Висловлення подяки донору завершує одну транзакцію, але будує місток до майбутньої підтримки та глибшої взаємодії. Зробіть це добре, і ви на шляху до майбутнього успіху у зборі коштів.
Ось десять порад, як правильно скласти лист подяки.
Швидко надішліть поштою
Сорок вісім годин — ідеальний час для листа подяки. Якщо це неможливо, прагніть не більше тижня. Ви хочете, щоб донор пам’ятав, що він зробив пожертву, щоб ваша подяка підкріпила його дії та винагородила його за пожертвування.
Швидке отримання листа допоможе донору запам’ятати ім’я вашої благодійної організації, переконає його, що ви отримали пожертву, і вразить його вашою ефективністю та уважністю.
Навіть онлайн-жертводавці повинні отримувати листи з подякою, але це дорого, і багато некомерційних організацій переходять на Інтернет якомога більше. У такому випадку переконайтеся, що ваш онлайн-донор не просто отримав квитанцію електронною поштою. Знайдіть час, щоб персоналізувати подяку, надіслану електронною поштою, і перетворити її на щось незабутнє.
Оновіть найкращі практики для надіслав листи подяки. У заповнених електронних скриньках ваш лист подяки може залишитися непоміченим, тому зверніть на нього увагу Сюжетна лінія і переконайтеся, що рядок «від» чітко визначає вашу організацію.
Є багато перешкод, щоб подякувати донору електронною поштою, про які ви можете забути. Він повинен триматися подалі відПапка СПАМ, привернути увагу донора та спонукати його чи її відкрити повідомлення. Не дозволяйте легкості та відносно низькій вартості електронної пошти засліпити вас від її недоліків.
Зробіть це персональним
Персоналізуйте свій лист подяки за допомогою імені жертводавця (двічі перевірте правопис і ніколи не називайте пані містером) і напишіть безпосередньо цій особі. Імена мають силу.
Те, що підходить для листа про збір коштів, також підходить для листа подяки. Наприклад, використовувати особисті займенники, як-от «ти», «ми» та «я».
Включіть інформацію про донора, наприклад, як довго він був донором або що вам було приємно бачити його на останньому заході. Можливо, донор отримав нагороду або отримав підвищення. Не соромтеся додати щось про це до свого листа.
Хороша система обліку донорів стане вашим найкращим другом, коли справа доходить до такого рівня персоналізації. Більшість систем, навіть недорогих, мають можливість отримувати поточну інформацію про ваших донорів.
Коли востаннє давали? Вони зголосилися? Коли донор востаннє контактував з вашою організацією і яким був характер цієї взаємодії?
Якщо це перший донор, надішліть вітальний пакет і запросіть донора підписатися на інформаційні бюлетені та оголошення.
Якщо ви дякуєте донору протягом тривалого часу, розгляньте a рукописна записка а не офіційний лист, або ще один творчий спосіб подякувати.
Скоординуйте це з темами кампанії
Пов’яжіть подяку із зверненням або кампанією, яка принесла пожертву.
Складіть шаблон для листа подяки, коли будете писати матеріали для збору коштів. Думайте про це як про частину свого пакету кампаній. Якщо пожертвування є відповіддю на якийсь інший стимул — можливо, подію, яку ви влаштували, — пов’яжіть листа з цією подією.
Повернення до апеляції покращує липкість назви вашої організації у свідомості донора. Це також заспокоює донора.
Якщо пожертвування є відповіддю на конкретне звернення електронною поштою, розробіть на своєму веб-сайті цільову сторінку після пожертвування спеціально для цих жертводавців.
Generic вийшов. Конкретність того, що бачив донор, що змусило його або її дати, є обов’язковою. Наприклад, якщо донор зробив пожертву на допомогу постраждалим від землетрусу, переконайтеся, що ваша подяка стосується цієї ситуації.
Використовуйте історії, щоб підключити донорів до результатів
Допоможіть донорам візуалізувати, як були витрачені їхні гроші. Найкращий спосіб зробити це – розповісти історію про конкретну людину, якій допомогла пожертва. Історія не повинна бути дуже довгою. Всього кількох речень і використання імені людини може бути достатньо, щоб викликати у донора співчуття.
Зробіть свого донора героєм цих історій. Він чи вона зробили цю історію можливою. Зберігайте перелік історій про хороші досягнення вашої благодійної організації. потім створіть блоки копій, використовуючи ці історії, і додайте їх у свої листи подяки, якщо це доречно.
