Крім чистого досвіду, найкращий спосіб для організатора подій стати ще кращим організатором подій – відвідати іншу подію як гість. Більшість організаторів заходів витрачають весь час події на координацію залаштунків, але пережити подію очима гостя може відкрити очі.
Будучи гостем, а не організатором події, ви можете спостерігати за ходом події персонал у дії, перспектива, з якої часто легше помітити, що працює добре -- і що не робить. Ось три помилки, які ви, ймовірно, побачите на погано організованих заходах, а також поради, як уникнути таких помилок на ваших заходах.
Неправильно керована таблиця реєстрації
Коли гості підходять до реєстраційного столу, персонал має бути привітним і готовим допомогти гостям – незалежно від ситуації.
Припускати, що хтось, хто підходить до столика реєстрації, не має місця на заході, не є орієнтованим на обслуговування чи навіть ввічливим. Однак це саме те, що може статися, якщо персонал не буде належним чином підготовлений або інструктований. Нагадайте персоналу заходу, що реєстраційний стіл представляє імідж організатора та організації, яка стоїть за подією. Співробітники повинні привітати всіх гостей за столом реєстрації та запитати, чи є вони там, щоб зареєструватися на подію за іменем події чи ведучого. Якщо була допущена помилка, більшість гостей самостійно виправляються та вибачаються. Якщо ні, персонал має отримати інструкції щодо найкращого підходу до ситуації. Доброзичливість відіграє важливу роль у проведенні заходів.
Безладне налаштування події
У більшості закладів прибирання прибирає приміщення для проведення заходів, а потім облаштовує банкетний персонал. Якщо учасники банкету впустили келих і не змогли прибрати осколки, отже, осколки залишаються на підлозі, якщо персонал заходу не прибере.
Уламки розбитого скла та інше сміття не тільки залишають жахливе зображення, але й можуть створювати загрозу безпеці. Тому найкращі організатори подій завжди прибувають за 1-2 години до початку, щоб спостерігати за налаштуванням та виконайте серію обходів області та шукайте скло та інші предмети за 30 хвилин і знову за 15 хвилин до подія. Якщо щось буде не на місці, організатор заходу може повідомити про це персонал банкету.
Невчасне прибирання
Для будь-якого заходу буде два графіки: порядок денний організаторів і графік роботи оперативного персоналу. Відповідальність за те, щоб обидва були належним чином синхронізовані, несе організатор події.
Презентація програми або основна доповідь, як правило, відбуваються відразу після певного прийому, який може включати реєстраційні столи, їжу та напої. Тому час заходів з очищення та демонтажу має бути ретельно спланований, щоб не заважати або не переривати порядок денний програми. Якщо питання «прибирання та знесення» не обговорюється заздалегідь з персоналом, який проводить заходи, організатор заходів може виявити це столи та інші предмети можна прибрати безпосередньо перед господарями або запрошеними доповідачами, відволікаючи всіх присутніх кімната.
Суть
Хоча добре керовані місця з старанними менеджерами та персоналом з організації заходів повинні полегшити роботу організатора заходів, таке ідеальне проведення подій не завжди буває. Чудові організатори подій роблять кожну деталь проведення заходу своєю справою. Вони знаходять час, щоб обговорити з менеджерами банкету всі аспекти налаштування, обслуговування та розкладання подій до проведення самої події та контролювати її проведення до, під час і після, щоб забезпечити найкращу можливу подію для клієнт.
