Процес вибору постачальника може бути дуже складним і емоційним завданням, якщо ви не знаєте, як до нього підійти з самого початку. Ось шість кроків, які допоможуть вам вибрати правильного постачальника для вашого бізнесу. Цей посібник покаже вам, як аналізувати ваші бізнес-вимоги, шукати потенційних постачальників, очолити команду у виборі постачальника-переможця, надасть вам уявлення про переговори щодо укладення контракту. і уникнути помилок у переговорах.
Проаналізуйте бізнес-вимоги
Перш ніж почати збирати дані або проводити інтерв’ю, зберіть команду людей, які мають особисту зацікавленість у цьому конкретному процесі вибору постачальника. Перше завдання, яке має виконати команда з вибору постачальника, — це письмово визначити продукт, матеріал або послугу, для яких ви шукаєте постачальника. Далі визначте технічні та бізнес-вимоги. Також визначте вимоги до постачальника. Нарешті, опублікуйте свій документ у розділах, які мають відношення до цього процесу вибору постачальника, і запитайте їхню думку. Попросіть команду проаналізувати коментарі та створити остаточний документ. Підсумовуючи:
- Зберіть групу оцінювання
- Визначте продукт, матеріал або послугу
- Визначте технічні та бізнес-вимоги
- Визначте вимоги постачальника
- Опублікуйте документ вимог для затвердження
Пошук постачальника
Тепер, коли у вас є угода щодо вимог до бізнесу та постачальника, команда має розпочати пошук можливих постачальників, які зможуть доставити матеріал, продукт або послугу. Чим ширший обсяг процесу вибору постачальника, тим більше постачальників ви повинні запропонувати. Звичайно, не всі постачальники відповідатимуть вашим мінімальним вимогам, і команді доведеться вирішити, у яких постачальників шукати більше інформації. Далі напишіть запит на інформацію (RFI) і надішліть його вибраним постачальникам. Нарешті, оцініть їхні відповіді та виберіть невелику кількість постачальників, які увійдуть до «Короткого списку» та перейдуть до наступного раунду. Підсумовуючи:
- Складіть список можливих постачальників
- Виберіть постачальників, від яких потрібно запитати додаткову інформацію
- Написати запит на інформацію (RFI)
- Оцініть відповіді та створіть «короткий список» постачальників
Запит пропозиції (RFP) і запит пропозиції (RFQ)
Бізнес-вимоги визначені, і у вас є короткий список постачальників, яких ви хочете оцінити. Настав час написати a Запит пропозицій або Запит цін. Незалежно від того, який формат ви виберете, ваш RFP або RFQ повинні містити такі розділи:
- Деталі подання
- Вступ і резюме
- Огляд бізнесу та довідка
- Детальні характеристики
- Припущення та обмеження
- Правила та умови
- Критерії відбору
Оцінка пропозиції та вибір постачальника
Основна мета в оцінка пропозиції і етап вибору постачальника полягає в тому, щоб мінімізувати людські емоції та політичне позиціонування, щоб прийти до рішення, яке буде в інтересах компанії. Будьте ретельними у своєму розслідуванні, зверніться до всіх зацікавлених сторін і використовуйте наведену нижче методологію, щоб привести команду до єдиного рішення щодо вибору постачальника:
- Виконайте попередній розгляд усіх пропозицій постачальників
- Запис бізнес-вимог і вимог постачальника
- Призначте значення важливості для кожної вимоги
- Призначте значення продуктивності для кожної вимоги
- Обчисліть загальну оцінку продуктивності
- Виберіть постачальника-переможця
Стратегії переговорів про укладення контракту
Останнім етапом процесу вибору постачальника є розробка договору стратегія. Пам’ятайте, що ви хочете «партнювати» зі своїм постачальником, а не «відводити їх на прибирання». Перегляньте свій цілі ваших переговорів щодо контракту та план переговорів, охоплюючи наступне елементи:
- Перерахуйте/проранжуйте свої пріоритети разом із альтернативами
- Знайте різницю між тим, що вам потрібно, і тим, що ви хочете
- Знайте свій результат, щоб знати, коли піти
- Визначте будь-які часові обмеження та контрольні показники
- Оцініть потенційні зобов'язання та ризики
- Конфіденційність, відсутність конкуренції, вирішення суперечок, зміни вимог
- Зробіть те саме для свого постачальника (тобто пройдіть милю на його місці)
Помилки під час переговорів про контракт
Найменша помилка може завадити продуктивному процесу укладення контракту. Уникайте помилок під час переговорів щодо контракту та не ставте під загрозу продуктивний процес узгодження контракту.
