Як найкраще написати листа? Паперові листи все ще працюють чи електронна пошта кращий варіант? Не існує найкращого способу спілкування. У деяких випадках має сенс спілкуватися електронною поштою, в інших випадках вам може знадобитися надсилати традиційні надруковані, друковані та підписані листи.
Що ви виберете, залежить від того, з ким ви спілкуєтеся, і мети вашого листування.
Електронна пошта працює швидше та простіше, але деякі повідомлення електронної пошти ніколи не відкриваються й залежно від того, хто ви і чому ви пишете, вам може знадобитися надіслати надрукований і підписаний лист або навіть завантажити його онлайн.
Вибраний тип повідомлення залежить від того, з ким ви спілкуєтеся, і мети вашого листування.
Рекомендації щодо професійного написання листів і електронних листів
Ось вказівки щодо написання листів і повідомлень електронної пошти, включно з тим, як писати, форматувати та перевіряти ваші листи, із прикладами різних типів ділових листів.
Що включити в лист або електронний лист
Незалежно від того, як ви спілкуєтеся, добре написані листи містять кілька розділів. Те, що ви додаєте до кожного розділу, і спосіб форматування документа залежатиме від того, надсилаєте ви надрукований лист чи повідомлення електронної пошти.
У цьому посібнику з написання листів міститься інформація про те, що має бути вказано в кожній частині листа, як адресувати та підписувати друковані та електронні повідомлення, формати та макети листів, а також приклади та шаблони.
Частини листа
- Контактна інформація
- Салютація (Привітання)
- Тіло листа
- Закриття
- Підпис
Контактна інформація
Спосіб додавання контактної інформації буде різним залежно від способу надсилання листа. Коли ви надсилаєте повідомлення електронної пошти, ваша контактна інформація буде в кінці повідомлення, а не вгорі сторінки.
Приклади привітань
Привітання є частиною привітання вашого листа. Ось список прикладів листів-привітань, які добре підходять для професійного листування.
Тіло листа
Основна частина вашого листа включатиме кілька абзаців.
- Перший абзац повинен містити вступ і коротке пояснення причини вашого написання.
- У другому абзаці (і будь-яких наступних абзацах) має бути докладніше пояснено причини вашого написання.
- Останній абзац має або вимагати дії від читача, якщо ви щось вимагаєте, або вказувати, як ви будете діяти.
Переконайтеся, що мета вашого листа зрозуміла. Читач повинен знати, про що ви просите і як він може вам допомогти. Або, якщо ви пропонуєте послуги чи допомогу, те, що ви можете надати читачеві.
Закриття
Лист закінчується такими словами, як «З найкращими побажаннями» або «З повагою», за якими йде кома, а потім ваш підпис, якщо ви надсилаєте друкований лист. Якщо ви надсилаєте повідомлення електронною поштою, просто введіть своє ім’я після закриття. Ось список прикладів завершення листів, які підходять для ділової та трудової кореспонденції.
Підпис
Завершальним штрихом вашого листа є ваш підпис, який у електронному повідомленні міститиме вашу контактну інформацію.
- Як підписати лист
- Як налаштувати підпис електронної пошти
Як адресувати лист
Важливо звертатися до особи, якій ви пишете офіційно, якщо ви її не знаєте дуже добре. Ось як адресувати лист, включаючи загальну інформацію, яку можна використовувати, якщо у вас немає контактної особи в компанії.
Форматування вашої кореспонденції
Тепер, коли ви маєте всю необхідну інформацію, перегляньте стандартний формат для листів і повідомлень електронної пошти:
- Формат листа
- Формат електронного повідомлення
Правила написання листів
Наступним кроком є відшліфування вашого листа, щоб між абзацами, а також у верхній і нижній частині сторінки було достатньо місця. Ви також захочете вибрати зручний для читання, професійний стиль і розмір шрифту. Те, що ви скажете, залежатиме від причини, з якої ви пишете, тому обов’язково адаптуйте свій лист відповідно до вашої особистої та професійної ситуації.
Ось покрокові інструкції з написання різних типів листів, включаючи поля сторінок, шрифти, інтервали та деталі того, що потрібно додати, а також приклади кожного.
- Як написати супровідний лист
- Як написати лист із заявою на роботу
- Як написати рекомендаційний лист
- Як написати заяву про звільнення
- Як написати лист подяки
- Інструкції щодо повідомлень і запрошень LinkedIn
- Інструкції щодо професійних електронних повідомлень
Приклади та шаблони
Використання шаблону — чудовий спосіб створити власний лист або повідомлення електронної пошти, оскільки ви починаєте з базового формату. Просто заповніть свою інформацію у відповідному розділі листа.
Перегляд прикладів теж корисний, оскільки ви отримаєте ідеї щодо того, що сказати у власній кореспонденції.
Зразки листів
Зразки листів, включаючи ділові листи, супровідні листи, подячні листи для співбесіди, подальші листи, прийняття на роботу і листи про відмову, листи про звільнення, листи подяки, ділові листи та інші зразки листів і шаблони.
Приклади електронних повідомлень
Приклади повідомлень електронної пошти про працевлаштування, пошук роботи та ділових повідомлень, а також шаблони електронних листів, приклади відформатованих повідомлень, рядок теми, привітання та приклади підпису.
Перевірка та перевірка орфографії
Нарешті, перш ніж роздрукувати або завантажити свій лист або надіслати повідомлення електронною поштою, перевірте орфографію, перевірте граматику та перевірте його. Щоб переконатися, що немає помилок, радимо прочитати його вголос. Ви можете помітити помилки, яких ви не помітили, переглядаючи його, просто подивившись на нього.
