Шаблон професійного ділового листа

Діловий лист - це професійна кореспонденція. Якщо ви пишете супровідний лист, рекомендаційний лист, подяку або будь-яку іншу професійну кореспонденцію, вам потрібно буде дотримуватися формальних правил ділового листа.

Дотримання цих вказівок є важливим, оскільки це свідчить про те, що ви серйозно ставитеся до листування. Крім того, це гарантує, що одержувач листа зможе зосередитися на вашому повідомленні (а не на невідповідностях форматування, опечатках чи будь-яких інших невеликих, але відволікаючих помилках).

Перш ніж писати — або завершувати — свій наступний діловий лист, виділіть деякий час, щоб переглянути його як оформити лист, від вибору шрифту до стилю, а також інформацію про те, які привітання та підписи доцільно використовувати.

Види форматів ділових листів

У ділових листах використовуються три основні формати:

• Формат блоку: У цьому стилі весь текст вирівнюється за лівим краєм. Пропустіть один рядок між кожним розділом.
• Змінений формат блоку: Більшість вмісту вирівнюється за лівим краєм у цьому стилі, як і в листі блокового формату. Ось винятки: щоб отримати свою контактну інформацію та безкоштовне закриття, перемістіть вкладку в центр сторінки та впишіть там свою інформацію.
• Напівблоковий формат: Також іноді називають блоковим форматом із відступом, цей стиль такий самий, як модифікований блоковий формат, за винятком того, що кожен абзац має відступ.

Будь-який із цих стилів прийнятний для використання в діловому листі, але оскільки правила для блокового формату дуже чіткі, цей варіант може бути найпростішим для вибору.

Скористайтеся цими шаблонами, щоб зосередитися на змісті вашого листа, а не на форматуванні. Незалежно від того, який формат ви виберете, обов’язково використовуйте один інтервал у літері та пропускайте пробіл між кожним абзацом і розділом.

Як оформити та написати лист

Зовнішній вигляд має значення. Діловий лист — це професійна кореспонденція, але вона не сприйматиметься таким, якщо ви виберете дивний шрифт або матимете багато друкарських помилок. Ось кілька вказівок, яких слід дотримуватися:

• Виберіть відповідний шрифт і розмір шрифту. Суть тут полягає в тому, що вам потрібен простий, нічим не примітний шрифт (наприклад, Times New Roman, Calibri або Arial), який не виділятиметься. Шрифт за замовчуванням у вашій текстовій програмі, ймовірно, є прийнятним вибором.
• Уникайте невимушеної мови або сленгу. Це офіційний лист, тому ви захочете використовувати більш офіційну мову.
• Уникайте друкарських і граматичних помилок за вичитка ретельно.
• Якщо ви роздруковуєте листа,подумайте про вибір високоякісного паперу. Який би папір ви не вибрали, обережно складіть лист перед тим, як помістити його в конверт. Якщо можете, надрукуйте адресу одержувача на конверті; якщо це неможливо, використовуйте свій найохайніший почерк.

Що включати в кожен розділ листа

Контактна інформація

Додайте свою контактну інформацію в такому порядку:

Твоє ім'я
Вашу адресу
Місто, поштовий індекс штату
Ваш номер телефону
Ваша електронна адреса.

Дата: У Сполучених Штатах формат написання дати: місяць, число та рік, наприклад, 12 травня 2022 р. Не скорочуйте місяць.

Контактна інформація одержувача: Включіть контактну інформацію особи, якій ви пишете. Якщо у вас немає конкретного імені, залиште його.

Ім'я
Назва
Компанія
Адреса
Місто, поштовий індекс штату.

Привітання: Почніть лист із привітання, наприклад «Шановний», після чого слідує назва та ім’я. Подивіться більше прикладів відповідні привітання для використання в діловому листі а також поради, що робити, якщо у вас немає конкретної контактної особи. Після імені людини слід поставити двокрапку або кому.

Шановний пане/пані! Прізвище:

Тіло ділового листа

Нехай ваш лист буде простим і зосередженим, щоб його мета була зрозумілою.

• Перший абзац вашого ділового листа має містити вступ до того, чому ви пишете.
• У наступних параграфах надайте більше інформації та подробиць про свій запит.
• Останній абзац має повторити причину, з якої ви пишете, і подякувати читачеві за розгляд вашого запиту.

Розділіть літеру одинарним інтервалом і вирівняйте її ліворуч. Залиште порожній рядок між кожним абзацом.

Безкоштовне закриття:

З повагою,

Підпис

Власноручний підпис (для листів поштою)

Машинописний підпис.

Підпис електронної пошти

Для листа електронною поштою вкажіть свою контактну інформацію у своєму підписі, а не у верхній частині листа:

Твоє ім'я
Ваша електронна адреса
Ваш номер телефону

Шаблон ділового листа

Це приклад професійного ділового листа. Завантажте шаблон професійного ділового листа (сумісний із Google Docs і Word) або перегляньте нижче приклади.

Більше шаблонів і прикладів

Перевантажені всіма етапами форматування ділової кореспонденції? Шаблон може допомогти. Шаблони листів Microsoft доступні для безкоштовного завантаження для користувачів Microsoft Word або доступні у вашій програмі Word. Ви можете використовувати ці шаблони для створення різноманітних ділових і робочих листів.

Якщо ви не впевнені, що написати в тексті ділового листа, перегляньте ці зразки листів про пошук роботи та працевлаштування, щоб отримати натхнення.