Проаналізувавши ваші бізнес-вимоги та завершивши ваш пошук постачальника, ви готові розпочати процес вибору постачальника м’яса та картоплі. Добре написаний запит на пропозицію (RFP) або запит цін (RFQ) є ключем до вибору найкращого постачальника за найкращою ціною для вашої компанії. Написати будь-який тип запиту неважко, якщо ви розумієте цілі та функції документа.
Вирішіть, що написати
Ан RFP використовується, якщо якість, послуга або кінцевий продукт будуть відрізнятися від кожного постачальника, який відповідає.
Ан RFQ використовується для товарів, простих послуг або зрозумілих/нескладних частин із невеликим або відсутнім місцем для диференціації продуктів чи послуг між відповідними постачальниками. Пункти переговорів є вузькими, включаючи такі елементи, як графіки доставки або варіанти пакування.
Цілі будь-якого документа повинні включати:
- Отримання детальних пропозицій для оцінки відповіді кожного постачальника, щоб якнайкраще задовольнити інтереси вашої компанії на всіх фронтах.
- Використання конкурентного характеру процесу вибору постачальника для узгодження найкращої можливої угоди.
- Забезпечення дотримання інтересів усіх зацікавлених сторін у вашій компанії та досягнення консенсусу.
- Контроль вашої компанії над усім процесом вибору постачальника та встановлення правил вибору наперед.
- Побудова партнерства між вами та постачальником із самого початку.
Структурування RFP або RFQ
RFP або RFQ мають бути структуровані таким чином, щоб чітко та лаконічно представляти ваші потреби постачальнику. Кожен документ буде відрізнятися залежно від типу компанії та продукту, який ви шукаєте, але є деякі стандартні розділи, які слід включити до будь-якого типового запиту пропозицій або запиту пропозицій. Налаштуйте кожен розділ відповідно до ваших індивідуальних потреб:
- Деталі подання надайте постачальникам важливу інформацію, таку як кінцеві терміни, поштову адресу вашої компанії та контактну особу для запитань і роз’яснень.
- Ан вступ і короткий зміст надає потенційним постачальникам короткий огляд вашої компанії та вимог до вашого продукту чи послуги. Його слід писати після завершення всього документа, щоб вам було легше узагальнити ключові моменти.
- А огляд бізнесу та довідка описує ваш бізнес, продукти та сектор ринку. Це допоможе потенційним постачальникам зрозуміти потреби, які ви намагаєтеся задовольнити.
- The детальні характеристики має бути найдовшим розділом документа. Для RFP він міститиме якісні показники та вимоги, які керуватимуть рішенням про вибір. Для запиту пропозицій у цьому розділі слід надати кількісні показники, які ви шукаєте у відповіді постачальника. Приклад критерію може включати креслення продукту, інженерні допуски, рівні обслуговування, етапи, результати та терміни, технічні або бізнес-вимоги, функціональність програмного забезпечення та обладнання вимоги.
- Припущення та обмеження Постачальники, про яких потрібно знати, перераховані в цьому розділі. Нездатність бути відвертими та відкритими з постачальником відкриє двері для перегляду угоди пізніше та ймовірність напруження ваших стосунків із вашим постачальником. Серед можливих тем – витрати на відрядження, витрати на оновлення/модифікацію та права на ліцензування.
- Будь-який правила та умови контракту має бути зазначено, щоб постачальник міг дати справедливу та чесну відповідь. Це можуть бути варіанти фінансування, тривалість контракту, варіанти поновлення, гарантії, штрафи за доставку, рівень обслуговування тощо.
- Критерії відбору про те, як ви приймете своє рішення, це останній розділ. Деякі компанії вважають за краще зберігати цю інформацію в повній конфіденційності, тоді як інші компанії вважають, що це допоможе потенційним постачальникам зосередитися на тому, що важливо для вашої компанії.
Роздайте постачальникам
нарешті, скласти супровідний лист і надішліть копії вашого RFP або RFQ кожному з постачальників, яких ви вибрали під час процесу пошуку. Переконайтеся, що відповідна контактна інформація включена, щоб надати допомогу будь-якому постачальнику, який її потребує.
