Коли ви продали товар або надали послугу в Канаді, настав час виставлення рахунка. Рахунок-фактура не лише показує замовнику чи клієнтові суму, але й надає податкову інформацію. І ви, і ваші клієнти повинні мати можливість відстежувати, скільки HST/GST (Узгоджений податок з продажів/податок на товари та послуги) і PST (провінційний податок з продажів) сплачується або має бути, наприклад. Оскільки рахунки-фактури є важливою частиною вашої ділової документації, важливо правильно їх оформити. Скористайтеся прикладеним шаблоном рахунка-фактури з податками GST і PST, щоб переконатися, що ви виставляєте рахунок-фактуру правильно.
Зауважте, що наведений зразок шаблону рахунка-фактури призначений для підприємства, яке стягує GST (податок на товари та послуги) і PST (провінційний податок з продажу). Зауважте, що PST називається податком з роздрібних продажів (RST) у Манітобі або квебекським податком із продажів (QST) у Квебеку. Якщо ваш рахунок-фактура передбачає стягнення HST (узгодженого податку з продажу), перегляньте зразок рахунка-фактури з HST. GST/PST стягується в чотирьох провінціях за такими ставками:
- Британська Колумбія: 7% провінційного податку з продажу (PST)
- Манітоба: 8% податок на роздрібний продаж (RST)
- Саскачеван: 5% провінційного податку з продажу (PST)
- Квебек: 9,975% податку з продажів Квебеку (QST)
Що повинно бути в рахунку-фактурі
У ваших рахунках-фактурах має міститися певна інформація нарахування ПДВ, HST або PST. Ваш рахунок-фактура має містити:
- Назва вашої компанії
- Дата рахунка-фактури
- Номер вашої компанії (також відомий як реєстраційний номер GST)
- Ім'я покупця
- Короткий опис товарів або послуг, що виконуються
- Загальна сума, сплачена або підлягає сплаті
- Умови оплати
- Вказівка на те, що товари підлягають податку на товари та послуги у розмірі 5% або HST за відповідною провінційною ставкою, або те, що товари є звільнений від оподаткування, а також загальна сума стягненого податку на товари та послуги/HST або заява про те, що GST/HST включено та загальна ставка податку
- Якщо застосовно, вказівка на товари, які підлягають PST за місцевою ставкою, або на те, що товари звільнені, і або загальну суму стягненого PST, або заяву про те, що PST включено, і загальну ставку податок
Перша адреса в цьому безкоштовному шаблоні рахунка-фактури – це адреса вашої компанії; адреса під ним є адресою клієнта, який придбав послуги.
Цей зразок рахунка-фактури є рахунком-фактурою продукту від одного підприємства до іншого в тій самій провінції; якщо ви надаєте послуги, а не продаєте товари, ви можете використовувати підзаголовок «Опис виконаної роботи» а не «Пункт» як заголовок, і якщо виставляється плата за годину, використовуйте «Погодинна ставка» замість «Вартість одиниці» та «Годин» замість "Кількість".
Як використовувати цей зразок
Щоб використати цей зразок рахунка-фактури, виберіть частину веб-сторінки, яка містить зразок, і скопіюйте/вставте (у Windows натисніть CTRL-C, щоб скопіювати, і CTRL-V, щоб вставити) його в Word або інший інший текстовий процесор (або електронну таблицю, наприклад Excel), і замініть свої відповідні дані, використовуючи свій власний налаштований бізнес-бланк, якщо хочете, і відформатувавши за бажанням.
Терміни оплати
Зверніть увагу на заяву внизу рахунка-фактури про те, що суму рахунка-фактури необхідно сплатити протягом 30 днів. Ви часто бачите рахунки-фактури з написом «Оплата підлягає оплаті після отримання», але це лише накликає на проблеми оскільки ви не обов’язково знаєте, коли ваш клієнт або клієнт побачить рахунок-фактуру, якщо ви надсилаєте це вийшло. Використання конкретних умов, як у цьому рахунку-фактурі, дає вашому клієнту дату виконання та допомагає уникнути проблем зі збором.
Політика повернення
Якщо ви продаєте товари, які підлягають поверненню, доцільно вказати політику повернення в рахунку-фактурі (під умовами оплати). У політиці повернення має бути зазначено:
- Незалежно від того, чи має повертатися рахунок-фактура
- Чи можна повернути або обміняти товар
- Будь-які умови, які застосовуються до пошкоджених або дефектних товарів
- Термін повернення, наприклад, «товари можна повернути протягом 30 днів з дати покупки».
Акції
Як показано у прикладі, у нижній частині рахунка-фактури можна згадати будь-які поточні розпродажі чи рекламні акції, якщо такі є.
Бухгалтерське програмне забезпечення робить це легко
Рахунки-фактури робити ще простіше, якщо ви використовуєте бухгалтерське програмне забезпечення. Бухгалтерське програмне забезпечення, розроблене для малого бізнесу, може використовуватися не лише як системи POS (Point of Sale) і роздруковуйте рахунки-фактури на місці, але полегшуйте розрахунок і відстеження податків, наприклад GST/HST. Пакети бухгалтерського програмного забезпечення дозволяють легко налаштувати формат рахунків-фактур, зокрема додати логотип вашого підприємства. Деякі також дозволяють виставляти рахунки в кількох валютах і автоматично обчислюють обмінні курси.
