Планування конференції потрібен набір навичок, який включає неймовірні організаторські здібності, здатність працювати одночасно, енергію, креативність, бізнес-кмітливість, навички міжособистісного спілкування та увагу до деталей. Для цього також потрібен вичерпний посібник із планування конференції, який не лише триматиме вас у розкладі, але й забезпечить таку необхідну впевненість, що ви нічого не забули по дорозі.
Чим це відрізняється від планування інших заходів
Планування конференції відрізняється від інших видів планування заходів і включає додаткові кроки. Конференції, як правило, є масштабними подіями, планування яких зазвичай займає рік або більше. Ваш список справ може включати вибір місця проведення, бронювання номерів у готелі, налаштування онлайн-реєстрації, забезпечення безпеки доповідачі, організація гостинних номерів, розміщення виставкового залу, планування зустрічей, обробка їжі та напоїв і більше. Підготовка добре організованого посібника з планування конференції, який описує кроки, є обов’язковою для будь-якого успішного планувальника конференції.
Посібник із планування конференції виступає як схема планування будь-якої конференції. Налаштовуйте та змінюйте посібник відповідно до події, яку ви плануєте, і тримайте його під рукою. При належній підготовці та використанні він незабаром стане вашим найціннішим інструментом для планування конференцій.
Почніть із основ планування конференції
Перша частина вашого посібника з планування конференції повинна включати основні відомості про конференцію:
- Дата і час події
- Місце події (якщо відомо)
- Мета заходу
Включіть будь-які інші відомі елементи, такі як альтернативні дати або кількість учасників.
Який план?
Перш ніж приступати до планування різних елементів конференції, ви повинні з’ясувати, що це за різні елементи та де вони вписуються в загальну схему вашої події. Тож візьміть ручку та блокнот або сядьте перед комп’ютером і почніть записувати все, що спадає на думку.
Не турбуйтеся про перерахування речей у порядку важливості чи в будь-якій хронологічній послідовності. Це буде пізніше. Прямо зараз ви, по суті, створите дуже довгу, але просту версію свого списку справ, який буде розбито на різні автономні компоненти, які будуть оброблятися окремо під час планування процес.
У цьому розділі може бути перераховано будь-яке з наступного:
- Вибір місця проведення
- Вибір готелю
- Місце для зустрічей
- Апартаменти гостинності
- Конференц-виставковий зал і стенди
- Церемонія відкриття
- Реєстрація доповідача/учасника виставки
- Реєстрація учасників
- Організація поїздок
- Бейджі учасників
- Програма заходів
- Їжа та напої
- Аудіовізуальний
- Персонал на місці
Витратьте трохи часу на складання цього списку, щоб нічого не пропустити, і додайте все, що з’явиться пізніше. Не перевантажуйте себе багатьма перерахованими сферами відповідальності; Мета тут полягає в тому, щоб продумати все зараз, щоб ви могли ефективно планувати та керувати кожним елементом.
Виберіть місце проведення
Після того, як ви визначите час проведення конференції та усвідомите загальний масштаб заходу, наступним кроком буде вибір місця проведення. Залежно від розміру конференції ви можете вибрати одне місце для проведення всіх конференцій, від виставкового залу до кімнат для переговорів, банкетних залів і готельних номерів.
Якщо конференція надто велика для розміщення в одному місці, шукайте місце, яке знаходиться поблизу інших готелів або заклади громадського харчування, щоб учасникам конференції не доводилося їхати занадто далеко, щоб перевозитися з однієї події конференції на іншу.
Подумайте про реєстрацію учасників
Подумайте про найкращий спосіб для учасників зареєструватися на цю конференцію та як ви підтвердите їх реєстрацію. Можливо, ви захочете створити бейджики або ярлики з іменами для відвідувачів. Переходячи до реєстрації, обов’язково перегляньте та оновіть посібник із планування.
Якщо очікується, що подія збирає велику кількість людей, найкращим вибором стане система онлайн-реєстрації на конференцію. Система може обробляти платежі, відстежувати реєстрації та організовувати іншу відповідну інформацію та допомагати у створенні звітів і списків учасників.
Експоненти та конференц-зали
Виставкові площі є звичайною рисою конференцій, що дає можливість спонсорам і постачальникам орендувати приміщення для просування своїх продуктів і послуг. Це також можливість для господаря конференції отримати прибуток, якщо функція виставки буде ефективно рекламована та добре сприйнята. Залежно від розміру вашої конференції, керування експонентами та виставковим залом вимагатиме додаткового часу та ресурсів, тому плануйте відповідно.
Як зазначалося вище, системи реєстрації онлайн-конференцій є найкращим способом відстеження реєстрацій, тому, якщо ви очікуєте велика кількість експонентів, тоді подумайте про включення реєстрації експонентів до реєстрації відвідувачів система. Експонентам також знадобиться наступне:
- Бейджи експонента
- Карта конференц-залу з номерами стендів
- Посібники для встановлення та демонтажу виставкового стенду
- Договори на виставковий стенд
- Список постачальників на місці, які можуть допомогти з орендою експонатів і послугами
Як планувальник конференцій, ви несете відповідальність за наймання охорони для забезпечення безпеки матеріалів, розташованих у виставковому залі.
Деталі планування конференції
Виконавши деякі більші обов’язки, такі як вибір місця проведення конференції та реєстрація учасників, ви можете зосередитися на плануванні деталей конференції. Як і у випадку з плануванням будь-якого заходу, організованість так само важлива, як і увага до деталей.
Настав час скласти довгий список справ, який ви склали на початку процесу планування конференції. Перегляньте список і за потреби внесіть зміни чи доповнення, щоб відобразити останні завдання та обов’язки. Далі розташуйте ці завдання в хронологічному порядку, починаючи з тих, які можна або потрібно виконати набагато заздалегідь. Наприклад:
- Забронювати блок готельних номерів
- Зарезервувати площу виставкового залу
- Дослідіть системи реєстрації онлайн-конференцій
- Сплануйте маркетинговий план конференції
Почніть з початку і продовжуйте далі. Для кожної деталі, яка має бути спрямована на те, щоб включити подальші дії, щоб переконатися, що контракти підписані та отримані. З наближенням дати конференції ваші завдання включатимуть короткострокові завдання, такі як:
- Виберіть кольорову гаму та декор
- Складіть квіткові композиції
- Меню шланга
- Організуйте транспорт до аеропорту для спікерів або VIP-персон
Розглядайте свій посібник із планування конференції як основний посібник із усього, що включено до планування конференції, незалежно від того, наскільки вона мала. Цей посібник швидко стане безцінним інструментом, який допоможе вам не лише організовувати роботу та виконувати розклад але заспокоїть нерви, коли наближається велика дата, і ви сумніваєтеся, чи не забули щось.
