Багато людей вважають, що менеджери заходів – це організатори весіль чи концертів, але сфера організації подій передбачає набагато більше, ніж це. Гості можуть не помітити роботу івент-менеджера на добре спланованому заході, але вони помітять відсутність планування на хаотичному.
Обов'язки івент-менеджера
За своєю суттю, управління подіями – це процес використання управління бізнесом та організаційних навичок для уявлення, планування та проведення соціальних і ділових заходів. Люди, які спеціалізуються на робота з організації заходів з бюджетами, графіками та постачальниками, щоб створити найкращі можливі події для своїх клієнтів.
Багато компаній використовують фірми з організації заходів для координації своїх найважливіших зустрічей та інших заходів.
Організатори заходів мають багато різних назв посад, але основна функція їх роботи входить у сферу управління подіями. Коли ви працюєте в управлінні подіями, ви будете брати участь у плануванні, виконанні та оцінці корпоративних, асоціацій, некомерційних, урядових і соціальних заходів.
Управління подіями вимагає сильних організаційних, бюджетних і творчих навичок.
Планування та управління подіями
Керівник заходів розпочне планування події із зустрічі з клієнтом і збору інформації про бачення клієнтом події. Вона і клієнт буде розробити бюджет заходута обговоріть загальну концепцію чи тему.
Після формування бюджету менеджер заходу завершить розробку концепції заходу, визначить місце та постачальників, а також отримає всі необхідні дозволи та страхування.
Якщо для заходу потрібні спікери, команда з організації заходу координуватиме з клієнтом їх залучення. Якщо потрібні інші додаткові послуги, такі як паркування та транспорт, команда також організує це.
У день заходу команда з організації заходу буде на місці для проведення заходу та вирішувати будь-які проблеми, що виникають. Після події команда завершить усі деталі, що залишилися, і отримає відгук від клієнта.
Кар'єра в організації заходів
Ринок роботи для менеджерів заходів зростає, за деякими оцінками, потреба в менеджерах заходів зросте на одну третину в наступне десятиліття.
Більшості людей, які вступають у менеджмент заходів, знадобиться ступінь бакалавра. Досвід у гостинному та туристичному менеджменті також буде корисним. Успішний івент-менеджер є справжньою людиною, яка володіє чудовими організаторськими здібностями, навичками спілкування та багатозадачністю.
Команди з організації заходів часто тісно співпрацюють із відділами зв’язків із громадськістю та професіоналами гостинності в місцях проведення заходів. Деякі спеціалісти з організації подій часто подорожують, щоб обслуговувати клієнтів у різних місцях, тоді як інші зосереджуються на управлінні подіями в одній географічній зоні.
Організатори заходів vs. Менеджери
Основні обов’язки планувальника включають відстеження часу під час ваших подій, забезпечення належного налаштування, встановленого клієнта, керування обслуговуючим персоналом, зв’язок з кейтерингом та інші завдання, пов’язані з місцем проведення, які є ключовими для успіху подія.
З іншого боку, івент-менеджери поруч з вами на кожному кроці. Менеджери організовують усі деталі події, обслуговують постачальників, створюють і керують бюджетами та графіками, допомагають у переговорах щодо контракту та керують процесом вибору місця проведення.