Часта зміна історій збереже ваші листи свіжими та полегшить надсилання багатьох листів без необхідності створювати кожен із них повністю заново.
Навіть якщо ви обслуговуєте людей, які перебувають у делікатних ситуаціях і вам потрібно захистити їх особистість, є способи розповісти їхні історії, не порушуючи їх конфіденційність.
Попросіть справжню людину підписати ваші листи
Уникайте цифрових підписів, якщо ви не надсилаєте тисячі листів одночасно. Навіть тоді зарезервуйте листи, які надсилаються донорам, які роблять значні пожертви, щоб їх підписав ваш виконавчий директор, президент правління чи голова добровільного збору коштів. Для цих листів використовуйте справжні марки першого класу.
Додайте особисту записку, написану від руки
У разі необхідності попросіть виконавчого директора або голову правління додати особисту примітку до листа. Довготривалі донори, які, можливо, знають вашого керівника або членів правління, вважають це особливо приємним.
Згадка про нещодавню подію, яку відвідав донор, нагадає донору про приємний досвід і додасть записці автентичності. Подумайте про організацію вечірки з написання заміток із волонтерами, які можуть писати замітки на листах або прикріплювати листівки з рукописними повідомленнями.
Додайте конверт для відповіді
Я не рекомендую просити іншу пожертву в листі подяки. Чесно кажучи, це відштовхує людей більше, ніж ви думаєте. Проте просто додавання конверта для відповіді може нагадати донору, що майбутні пожертви вітаються.
Багато донорів зберігають ці конверти і використовують їх для подарунка пізніше... або навіть відразу. Ендрю Олсен з Fundraising Fundamentals із ентузіазмом ставиться до включення конверти для відповідей в листах подяки. Він виявив, що благодійні організації, які використовують таку тактику для нових донорів, мають «коефіцієнти конвертації 2-х подарунків, які на 8%-12% вищі, ніж ті організації, які їх не включають».
Використовуйте лист як податкову квитанцію
Вашою донорською подякою також може бути квитанція. Ви повинні щорічно надавати квитанцію для цілей оподаткування, якщо донор дає 250 доларів або більше, і ви можете включити це розкриття з цим листом.
Сучасні листи подяки зазвичай містять відповідну інформацію щоразу, коли донор робить це через Інтернет, чеком або через щомісячна подача.
Хорошою практикою також є надання підсумку пожертвувань за рік на початку наступного року, саме тоді, коли донори зазвичай готують свої податкові декларації. Тільки пам’ятайте, що квитанція – це не подяка. Квитанція повинна бути другорядною частиною листа.
Запрошуйте до більшої участі
Завжди приємно додати запрошення відвідати ваше агентство та побачити вашу роботу з перших рук.
У сучасному світі, де ви можете збирати пожертви від людей у всьому світі, залучення можна досягти через соціальні мережі. Заохочуйте свого донора стежити за вашою організацією у Facebook і Twitter або будь-яких інших соціальних мережах, у яких ви берете участь.
Оскільки в надісланому листі немає гіперпосилань, укажіть адресу свого веб-сайту, а потім переконайтеся, що кнопки ваших соціальних мереж легко знайти.
Включіть явне запрошення відвідати веб-сайт і натисніть ці кнопки, щоб підписатися на вашу електронну розсилку чи інші повідомлення. Значки соціальних мереж є одними з найважливіших елементів веб-сайту вашої благодійної організації.
Додайте постскриптум і надайте контактну інформацію
Ми всі скімери. Ось чому більшість із нас читає верхню частину листа, а потім переходить до P.S. Тоді ми можемо повернутися і прочитати решту листа. Маркетологи прямої пошти знати все про P.S. і завжди включайте його. Іноді їх більше одного.
Для P.S у листі подяки ви можете ще раз звернутися до наданої вами історії («Майкл і Джейн у безпеці та щасливі завдяки вам») або вказати там важливу контактну інформацію.
Донори повинні мати ім’я, номер телефону та адресу електронної пошти когось в організації, до якого вони можуть звернутися із запитаннями. Обслуговування клієнтів це так само важливо для некомерційних організацій, як і для бізнесу, тому полегшіть донорам пошук справжньої людини, якщо у них виникнуть проблеми.
