяку за співбесіду, доцільно повторити, чому ви Вас цікавить робота, яка ваша кваліфікація, як ви можете зробити значний внесок і чому ви кваліфіковані для положення.
Ваш лист має бути відформатований у такий спосіб для листа, що надсилається поштою. Якщо ви надсилаєте подяку електронною поштою, у темі повідомлення вкажіть своє ім’я та слово «дякую».
Ваша контактна інформація
Дата
Контактна інформація роботодавця
Привітання
Тіло листа
Почніть свій лист з подяки інтерв'юеру за час, який він витратив на інтерв'ю з вами. У наступному абзаці згадайте конкретні кваліфікації, які роблять вас сильним кандидатом на роботу. Якщо ви хотіли щось сказати на співбесіді, але не сказали, скористайтеся третім абзацом. Завершіть свій лист, повторивши свою подяку та заявивши, що ви з нетерпінням чекаєте почути від менеджера з найму.
Закриття (друкований лист)
Твій підпис
Ваш друкований підпис.
Перегляньте приклади та отримайте шаблон
Огляд прикладів форматовані листи подяки та електронні листиі завантажте безкоштовний шаблон для написання власного листування.
